Eksportere Access 2007-tabeller til andre filformater

Mens alle Microsoft Access 2007-objekter kan eksporteres, er eksport av data i en tabell eller spørring til et annet program – for eksempel et regneark – den vanligste eksportoppgaven. Eksportering av en tabell eller spørring innebærer å omorganisere dataene den inneholder til et annet format. Som med import, kan Access oversette dataene til en rekke filformater avhengig av dine behov.

Eksporter formater

Eksterne data-fanen på båndet viser alle filformater som objektet kan eksporteres til. (Access eksporterer til de samme formatene som den importerer. Access eksporterer også til PDF — Adobe Acrobat-filer — og Microsoft Word.)

Hovedproblemet å holde øye med når du eksporterer er tap av data. Et fabelaktig Access-bord oversettes ikke alltid til et fabelaktig Paradox-bord. Ikke alle databaser deler de samme reglene for

• Datatyper: Datatyper med spesiell tilgang som AutoNumber, Yes/No, Memo og OLE er nesten sikre på å forårsake problemer i andre programmer. Du trenger kanskje litt kreativ problemløsning for å få dataene til å fungere akkurat slik du vil at de skal fungere.

• Feltnavn: Hvert databaseprogram har sitt eget sett med regler som styrer feltnavn, for eksempel lengden på og spesialtegnene (som et dollar- eller prosenttegn) som er tillatt i feltnavnet.

• For å unngå problemer med feltnavn under eksport, hold feltnavnene dine korte og bruk kun bokstaver og tall mens du navngir tilgangsfeltene. Hvis Access-tabellens feltnavn bryter reglene for programmet du eksporterer til, vil ikke eksporten fungere som den skal.

Vær klar til å bruke tid på å justere eksporten slik at den fungerer akkurat slik du ønsker. Hvis du har et problem under eksport, se dokumentasjonen til programvaren hvis filformat du eksporterer til for feltnavn og datatyperegler .

Eksporterer tabell- eller spørringsdata

Trinnene for å eksportere en tabell eller spørring er enkle:

1. Med databasen åpen klikker du på tabellen eller spørringen du vil eksportere.

Tabellnavnet er uthevet.

2. Klikk på Eksterne data-fanen på båndet.

Eksportverktøygruppen vises på båndet:

• De vanlige eksportoppgavene har sine egne knapper.

• De sjelden brukte formatene er samlet på Mer-knappen.

3. Klikk på verktøyet som samsvarer med programmet du vil eksportere dataene dine til.

En eksportdialogboks tilpasset ditt valgte format vises.

4. Følg trinnene i dialogboksen Eksporter for å fullføre eksporten.

Dialogboksen Eksporter vil vise valgene for eksportfilformatet:

• Hvert valg vil be om et filnavn (inkludert bane) for dine eksporterte data.

• Noen eksportprosesser spør også om du vil åpne den nye filen etter at eksporten er fullført. Dette kan forhindre et frustrerende søk etter at du har lagret filen.

5. Merk av for Lagre eksporttrinn hvis du vet at du vil gjøre denne eksporten på nytt.

Båndet inneholder en knapp som heter Saved Exports. Bruk dette til å enkelt eksportere en tabell eller spørring på rutinebasis.