Bibliotekapper i SharePoint Online

Når du trenger en måte å organisere filer på slik at de er tilgjengelige via et SharePoint-nettsted, finner du et utvalg forhåndsbygd for de vanligste typene bibliotekapper i SharePoint Online. Ta en titt på disse standard bibliotekappene og de korte beskrivelsene av hva de gjør:

• Asset Library: Her lagrer du andre informasjonsressurser enn dokumenter – klar til bruk informasjon i form av bilder, lydfiler, videofiler – for å gjøre dem tilgjengelige og regulere bruken av dem.
• Datatilkoblingsbibliotek: Denne bibliotekapptypen er der du kan legge inn og dele filer som spesifiserer og beskriver eksterne datatilkoblinger. For eksempel vil du kanskje at brukerne dine skal kunne hente data fra et datavarehus. Det kan være kjedelig å sette opp en tilkobling til datavarehuset og få alle servernavnene, brukernavnene og tilkoblingsinformasjonen rett. Ved å bruke en Data Connection Library-app kan en administrator sette opp tilkoblingene og lagre dem i biblioteket. Brukerne vil da bare bruke tilkoblingen til datavarehuset når de vil hente data og analysere dem.
• Dokumentbibliotek: Du kjører over - og lager - mange av disse i SharePoint. Slike biblioteksapper er for å lagre dokumenter, organisere dem i mapper, kontrollere versjonene deres og regulere bruken med et inn-/utsjekkingssystem.
• Skjemabibliotek: Her lagrer og administrerer du elektroniske versjoner av tomme forretningsskjemaer for daglig dokumentasjon, for eksempel innkjøpsordrer og statusrapporter. For å lage og vedlikeholde biblioteksapper av denne typen trenger du en kompatibel XML-editor. Husk imidlertid at skjemabibliotek-appen bare er et sted å lagre dataene som er lagt inn i skjemaet. For å bygge selve skjemaet trenger du den XML-kompatible skjemaredigereren.
• Bildebibliotek: Denne biblioteksapptypen er for lagring og deling av digitale bilder. Forskjellen mellom Assets Library og Picture Library kan være subtil fordi de begge lagrer bilder. Hovedforskjellen ligger i navnet. Bildebiblioteket er designet spesielt for å lagre bilder, og ressursbiblioteket brukes til å lagre bilder. Hvis du tenker på et bilde som et bilde og et bilde som noe sånt som en logo eller grafikk, begynner forskjellene å dukke opp. For eksempel viser bildene i en bildebibliotek-app et miniatyrbilde når de vises i søk, men bildene i et bildebibliotek gjør det ikke.
• Record Library: Du lagrer forretningsposter i denne biblioteksappen. Når du oppretter en Record Library-app, legger du til noe funksjonalitet som gjør at SharePoint kan lage journaladministrasjon og oppbevaringsplaner. Denne typen funksjonalitet er viktig når du vil forsikre deg om at du gjør din due diligence når det gjelder å holde oversikt over forretningspostene dine ved å la SharePoint gjøre det tunge arbeidet.
• Rapportdokumentbibliotek: Denne bibliotekapptypen brukes til å lagre og administrere rapportdokumenter. Denne biblioteksappen ligner på Rapportbiblioteket; det er imidlertid noen forskjeller. Utforsk Report Document Library og Report Library-appene for å se hvilken du liker best og hvilken som passer best for dine rapporteringsbehov.
• Rapportbibliotek: Denne bibliotekapptypen er dedikert til nettsider og dokumenter som holder styr på ytelse (og andre slike beregninger), fremgang mot forretningsmål og annen informasjon som brukes i forretningsintelligens.
• Nettstedpostboks: Denne bibliotekapptypen er nyttig for å holde e-post og dokumentene dine tett knyttet sammen fordi denne appen kobler nettstedet ditt til en Exchange-postkasse. Når du er koblet til, kan du se e-posten din i SharePoint og se dokumentene dine i Outlook.
• Wiki-sidebibliotek: Bibliotekapper av denne typen har sammenkoblede nettsider som inneholder innhold, for eksempel tekst eller bilder, og funksjonalitet i form av nettdeler som flere brukere enkelt kan redigere.