Du kan dele hvilken som helst av dine Excel 2016-arbeidsbøker via OneDrive i skyen. For å dele Excel 2016-arbeidsbøker fra OneDrive, følger du disse trinnene:
Åpne arbeidsbokfilen du vil dele i Excel 2016, og klikk deretter Del-knappen helt til høyre på raden med båndet.
Excel åpner Del oppgaveruten på høyre side av regnearkområdet.
Hvis du ennå ikke har lagret arbeidsboken på OneDrive, inneholder denne Del-oppgaveruten en Lagre til sky-knapp som, når du klikker på den, tar deg backstage til Lagre som-skjermen hvor du kan velge OneDrive-mappen der du vil ha den lagret.
Når arbeidsboken er lagret i skyen, inneholder oppgavepanelet Del alternativet Inviter personer valgt.
Klikk på tekstboksen Inviter personer og begynn å skrive inn e-postadressen til den første personen du vil dele arbeidsboken med.
Mens du skriver, matcher Excel bokstavene med navnene og e-postadressene som er angitt i adresseboken. Når den finner mulige treff, vises de i en rullegardinmeny, og du kan velge personens e-postadresse ved å klikke på hans eller hennes navn i listen.
For å finne e-postadresser i adresselisten din og legge dem til i denne tekstboksen, klikk Søk i adresseboken for kontakter-knappen (umiddelbart til venstre for rullegardinlisten Kan redigere) og bruk deretter alternativene i Adresse Bok: Global adresseliste dialogboks. For å dele arbeidsboken med flere personer, skriv inn et semikolon ( ; ) etter hver e-postadresse du legger til i denne tekstboksen.
(Valgfritt) Klikk på rullegardinknappen Kan redigere og velg alternativet Kan se fra menyen for å forhindre at personene du inviterer, gjør endringer i arbeidsboken du deler.
Som standard lar Excel 2016 personene du deler arbeidsbøkene dine med, gjøre redigeringsendringer i arbeidsboken som automatisk lagres på OneDrive. Hvis du vil begrense mottakerne til å se gjennom dataene i en skrivebeskyttet versjon uten å kunne gjøre endringer i filen, må du passe på å erstatte Can Edit-alternativet med Can View før du deler arbeidsboken.
(Valgfritt) Klikk på tekstboksen Inkluder en personlig melding med invitasjonen og skriv inn en hvilken som helst personlig melding som du vil inkludere som en del av e-posten med den generiske invitasjonen om å dele filen.
Som standard oppretter Excel en generisk invitasjon.
(Valgfritt) Merk av for Krev at bruker logger på før tilgang til dokument hvis du vil at personene du deler arbeidsboken med, må logge på en Windows Live-konto før de kan åpne arbeidsboken.
Ikke merk av i denne boksen med mindre du gir påloggingsinformasjonen til mottakeren(e) av e-postinvitasjonen, og ikke gi denne påloggingsinformasjonen til noen som ikke er i din indre krets eller er ikke noen du stoler helt på.
Klikk på Del-knappen i Del oppgaveruten.
Så snart du klikker på denne Del-knappen, sender Excel invitasjonen til å dele arbeidsboken på e-post til hver av mottakerne som er angitt i tekstboksen Skriv inn navn eller e-postadresser. Programmet legger også til e-postadressen og redigeringsstatusen til hver mottaker (Kan redigere eller Kan se) i Delt med-delen nederst på Del-skjermen.
Alle personene du deler en arbeidsbok med mottar en e-postmelding som inneholder en hyperkobling til arbeidsboken på OneDrive. Når de følger denne koblingen (og logger på nettstedet hvis dette er nødvendig), åpnes en kopi av arbeidsboken på en ny side i standardnettleseren ved hjelp av Excel Online-nettappen. Hvis du har gitt brukeren tillatelse til å redigere filen, inneholder nettappen en Rediger arbeidsbok-rullegardinknapp.
Når brukeren klikker på denne knappen i Excel Online, har han eller hun et valg mellom å velge Rediger i Excel eller Rediger i Excel Online fra rullegardinmenyen. Når brukeren velger Rediger i Excel, lastes arbeidsboken ned og åpnes i hans versjon av Excel. Når brukeren velger Rediger i Excel Online, åpner nettleseren arbeidsboken i en ny versjon av Excel Online, som inneholder fanene Hjem, Sett inn, Data, Gjennomgang og Vis, hver med et mer begrenset sett med kommandoalternativer enn Excel 2016, som du kan bruke til å gjøre nødvendige endringer og som automatisk lagres i arbeidsboken på OneDrive når du lukker Excel Online.