Tekniske eksperter – folkene som kjenner Microsoft Access 2019 ut og inn – kan være litt skremmende, men de er viktige – og de (vi?) har på ingen måte tenkt å skremme. De er viktige for gjennomsnittlige Access-brukere fordi de gir uvurderlige råd, og de er viktige for Access selv fordi de driver måten Microsoft kontinuerlig forbedrer produktene sine på. Disse mennene og kvinnene er personene som tester Office-produkter før nye versjoner blir utgitt for publikum, og det er de som skriver bøker for å hjelpe brukere på alle nivåer med å få mest mulig ut av programvaren.
Så menneskene som utvikler databaser til livets opphold er en viktig ressurs for den gjennomsnittlige brukeren, for "kraftbrukeren" og for programvareprodusenten også. Her er en samling av noen av de beste rådene samlet fra en lang liste over Access-eksperter. Da de visste at de kom med forslag til nye brukere, ga de råd for å passe dine behov og for å sikre at du virkelig kan bruke Access trygt og effektivt. Når du er ferdig, vil du ha gitt innsatsen din riktig mengde planlegging og organisering – og du vil ha solide planer for å gå videre med utviklingen og bruken av databasene du bygger med Access.
Så her er vismannens råd - i ti raske biter.
Ikke spar på tiden du bruker på å dokumentere databasen din. Hvorfor? For du vil være glad for at du ikke sparte etterpå . Du vil ha alle planene dine, den generelle informasjonen din og alle ideene dine – de du handlet på og de som ble igjen på tegnebrettet – klare neste gang du trenger å bygge en database. Du vil også ha dem å referere til når eller hvis noe går galt med din nåværende database. Slettet du et lagret søk ved et uhell? Ikke noe problem. Se dokumentasjonen din. Glemt hvordan bordene dine var relatert? Sjekk dokumentasjonen og gjenoppbygg relasjonene. Trenger du å forklare noen hvorfor eller hvordan du setter opp noe? Se notatene dine og imponere dem med omtanke og nøye vurdering.
Så, hva bør denne strålende dokumentasjonen inneholde? Vel, alt. Men her er en liste for å komme i gang:
Hvis du trenger å kjøre noen spørringer før du oppretter en rapport, dokumenterer du prosessen. (Enda bedre, få en vennlig nerd til å hjelpe deg med å automatisere arbeidet.)
Hvis databasen din kjører en viktig organisasjonsfunksjon – for eksempel regnskap, inventar, kontaktadministrasjon eller ordreregistrering – sørg for at en manuell prosess er på plass for å holde organisasjonen i gang hvis databasen ikke fungerer – og husk å dokumentere prosessen!
Hvis du trenger hjelp med noen av disse elementene, spør noen! Enten du låner noen fra informasjonsteknologiavdelingen din eller leier en datanerd, få hjelpen du trenger. Behandle dokumentasjonen din som forsikring – ingen organisasjoner bør løpe uten den.
Se gjennom dokumentasjonen din hver 6. til 12. måned for å se om oppdateringer er nødvendig. Dokumentasjon er bare nyttig hvis den er oppdatert og hvis noen andre enn du kan forstå den. På samme måte må du sørge for at du (eller dine kolleger på kontoret) vet hvor dokumentasjonen er plassert. Hvis du har en elektronisk versjon, hold den sikkerhetskopiert og ha en utskrift tilgjengelig - noe du vil være glad du gjorde hvis du eller noen andre prøver å resirkulere databasedelene dine ved å bruke funksjonen Application Parts.
Når du bygger tabeller, lag tekstfeltene dine i passende størrelser for dataene du har i dem. Som standard setter Access opp tekstfelt (kjent som kort tekst) for å inneholde 255 tegn - en ganske sjenerøs innstilling, spesielt hvis feltet har magre to-bokstavs tilstandsforkortelser.
Hundre eller flere ekstra mellomrom – som går ubrukt i de fleste tekstfelt – virker ikke som noe å miste søvn over, men multipliser den plassen over en tabell med 100 000 kundeadresser i den, og du ender opp med mange megabyte med lagringsplass plass som er veldig opptatt med å holde ingenting.
Juster feltstørrelsen med innstillingen Feltstørrelse på fanen Generelt i designvisning.
Bruk tallfelt for tall som brukes i beregninger , ikke for tekst som utgir seg for å være et tall. Programvareapplikasjoner oppfatter en enorm forskjell mellom postnummeret 47999 og nummeret 47.999. Applikasjonen ser på et postnummer som en serie tegn som alle tilfeldigvis er sifre, men tallet behandles som et faktisk tall som du kan bruke til matematikk og alle slags andre morsomme numeriske ting. Den andre grunnen til at et postnummer ikke er et nummerfelt? Hvis du er i USA og postnummeret ditt starter med null, kutter applikasjonen av den innledende null og lagrer bare sifrene som ikke er null i feltet – 01234 blir 1234. Ikke bra!
Når du velger type for et nytt felt med tall i, still deg selv et enkelt spørsmål: Kommer du noen gang til å regne ut eller gjøre noe matematisk relatert til det feltet?
Valideringer kan bidra til å forhindre at dårlige data kommer i nærheten av tabellene dine. Valideringer er enkle å lage, raske å sette opp og alltid årvåkne (selv når du er så sliten at du ikke kan se rett). Hvis du ikke bruker valideringer for å beskytte integriteten til databasen din, bør du virkelig begynne.
Når du bygger en tabell eller oppretter en database, tenk på databasefilen, feltet og tabellnavnene du bruker:
Dette blir enda viktigere når du begynner å bruke verktøyene for å sette Access-tabeller og databaser på nettet og dele dem via SharePoint – potensielt bringer du millioner av brukere «til bordet». Med funksjonen Application Parts kan også komponentene i databasene dine resirkuleres for å gjøre opprettelsen av en ny database raskere. Du vil ikke at mystiske navn for delene av databasen din skal spre seg til en ny database - for å skape marerittaktige mysterier der også - ikke sant?
Når du sletter feltverdier fra en tabell, sørg for at du tar livet av verdiene i riktig posten - sjekk igjen, og da bare når du er sikker, slette den opprinnelige. Selv da kan du fortsatt gjøre en rask Ctrl+Z og gjenopprette det fornærmende elementet forutsatt at du angrer rett etter å ha fanget feilen.
Hvorfor all sjekkingen og dobbeltsjekkingen? For etter at du har slettet en feltverdi og gjort noe annet i tabellen, glemmer Access helt den gamle verdien. Den er borte, akkurat som om den aldri har eksistert. Hvis du sletter en post fra en tabell, er posten virkelig borte - fordi det ikke er noen Angre tilgjengelig for en hel post. Hvis den posten tilfeldigvis var viktig og du ikke hadde en gjeldende sikkerhetskopifil da posten forsvant, er du uheldig. Beklager!
Gjorde jeg det klart nok? Ta alltid en sikkerhetskopi av arbeidet ditt! Det er ingen erstatning for en gjeldende sikkerhetskopi av dataene dine - spesielt hvis dataene er avgjørende for ditt personlige eller profesjonelle liv. Effektive strategier inkluderer ofte å opprettholde sikkerhetskopier på et annet sted i tilfelle en katastrofe ødelegger kontoret ditt, enten det er på et annet kontor eller i skyen.
Hvis du tenker at du aldri har trengt en sikkerhetskopi før, så hvorfor bry deg, tenk på flom. Tenk på nyhetsopplesere som sier at et område som for øyeblikket er under vann aldri har oversvømmet før. Se for deg folks liv flytende nedover gaten. Enten du står overfor en virkelig katastrofe av orkanproporsjoner, en brann eller datamaskinens harddisk som bestemmer deg for å dø (og det skjer – selv om det aldri har skjedd deg før), vil du være mye lykkeligere hvis du har en sikkerhetskopi av databasen din.
Du kjenner til snekkerens slagord, "Mål to ganger, skjær en gang"? Det samme kan sies om tenkning når det kommer til databasen din. Ikke bare tenk på noe, kom til en rask konklusjon og dykk inn. Vent, tenk gjennom det igjen, og så kanskje tenk på det en tredje gang. Trekk deretter en konklusjon og begynn å handle på den. Med all kraften Access gir deg, kombinert med evnen til å lagre tusenvis på tusenvis av poster i databasen din, kan en relativt enkel feil være ganske kostbar på grunn av potensielle konsekvenser i form av tap av data eller en "uangrebar" handling som er tatt. ved feiltakelse.
Selv om forslagene for å organisere og holde det enkelt kan virke motstridende, er disse to rådene virkelig ledsagende. Å holde ting enkelt kan ofte være en måte å unngå behovet for mye organisering i ettertid. Mens du sannsynligvis ble lei av å høre foreldrene dine minne deg på at "det er et sted for alt, og alt på sin plass" (eller hvis de var mindre poetiske, " Rengjør rommet ditt!!! "), hadde de rett.
Hvis du holder databasen din organisert, vil du spare deg selv for tid og sorg. En godt planlagt, godt organisert tabell vil være lettere å spørre etter, rapportere om og inkludere i et skjema. Den vil også sortere og filtrere som lyn.
Ja, du kan bli for organisert. Faktisk er overorganisering altfor lett. Demper ønsket om å organisere ved å dyrke en annen lidenskap: å jobbe med så få trinn som mulig. Begrens antall mapper og undermapper du bruker - maksimalt fem nivåer av mapper er mer enn nok for omtrent hvem som helst. Hvis du går mye utover fem nivåer, begynner organisasjonen din å støte på produktiviteten din (og ingen liker et produktivitetstap, minst av alt folkene som kommer opp med de dumme små slagordene for bedriftens feel-good-plakater).
Hvis du har problemer med noe, svelg egoet ditt og be om hjelp. Å si "jeg vet ikke" - og deretter prøve å finne ut om det du ennå ikke vet - har ingen skam. Denne regelen er spesielt viktig når du rir flokk på tusenvis av poster i en database. Små feiltrinn forstørrer raskt og multipliserer et lite problem til en enorm krise. Be om hjelp før situasjonen blir alvorlig.
Hvordan blokkere Microsoft Word fra å åpne filer i skrivebeskyttet modus på Windows Microsoft Word åpner filer i skrivebeskyttet modus, noe som gjør det umulig å redigere dem? Ikke bekymre deg, metodene er nedenfor
Slik fikser du feil ved utskrift av feil Microsoft Word-dokumenter Feil ved utskrift av Word-dokumenter med endrede fonter, rotete avsnitt, manglende tekst eller tapt innhold er ganske vanlig. Men ikke gjør det
Hvis du har brukt pennen eller merkepennen til å tegne på PowerPoint-lysbildene dine under en presentasjon, kan du lagre tegningene til neste presentasjon eller slette dem, slik at du neste gang du viser dem starter med rene PowerPoint-lysbilder. Følg disse instruksjonene for å slette penn- og merkepenntegninger: Slette linje én på […]
Stilbiblioteket inneholder CSS-filer, Extensible Stylesheet Language-filer (XSL) og bilder som brukes av forhåndsdefinerte mastersider, sideoppsett og kontroller i SharePoint 2010. For å finne CSS-filer i stilbiblioteket til et publiseringsnettsted: Velg Site Actions→ View Alt innhold på nettstedet. Innholdet på nettstedet vises. Style-biblioteket ligger i […]
Ikke overveld publikum med gigantiske tall. I Microsoft Excel kan du forbedre lesbarheten til dashbordene og rapportene dine ved å formatere tallene dine slik at de vises i tusenvis eller millioner.
Lær hvordan du bruker SharePoints sosiale nettverksverktøy som lar enkeltpersoner og grupper kommunisere, samarbeide, dele og koble til.
Julianske datoer brukes ofte i produksjonsmiljøer som et tidsstempel og hurtigreferanse for et batchnummer. Denne typen datokoding lar forhandlere, forbrukere og serviceagenter identifisere når et produkt ble laget, og dermed alderen på produktet. Julianske datoer brukes også i programmering, militæret og astronomi. Forskjellig […]
Du kan lage en nettapp i Access 2016. Så hva er en nettapp egentlig? Vel, nettet betyr at det er online, og appen er bare en forkortelse for "applikasjon". En Custom Web App er en online databaseapplikasjon som du får tilgang til fra skyen ved hjelp av en nettleser. Du bygger og vedlikeholder nettappen i skrivebordsversjonen […]
De fleste sidene i SharePoint 2010 viser en liste over navigasjonskoblinger på hurtigstartlinjen langs venstre side av siden. Hurtigstartlinjen viser koblinger til innhold på nettstedet som lister, biblioteker, nettsteder og publiseringssider. Hurtigstartlinjen inneholder to svært viktige lenker: Linken for alt nettstedinnhold: […]
For enkle problemer finner Solver i Excel vanligvis raskt de optimale Solver-variabelverdiene for objektivfunksjonen. Men i noen tilfeller har Solver problemer med å finne Solver-variabelverdiene som optimerer objektivfunksjonen. I disse tilfellene viser Solver vanligvis en melding eller en feilmelding som beskriver eller diskuterer problemet som […]
