Arkiver gammel informasjon. Datafiler kan raskt vokse til gigabyte i størrelse. Over tid kan en stor datafil bli uhåndterlig, noe som gjør at Outlook går tregere til å starte og slå av. Det kan være lurt å arkivere gamle meldinger og elementer i en egen fil som du kan få tilgang til etter behov. For å arkivere filer, klikk Fil og klikk deretter Verktøy-knappen. Klikk Rydd opp i gamle gjenstander. Velg hvilken(e) mappe(r) som skal arkiveres, og angi deretter en datoterskel i boksen Arkiver elementer eldre enn. Velg en arkivfilplassering, eller godta standarden (som er den samme plasseringen som Outlook-hoveddatafilen, men kalt Arkiv).
Rydd opp i postkassen. Mailbox Cleanup er mer avansert og involvert enn en enkel arkivering. Med Mailbox Cleanup kan du finne varer som er eldre enn et visst antall dager eller større enn et visst antall kilobyte. Du kan bruke AutoArchive for å automatisere arkiveringsprosessen, og du kan tømme mappen Slettede elementer. For å komme i gang, klikk på Fil, klikk på Verktøy og klikk på Opprydding av postboks.
Del Outlook med andre brukere.Når du deler en datamaskin og hver person har sin egen Windows-pålogging, trenger du ikke å bekymre deg for Outlook crossover; når hver av dere kjører Outlook, får dere deres egen private postkasse og datafil. Men hvis to eller flere personer deler samme pålogging, trenger de ikke nødvendigvis å dele ett enkelt Outlook-datasett. Nøkkelen til personvern i dette tilfellet er å opprette flere profiler i Outlook. Klikk på Fil, klikk på Kontoinnstillinger og klikk på Administrer profiler. Opprett en ny profil i Mail-dialogboksen ved å klikke på Legg til og fylle ut den forespurte informasjonen. Så i Mail-dialogboksen kan du velge Spør etter en profil som skal brukes hvis du vil at Outlook skal spørre hvilken bruker som skal lastes inn hver gang den åpnes. Alternativt kan du velge Bruk alltid denne profilen og deretter velge den du vil bruke. For å bytte profil hvis du ikke har bedt Outlook om å spørre deg ved oppstart, velg Fil, Kontoinnstillinger, Endre profil. Outlook vil starte på nytt og spørre hvilken profil som skal lastes.