Et vanlig behov i virksomheten og når du jobber med Excel er å beregne prosentandelen en verdi endres fra en periode til en annen. For eksempel viser hvordan inntektene endret seg fra ett kvartal av inneværende år til samme kvartal året før, en standardberegning som rapporteres i virksomheten. Excel er den perfekte plattformen for å jobbe med denne standard forretningsformelen.
Formelen for beregning av endring er (ny verdi – gammel verdi) / gammel verdi. Det vil si først beregne forskjellen mellom verdiene ved å trekke den gamle verdien fra den nye verdien. Del deretter resultatet med den gamle verdien. Start Excel, og prøv det!
Skriv inn noen tall i et regneark.
Dette eksemplet bruker salgstall som dekker to år, fordelt på kvartaler. Det ene året følger det andre i et vertikalt perspektiv.
Skriv inn en sammendragsrad.
I dette eksemplet er raden under dataene. En formel legges inn i kolonnen for første kvartal. Formelen i celle D11 er
=(D8-D5)/D5
Sørg for å sette parenteser rundt subtraksjonsoperasjonen; ellers blir resultatet feil.
Bruk drahåndtaket (nedre høyre hjørne av cellen), dra over raden for å skrive inn formelen i de tre kolonnene for andre, tredje og fjerde kvartal.
Den beregnede verdien kan være positiv, negativ eller null. Et positivt tall viser en gevinst eller økning. Et negativt tall viser et tap eller en reduksjon. Et resultat på null indikerer ingen endring.
En verdi returnert fra denne formelen er en prosentandel og vises ofte som en brøkdel. Hvis den prosentvise endringen er større enn 100, vil verdien være større enn 1 (eller større enn –1 for et tap på mer enn 100 prosent).
Endre formateringen til en prosentandel.
Excels formateringsalternativer inkluderer en praktisk knapp som multipliserer med 100 og setter prosenttegnet (%) i resultatet. Med cellene som inneholder formlene valgt, klikk på prosentknappen på Hjem-fanen på båndet.
Endringen i en verdi over tid presenteres best som en prosentandel. Bare det å vise forskjellen som et tall gir det ikke en avgjørende betydning. Å si at salget har økt med 100 enheter gjør det ikke klart om denne nyheten er god eller dårlig. Å si at salget økte med 10 prosent er helt klart gode nyheter.
Se gjennom regnearket for å sikre at de beregnede resultatene vises som prosenter.
Til tross for all den store tallknusingen du gjør, når du leverer arbeidsarket til ledelsen, bør det være kledd til nieren. På regnearket er det nå utrolig enkelt å se den prosentvise endringen i cellene langs +/– Prosent endring-raden.