En av de viktigste aspektene ved ethvert system er beskyttelse av informasjon og overholdelse av bedriftens og myndighetenes regler. Exchange Online fra Office 365 er enkel å bruke og administrere, men ikke la deg lure av det. Under dekkene har Microsoft brukt en enorm mengde krefter på å beskytte deg mot digitale trusler og sørge for at du er i samsvar uten hindring.
Arkivering og oppbevaring med Exchange Online
Hver person har en e-postboks samt sitt eget arkiveringssystem. Et arkiv vises i Outlook som en annen postboks.
Hensikten med den ekstra arkiveringsmappen er å lagre eldre e-post på et permanent lagringssted. Du kan tenke på arkiveringsmappen din som loftet eller kjelleren. Du kan gå inn der for å hente ting hvis du trenger det, men det er egentlig et langtidslagringssted.
Størrelsen på en brukerpostkasse og arkiv er avhengig av SaaS-planen. Noen planer har en maksimal postbokskapasitet på 25 gigabyte og andre har ubegrenset arkiveringskapasitet.
Informasjonsbeskyttelse og kontroll med Exchange Online
Exchange Online-tilbudet inkluderer antivirus- og antispamkontroll uten å måtte installere tredjeparts eller ekstern programvare. Når en ny melding kommer inn i Exchange Online, skannes den for risiko før den leveres til den tiltenkte e-postboksen.
Teknologien som gjør all denne beskyttelsen mulig kalles Forefront. Det er et annet Microsoft-produkt som jobber bak kulissene for å gjøre miljøet trygt og sikkert. Men ikke bekymre deg – du trenger ikke å betale ekstra eller vet hvordan det fungerer. Som sluttbruker vet du bare at noen ser etter deg slik at du ikke utilsiktet mottar spam eller virusinfiserte filer.
Regjeringen har lagt til mange regler og forskrifter rundt bedriftens e-post. Exchange Online gir deg muligheten til å møte disse reglene med funksjoner, for eksempel eDiscovery og juridiske oppbevaringer.
eDiscovery refererer til Electronic Discovery, som ganske enkelt betyr at elektroniske meldinger kan søkes etter relevant kommunikasjon i tilfelle en rettslig prosess. Dette er kanskje ikke en stor sak, men hvis du er i en sterkt regulert industri eller statlig organisasjon, er disse funksjonene ofte påkrevd av onkel Sam.