Møter kommer i alle former og størrelser, og det eneste konstante er at de fyller opp timeplanen vår. Med så mange møter på tallerkenene våre er det viktig å være så effektiv som mulig med å organisere, planlegge og gjennomføre et møte. Heldigvis inkluderer Microsoft Teams flere funksjoner som er spesielt nyttige for å møte effektivitet.
Den vanligste aktiviteten jeg gjør i Microsoft Teams er å chatte med andre mennesker. Og jeg synes det er spesielt nyttig å kunne chatte med kolleger under et Teams-møte. En gruppechat opprettes automatisk ved starten av hvert Teams-møte som inkluderer alle møtedeltakerne. Chat-vinduet vises på høyre side av skjermen. Mens et møte pågår og folk presenterer og snakker med lyd, kan andre personer chatte i chattevinduet. Denne enkle mekanismen viser seg å være utrolig kraftig. Anta for eksempel at du gikk glipp av noe programlederen sa. I stedet for å avbryte hele møtet og be presentatøren om å gjenta seg selv, kan du bare skrive inn chatten og be noen i chatten om avklaring eller fylle ut et tomrom. Jeg opplever at jeg gjør dette hele tiden i store møter.
Etter at et møte er avsluttet, fortsetter chatten å være aktiv og alle kan fortsette å legge ut meldinger. For tilbakevendende møter vil chatten overføres fra møte til møte, så det er alltid en oversikt over tidligere møter, og alle på møteinvitasjonen kan hoppe inn i chatten for kommende møter. Jeg har sett større selskaper bruke dette til å holde styr på agendapunkter for kommende møter. Folk vil legge ut innlegg i den gjentatte møtechatten gjennom uken, og under møtet vil teamet gjennomgå chatten og diskutere elementene under møtet.
Jeg liker å slå av meldingsvarsler under et møte hvis mange mennesker chatter mens noen snakker på lyd. Et varsel vil ringe med hver ny melding, og jeg synes det kan være distraherende. Du kan finne alternativet for å slå av lyd for innkommende meldinger i varslingsdelen av innstillingene dine. Klikk på profilbildet ditt som vises øverst til høyre på Teams-skjermen og velg Innstillinger. I rullegardinmenyen som vises, velg Varsler og se etter delen som heter Annet. Der finner du en innstilling for varslingslyder som du kan sette til Av.
Jeg kan ikke fortelle deg hvor mange ganger et opptak av et møte har spart teamet mitt for mye hodepine. Et opptak fanger opp alt som skjedde i møtet. Et opptak kan deles med andre som ikke var med på møtet, og gjennomgås av de som var med på møtet. Hvis alle forstår og er enige om at møter skal tas opp, anbefaler jeg på det sterkeste å ta opp møter.
Teams lar deg ikke ta opp en samtale med to personer eller færre på grunn av personvernhensyn. Når en samtale har mer enn to personer, blir den et møte, og du kan ta den opp.
Teams varsler møtedeltakerne når et opptak begynner. Men jeg liker å sørge for at alle er helt klare og komfortable med å ta opp møtet på forhånd, slik at det ikke er noen problemer på veien ved å nevne i starten at jeg har tenkt å ta opp møtet.
Å ta opp et møte er enkelt å gjøre i Teams. Slik starter du opptaket:
Bli med på et eksisterende møte eller start et nytt.
Åpne møtekontrollene ved å velge ellipsen fra verktøylinjen.
Velg Start opptak fra hurtigmenyen som vises, som vist.
Starte et opptak av et Teams-møte.
Når opptaket starter, vil alle i møtet bli informert.
For å avslutte opptaket, klikk på ellipsen igjen og velg Stopp opptaket.
Du kan også avslutte opptaket ved å avslutte møtet.
Opptaket vil bli gjort tilgjengelig for møtekanalen, som vist. Alle i kanalen kan klikke på opptaket for å se møtet.
Vise et møteopptak i en kanal.
Et opptak av et møte er en utrolig kraftig ting. Du kan dele den med andre som ikke var i stand til å delta på møtet, eller bruke den underveis som en påminnelse om hva som ble diskutert og/eller besluttet. Selve opptaket er i en tjeneste kalt Microsoft Stream. Du kan få en direkte lenke til møtet ved å velge ellipsen fra opptaket i kanalen og deretter velge Get Link, som vist. I tillegg kan du åpne opptaket direkte i Stream eller til og med gjøre opptaket til sin egen fane i kanalen.
Få direkte lenke til opptaket av et møte.
Når jeg er i et møte, liker jeg å holde mikrofonen min dempet med mindre jeg snakker. På den måten hører ikke de andre deltakerne noen bakgrunnsstøy som kan skje rundt meg. De fleste følger den samme møteetiketten, men alle glemmer fra tid til annen. Noen kan spørre om alle kan være så snill å dempe mikrofonen, men dette kan være forstyrrende for møtet.
Når du er i et Teams-møte, kan du dempe mikrofonen til andre deltakere. Jeg har brukt dette mange ganger når noens mikrofon fanger opp bakgrunnsstøy, for eksempel en bjeffende hund, men jeg ønsker ikke å forstyrre møtet ved å be personen om å dempe mikrofonen.
For å dempe en av deltakerne i møtet, gå til møtelisten som vises langs høyre side av møtevinduet, velg personens navn og velg Demp deltaker. For å dempe alle, velg Demp alle fra listen. Begge alternativene vises her. Deltakerne du ignorerer vil bli varslet om at du har dempet dem, og de kan slå på dem selv når som helst.
Dempe mikrofonen til en møtedeltaker i Teams.
Etter at du har dempet noen, er det en god idé å sende vedkommende en privat chat-melding for å fortelle ham eller henne at du gjorde det. Nesten hver gang jeg har gjort dette, takker personen meg og forteller meg at han eller hun bare løp for å ta en kaffe eller bruke badet og glemte å dempe mikrofonen.
Jeg elsker fleksibiliteten ved å kunne holde et møte med teammedlemmer hvor som helst jeg har en Internett-tilkobling. Og bruk av video gir en enorm verdi til møtet; men det introduserer også en utfordring. Hva om du jobber et sted du ikke vil at alle skal se? For eksempel tar jeg ofte et møte hjemmefra i stedet for å gå inn på kontoret mitt. Når jeg sitter ved kjøkkenbordet mitt, kan du se det provisoriske åpne pantryet vårt i bakgrunnen. Det ville vært en flott bakgrunn hvis jeg var i møte med kokker, men det kan være distraherende for alle andre typer møter.
Teams har en kul funksjon som lar deg gjøre bakgrunnen uskarp, men holde ansiktet i fokus når du er på en videosamtale. Alle i møtet kan se deg tydelig, selv når du beveger hodet rundt mens du snakker, men det som er bak deg og i bakgrunnen er uskarpt. Ikke mer å bekymre deg for skittentøy, bokstavelig talt, som kan dukke opp uten at du vet det!
Før du blir med i et møte, blir du presentert med brytere for å slå på kameraet og mikrofonen. I mellom disse bryterne er det en uskarphet, som vist, som du kan bruke til å uskarpe bakgrunnen din. Når du slår på uskarphet-alternativet, vil bakgrunnen din bli uskarp, men ansiktet ditt forblir i fokus. Hvis du allerede har blitt med i møtet, kan du finne uskarphet-alternativet i Flere handlinger-lokalmenyen, som vist.
Gjør bakgrunnen uskarp før du blir med i et Teams-møte.
Sløre bakgrunnen etter å ha blitt med i et Teams-møte.
Hvis du ikke har et videokamera som støtter uskarphet-alternativet koblet til Teams, vil du ikke se bryteren for å slå på kameraet og gjøre bakgrunnen uskarp. Dette er et vanlig tema i Teams og Microsoft-produkter generelt. Elementer i brukergrensesnittet vises og forsvinner hvis en nødvendig komponent (som et kamera som støtter uskarphet) ikke er koblet til.
Å ta opp et møte er ideelt for å fange møtet i sin helhet, men som en praktisk sak er det du vanligvis trenger ved gjennomføring av et møte møtenotater. Du kan bruke notatene, også kalt møtereferat, til å registrere viktige beslutninger og handlingspunkter.
Teams har en funksjon designet for å fange møtenotater. Notatene deles slik at alle i møtet kan bidra og se notater etter hvert som de legges til. Jeg kan ikke fortelle deg hvor mange ganger jeg har vært i et møte og noen tok feil notater. En enkel feilkommunikasjon kan ha ringvirkninger nedover veien. Når alle gjennomgår og legger til møtenotatene i sanntid under møtet, reduseres muligheten for feilkommunikasjon betraktelig.
Du kan legge til notater om et møte før møtet starter eller under møtet. Hvis et møte ble satt opp og knyttet til en Teams-kanal, kan du gå inn i kanalen og diskutere møtet der. Hvis møtet ikke hadde en kanal, kan du fortsatt legge til notater.
Følg disse trinnene for å legge til notater før møtet:
Åpne kalenderen og velg møtet du vil legge til notater til.
Velg å chatte med deltakere, som vist.
Teamene oppretter en chat for møtet, og alle møtedeltakerne legges automatisk til i den. Når møtet finner sted, vil chatten være en del av møtet.
Legge til notater før møtet til et møte.
Når et møte starter, kan du legge til offisielle notater til møtet utover chat. Følg disse trinnene for å åpne møtenotatene eller begynne å ta notater:
Fra møtealternativmenyen, velg alternativet Vis møtenotater.
Hvis du allerede har opprettet notater for møtet, åpnes møtenotatene på høyre side av skjermen, som vist. Eller, hvis notater ikke er lagt til møtet ennå, vil ha muligheten til å lage notater for møtet når møtet har startet, som vist. For å opprette nye møtenotater, fortsett til trinn 2.
Klikk på Ta notater-knappen.
Teamene vil lage møtenotater for møtet, og du vil kunne se den nye notatdelen langs høyre side av skjermen. Du kan nå legge til notater eller gjennomgå eventuelle notater før møtet ble lagt til før møtet startet.
Opprette møtenotater for et Teams-møte.
Gjennomgå og legge til møtenotater under et møte.
Når du legger til møtenotater, vil medlemmer av kanalen, eller møtechatten, bli varslet slik at alle kan følge med og legge til sine egne notater eller gjennomgå eksisterende notater.
Du kan til og med legge til møtenotatene som en fane i møtet. Du finner muligheten til å legge til møtenotatene som en fane ved å klikke på ellipsen mot toppen av notatskjermen og velge å legge til notatene som en fane.
Viser møtenotater som en fane.
Noen av de mest produktive møtene jeg har hatt i løpet av min karriere er med en gruppe mennesker som står foran en tavle og skisserer ideer. Det er et aspekt ved kommunikasjon som er vanskelig å slå. Microsoft har anerkjent dette og lagt til en funksjon til Teams kalt Whiteboard.
Microsoft Whiteboard er en delt skjerm som lar deg skissere diagrammer. Måten du tegner på skjermen din avhenger av enheten din. Hvis du bruker en standard stasjonær datamaskin, bruker du musen eller et grafisk nettbrett som kobler en digital penn til datamaskinen. Hvis du bruker en enhet som har berøringsskjerm, kan du bruke fingeren til å tegne på skjermen. Min favorittmåte å skissere på Teams Whiteboard er med pekepennen på Surface-laptopen min. Jeg synes det er veldig naturlig og enkelt å bruke.
Følg disse trinnene for å bruke tavlefunksjonen i Teams:
Bli med på et eksisterende Teams-møte eller start et nytt.
Fra møtekontrollene utvider du dialogboksen Del ved å velge ikonet som ser ut som en dataskjerm med en pil som går gjennom den.
Bunnen av skjermen utvides, og du vil se alternativer for å dele skjermen, et vindu på skjermen eller en PowerPoint-fil. På høyre side av skjermen vil du se alternativet for Whiteboard, som vist.
Velg Whiteboard og skjermen vil oppdateres, og viser en digital tavle, som vist.
Du kan velge pennefarge og pennebredde og begynne å tegne på skjermen. Alle i møtet vil se hva du tegner, og de kan hoppe inn og legge til egne tegninger eller redigere en eksisterende tegning.
Tavlen består selv etter møtet, slik at du alltid kan gå tilbake til den og legge til nye skisser eller endre eksisterende skisser. Når du aktiverer tavlen, vil den vises som en fane på kanalen eller chatten. Du kan eksportere statusen til tavlen når som helst ved å klikke på innstillingsikonet øverst til høyre på skjermen og velge Eksporter bilde. Jeg liker å gjøre dette for å låse tavlen og fange tilstanden til enhver tid. Dette er omtrent det samme som å ta et bilde av en fysisk tavle for å sikre at du har tegningen for hånden i tilfelle noen kommer og sletter den.
Åpning av tavlen fra delingsboksen i et Teams-møte.
Skissere på en delt digital tavle i Teams.
Hvert team i Teams har en digital tavle som kan brukes til møter.
Skjermdeling er en av mine favorittaspekter ved digitale møter. Jeg bruker skjermdeling hele tiden. Jeg bruker til og med skjermdeling når personene jeg trenger å dele med er i samme rom som meg. Uten skjermdeling, ville jeg måtte ha alle sammen rundt datamaskinen min slik at jeg kunne vise dem skjermen min. Med skjermdeling kan jeg dele det jeg ser på skjermen min, og de kan se det på skjermene sine.
Det er mye lettere å se på din egen dataskjerm enn å se over skulderen til noen andre. Ved å bruke Teams kan du dele skjermen din med andre, og de kan dele skjermen sin med deg.
Under et Teams-møte kan du dele hele skjermen, et spesifikt vindu, en PowerPoint-presentasjon eller en tavle (dekket i forrige seksjon). Personlig liker jeg å dele bare vinduet eller PowerPoint-lysbildet jeg snakker om i møtet. Hvis jeg for eksempel viser et nettsted, deler jeg bare nettleservinduet i stedet for hele skrivebordet mitt. Hvis jeg går gjennom en PowerPoint-presentasjon, deler jeg bare PowerPoint-vinduet.
Det er mange grunner til at du kanskje ikke vil vise hele skrivebordet. For eksempel kan det digitale skrivebordet ditt være rotete med ulike filer som du er i ferd med å organisere. Eller du kan ha sensitivt materiale som ikke bør ses eller tas opp av alle i møtet. Uansett årsak kan du dele akkurat det du vil at teamet skal fokusere på og la resten av skrivebordet ditt være skjult.
Følg disse trinnene for å dele skrivebordet, et vindu eller en PowerPoint-presentasjon:
Bli med på et eksisterende Teams-møte eller start et nytt.
Fra møtekontrollene utvider du dialogboksen Del ved å velge ikonet som ser ut som en dataskjerm med en pil som går gjennom den.
Bunnen av skjermen utvides, og du vil se alternativer for å dele skjermen, et vindu på skjermen eller en PowerPoint-fil.
Velg alternativet du vil dele med møtet.
En rød boks vil skissere hva som deles med andre, slik at du vet nøyaktig hva de kan se.
For å stoppe presentasjonen, velg Stop Presenting-knappen øverst i visningsvinduet, som vist.
Dele en PowerPoint-presentasjon under et Teams-møte.
I den forrige delen finner du ut hvordan du deler skjermen din med andre. Du kan også få noen andre til å ta kontroll over skjermen din eller be om å få ta kontroll over andres skjerm. Når du tar kontroll over en annen persons skjerm gjennom Teams, kan du flytte denne personens mus rundt og skrive på hans eller hennes skjerm ved å bruke din egen mus og tastatur. Jeg bruker dette ofte når jeg vil vise noen hvordan man gjør noe på datamaskinen hans eller hennes.
Noen kan ikke ta kontroll over skjermen din uten din tillatelse. Hvis noen ber om å ta kontroll over skjermen din, vil du se en melding som spør om du vil la personen ta kontroll over skjermen din eller ikke. Hvis du godkjenner forespørselen, vil den personen kunne kontrollere musen din på skjermen din; men hvis du avslår forespørselen, vil ikke den personen kunne ta kontroll.
For å gi kontroll over en delt skjerm, velg Gi kontroll-knappen som vises øverst i delingsområdet. Når du velger denne knappen, vises en rullegardinmeny som viser alle i møtet. Du kan velge hvem du vil gi kontroll over skjermen til. Du kan ta tilbake kontrollen ved å bruke samme metode.
Jeg pleier å like standardinnstillingene for hvordan Teams er lagt opp for de fleste møter. Team vil ofte ta smarte avgjørelser og bytte mellom å vise folk på hovedskjermen og å vise en presentasjon på hovedskjermen. Teams vil også oppdage hvem som snakker og forstørre denne personens video slik at du kan fokusere på personen som snakker.
Imidlertid vil du kanskje ta kontroll og endre hvordan du ser på ting. Du kan bytte mellom personer og presentasjoner ved å klikke på videoene til deltakerne eller presentasjonene. Du kan også ta videoen av en deltaker og feste den slik at den alltid vises. Noen ganger liker jeg å åpne en video fra Teams og dra den over til en annen skjerm. All denne fleksibiliteten sikrer at du kan tilpasse et møte etter dine behov.
Under et møte er de fleste av Teams-skjermene dedikert til møtet. Dette er verdifullt når du ønsker å fokusere på møtet. Du kan imidlertid fortsatt bruke andre deler av Teams når et møte pågår. For eksempel, hvis det er et stort møte jeg trenger å lytte til, men ikke fokusere all oppmerksomheten min, vil jeg minimere møtet og bruke andre deler av Teams. Å minimere møtet er like enkelt som å klikke på en annen del av Teams, for eksempel en annen kanal eller chat. Når du klikker utenfor møtet, minimerer Teams automatisk møtet til et lite vindu øverst i venstre navigasjonsrute, som vist. For å gå tilbake til møtet og maksimere vinduet på skjermen, klikker du bare inne i møtevinduet.
Et teammøte som er minimert.
Hvordan blokkere Microsoft Word fra å åpne filer i skrivebeskyttet modus på Windows Microsoft Word åpner filer i skrivebeskyttet modus, noe som gjør det umulig å redigere dem? Ikke bekymre deg, metodene er nedenfor
Slik fikser du feil ved utskrift av feil Microsoft Word-dokumenter Feil ved utskrift av Word-dokumenter med endrede fonter, rotete avsnitt, manglende tekst eller tapt innhold er ganske vanlig. Men ikke gjør det
Hvis du har brukt pennen eller merkepennen til å tegne på PowerPoint-lysbildene dine under en presentasjon, kan du lagre tegningene til neste presentasjon eller slette dem, slik at du neste gang du viser dem starter med rene PowerPoint-lysbilder. Følg disse instruksjonene for å slette penn- og merkepenntegninger: Slette linje én på […]
Stilbiblioteket inneholder CSS-filer, Extensible Stylesheet Language-filer (XSL) og bilder som brukes av forhåndsdefinerte mastersider, sideoppsett og kontroller i SharePoint 2010. For å finne CSS-filer i stilbiblioteket til et publiseringsnettsted: Velg Site Actions→ View Alt innhold på nettstedet. Innholdet på nettstedet vises. Style-biblioteket ligger i […]
Ikke overveld publikum med gigantiske tall. I Microsoft Excel kan du forbedre lesbarheten til dashbordene og rapportene dine ved å formatere tallene dine slik at de vises i tusenvis eller millioner.
Lær hvordan du bruker SharePoints sosiale nettverksverktøy som lar enkeltpersoner og grupper kommunisere, samarbeide, dele og koble til.
Julianske datoer brukes ofte i produksjonsmiljøer som et tidsstempel og hurtigreferanse for et batchnummer. Denne typen datokoding lar forhandlere, forbrukere og serviceagenter identifisere når et produkt ble laget, og dermed alderen på produktet. Julianske datoer brukes også i programmering, militæret og astronomi. Forskjellig […]
Du kan lage en nettapp i Access 2016. Så hva er en nettapp egentlig? Vel, nettet betyr at det er online, og appen er bare en forkortelse for "applikasjon". En Custom Web App er en online databaseapplikasjon som du får tilgang til fra skyen ved hjelp av en nettleser. Du bygger og vedlikeholder nettappen i skrivebordsversjonen […]
De fleste sidene i SharePoint 2010 viser en liste over navigasjonskoblinger på hurtigstartlinjen langs venstre side av siden. Hurtigstartlinjen viser koblinger til innhold på nettstedet som lister, biblioteker, nettsteder og publiseringssider. Hurtigstartlinjen inneholder to svært viktige lenker: Linken for alt nettstedinnhold: […]
For enkle problemer finner Solver i Excel vanligvis raskt de optimale Solver-variabelverdiene for objektivfunksjonen. Men i noen tilfeller har Solver problemer med å finne Solver-variabelverdiene som optimerer objektivfunksjonen. I disse tilfellene viser Solver vanligvis en melding eller en feilmelding som beskriver eller diskuterer problemet som […]
