Alle Excel-databasefunksjonene fungerer stort sett på samme måte. De utfører en viss beregning på et spesifisert felt for de postene som oppfyller spesifiserte kriterier. Du kan for eksempel bruke en databasefunksjon til å beregne gjennomsnittlig sluttkarakter for alle elever i Regnskap 101.
Alle databasefunksjoner bruker følgende tre argumenter:
-
Databaseområdet: Dette argumentet forteller funksjonen hvor databasen er. Du angir det ved å bruke celleadresser (for eksempel A1:D200) eller et navngitt område (for eksempel Studenter). Området må inkludere alle poster, inkludert den øverste raden med feltnavn.
-
Feltet: Du må fortelle en databasefunksjon hvilket felt som skal opereres på. Du kan ikke forvente at den finner ut av dette av seg selv! Du kan angi enten kolonnenummeret eller feltnavnet. Et kolonnenummer, hvis brukt, er nummeret på kolonneforskyvningen fra den første kolonnen i databaseområdet. Med andre ord, hvis en database starter i kolonne C, og feltet er i kolonne E, er kolonnenummeret 3, ikke 5. Hvis en overskrift brukes, setter du den innenfor et sett med doble anførselstegn. Databasefunksjoner beregner et resultat basert på verdiene i dette feltet. Hvor mange verdier som brukes avhenger av det tredje argumentet: kriteriene.
-
Kriteriene: Dette forteller funksjonen hvor kriteriene er plassert; det er ikke kriteriene i seg selv. Kriteriene forteller funksjonen hvilke poster som skal brukes i sin beregning. Du setter opp kriteriene i en egen del av regnearket, bortsett fra databaseområdet. Dette områdets adresse sendes til databasefunksjonen.