Arkivering av Outlook-mapper

I noen tilfeller legger Outlook e-postmeldinger, oppgaver og avtaler eldre enn seks måneder i Arkiv-mappen - en spesiell mappe for elementer som Outlook mener er foreldede eller ikke er verdt å beholde. Outlook kaller å sende disse elementene til arkivmappen autoarkivering. Elementer som Outlook-arkiver går ikke tapt for alltid. Du kan besøke dem ved å åpne Arkiv-mappen og dens undermapper på mappelisten. Outlook oppretter Arkiv-mappen og dens undermapper automatisk første gang du arkiverer elementer.

Du kan bestemme hvordan og når Outlook arkiverer elementer. For å arkivere elementer, etablerer du et standardsett med arkiveringsregler som gjelder for alle mapper, og hvis en mappe trenger individuell oppmerksomhet (som betyr at du ikke vil at den skal være underlagt standard arkiveringsregler), kan du opprette spesielle regler for det mappe. Hver mappe kan ha sitt eget sett med arkiveringsregler eller være underlagt standardreglene.

For å fortelle Outlook hvordan du arkiverer gamle ting, start med å vise en AutoArchive-dialogboks:

• Etablere standard arkiveringsregler: Velg Verktøy –> Alternativer, og velg kategorien Annet i dialogboksen Alternativer. Klikk på AutoArchive-knappen.

• Etablere regler for en bestemt mappe: Enten høyreklikk mappen og velg Egenskaper eller vis mappen og velg Fil –> Mappe –> Egenskaper for mappenavn. Velg deretter kategorien Autoarkiv i Egenskaper-dialogboksen. (Fordi ingen dato er koblet til elementer i Kontakter-mappen, kan du ikke autoarkivere navn og adresser.)

Forhandle disse alternativene for å etablere standard arkivregler:

• Kjør AutoArchive Every: Skriv inn et tall for å fortelle Outlook hvor ofte elementer skal arkiveres.

• Spør før arkivering kjører: Hvis du merker av i denne avmerkingsboksen, ser du en meldingsboks før arkivering starter, og du kan avslå å arkivere hvis du vil ved å velge Nei i meldingsboksen.

• Slett utløpte elementer (bare e-postmapper): Merk av i denne avmerkingsboksen for å slette alle e-postmeldinger når perioden utløper.

• Arkiver eller slett gamle elementer: Fjern markeringen av dette alternativet hvis du ikke vil arkivere elementer.

• Vis arkivmappe i mappeliste: Velg dette alternativet hvis du vil beholde arkivmappen i mappelisten. Denne mappen inneholder arkiverte elementer.

• Rydd ut elementer eldre enn: Velg en avskjæringsperiode for å arkivere elementer.

• Flytt gamle elementer til: Klikk på Bla gjennom-knappen og velg en mappe hvis du vil lagre arkivfilen på et bestemt sted.

• Slett gamle elementer permanent: Velg dette alternativet hvis du vil slette, ikke arkivere, gamle elementer.

Velg blant disse alternativene for å etablere arkiveringsregler for en bestemt mappe:

• Ikke arkiver elementer i denne mappen: Velg dette alternativet hvis elementer i mappen ikke er verdt å arkivere.

• Arkiver elementer i denne mappen ved å bruke standardinnstillingene: Velg dette alternativet for å følge standard arkiveringsreglene for mappen.

• Arkiver denne mappen med disse innstillingene: Velg dette alternativet for å etablere arkiveringsregler for mappen.

• Rydd ut elementer eldre enn: Velg en avskjæringsperiode for å arkivere elementene i mappen.

• Flytt gamle elementer til: Klikk på Bla gjennom-knappen og velg en mappe hvis du vil lagre de arkiverte elementene på et bestemt sted.

• Slett gamle elementer permanent: Velg dette alternativet hvis du vil slette, ikke arkivere, elementer i denne mappen.

Komprimer med jevne mellomrom filen du lagrer Outlook-data i for å krympe filen og få mer plass på harddisken. Følg disse trinnene for å komprimere Outlook-datafilen:

1. Velg Fil –> Datafilbehandling.

2. Velg Personlige mapper i dialogboksen Outlook-datafiler.

3. Klikk på Innstillinger-knappen.

En personlig mappe-dialogboks vises.

4. Velg Compact Now-knappen.

Det kan ta tid å komprimere en Outlook-fil hvis filen er fylt med data.