Det er ikke lett å få støtte for Microsoft 365 Business-adopsjon. Det er forståelig for en leder som godkjenner et betydelig budsjett for en SaaS-løsning (som Microsoft 365 Business) å ønske å se avkastningen på investeringen (ROI). Gjett hvem som er på kroken for å demonstrere avkastningen til Microsoft 365 Business? IT-teamet ditt.
En av måtene du kan overbevise lederne dine om avkastningen på, er å vise at du lykkes med å få sluttbrukere til å ta i bruk teknologien. Dessverre er teknologiadopsjon vanskelig. Hvis du tror du bare kan rulle ut endringene og forvente at brukerne begynner å bruke teknologien og lovsynge deg, tenk om igjen. Endring møtes vanligvis med motstand. Studier har vist at bare 34 prosent av brukerpopulasjonen vanligvis vil ta i bruk en ny teknologi, som illustrert i teorien om diffusjonsinnovasjoner .
Her finner du noen av de beste fremgangsmåtene, tipsene og triksene for å få i bruk Microsoft 365 Business. Føl deg fri til å tilpasse og finpusse disse forslagene for å passe til organisasjonen din. Ta æren hvis noen av forslagene her gir deg suksess.
Executive sponsing i teknologiimplementeringer er vanligvis en idiotsikker måte å få brukere til å ta i bruk en ny teknologi, selv om det er motvillig. La oss være ærlige, en IT-administrator har ikke like stor innflytelse som presidenten, administrerende direktøren eller eieren.
Etter at du har identifisert de utøvende sponsorene for teknologiimplementeringen din, sørg for at du er enig om hva som forventes av dem. Ideelt sett vil du at utøvende sponsorer skal ta et delt ansvar for at implementeringen lykkes. De kan gi luftdekning når du støter på politiske utfordringer i organisasjonen din eller når sluttbrukere presser tilbake på endringene du ruller ut.
For din del, sørg for å gi dine ledere sponsorer opplæring i funksjonaliteten til teknologien basert på relevante scenarier. For eksempel, hvis de har en tendens til å bruke e-post mye i forhold til å skrive dokumenter, tren dem på de nye funksjonene i Outlook i stedet for å lære dem hvordan de lagrer og deler filer i SharePoint. Når de ser verdien av teknologien, vil de kunne dele sine erfaringer med resten av organisasjonen.
Forskere har ikke funnet ut en kloningsmaskin ennå, men du kan lage kloner av deg selv for å skalere opp treningsinnsatsen din. Hvordan? Ved å rekruttere og aktivere et nettverk av forkjempere for din sak, nemlig innføringen av Microsoft 365 Business . Vanligvis er disse personene tidlige brukere og superbrukere av den nåværende teknologien i organisasjonen din. Gi dem tilgang til hele pakken med Microsoft 365 Business-tjenester og gjennomfør en fokusert opplæring for dem. Bruk «train the trainer»-modellen slik at de forstår at de får i oppgave å trene andre mennesker i organisasjonen. Det kan hjelpe hvis du gir dem et insentiv til å være i Champs-nettverket (for eksempel en ny bærbar datamaskin) i bytte mot å gå gjennom opplevelsen av en Windows 10 AutoPilot-distribusjon.
Ideelt sett vil du ha en mester fra hver avdeling som forstår arbeidsflyten for brukerne i en avdeling. Du vil kanskje oppdage at folk i markedsavdelingen, for eksempel, er begeistret for Microsoft Stream, men folkene i finansavdelingen, ikke så mye.
Det har blitt sagt at 90 prosent av en prosjektleders jobb er kommunikasjon. Denne statistikken er sann og anvendelig når du implementerer Microsoft 365 Business i organisasjonen din. Enten du har en tildelt prosjektleder eller har i oppgave rollen som prosjektleder, er det best å ha en solid kommunikasjonsplan.
Vær oppmerksom på kadensen for kommunikasjonen. Hvis du sender en e-post hver dag i tre måneder for å minne sluttbrukere om en kommende endring, kan du ende opp med irriterte personer som vil opprette en regel for å automatisk slette e-postene dine eller rute dem til en mappe for å lese dem senere. Hvis du plasserer kommunikasjonen for langt fra hverandre, kan de gå glipp av en kommunikasjon og være uforberedt når du endelig bytter. Du må finne den rette balansen basert på hva du vet om sluttbrukerne dine.
For små bedrifter bør du gi en første kunngjøring om Microsoft 365-implementeringen rundt det tidspunktet lisensene anskaffes. Deretter ca. tre uker før e-posten klippes over til det nye systemet, starter dryppkommunikasjonen, og frekvensen øker gradvis etter hvert som cutover-datoen nærmer seg.
Ordtaket "ikke planlegge, planlegge å mislykkes," kunne ikke vært mer sann når det gjelder implementering av en ny teknologi. Nøkkelen til den overordnede implementeringsplanen er opplæringsplanen for sluttbrukere. Treningsplanen trenger ikke å være kompleks. Til og med en oversikt over hvem som skal trenes på hva og når er tilstrekkelig, spesielt hvis du har en liten organisasjon. Husker du champs-nettverket og de utøvende sponsorene? Disse gruppene må inkluderes i opplæringsplanen.
Du kan finne ut at du må justere treningsplanen din etter hvert som du får en følelse av hvor godt de første gruppene med traineer svarer. Som sådan, lag treningsplanen din i et format som enkelt kan oppdateres eller samarbeides om. Du kan eksponere traineene dine for den nye teknologien ved å bruke SharePoint-lister eller dokumentbiblioteker som oppbevaringssted for opplæringsplanen din. De vil begynne å bli trent på funksjonaliteten uten å være klar over det!
En trener ble en gang bedt om å gi en fire timers opplæring i Office 365 for en liten bedrift med 25 brukere. Forsøk på å få informasjon fra bedriftseieren om opplæringsbehovene og de tekniske ferdighetene til de ansatte var mislykket, og treneren ble bedt om å bare trene brukerne "på aLuckyTemplates-måten." Det som signaliserte til treneren var at han ikke kunne ha et fast tema for treningen. Treneren endte opp med å forberede forskjellige scenarier for å passe til en rekke personas. Basert på flyten av samtalen, trakk treneren et bestemt scenario og fokuserte treningen rundt det.
Så, hva er et scenario? I eksemplet ovenfor gikk et scenario omtrent slik:
Jane, Rob og Paul jobber i markedsavdelingen og sender kontinuerlig e-post til hverandre dokumenter de samarbeider om. Det er vanskelig å holde styr på den siste versjonen av dokumentet og finne ut hvem som har gitt hvilken kommentar. Jane, som er ansvarlig for å fjerne alle tilbakemeldingene, blir frustrert fordi akkurat som hun tror hun har laget den endelige versjonen av dokumentet, sender noen forsinket tilbakemelding. Eller noen trekker inn i samtalen en annen person som deretter gir tilbakemelding på saker, uten å vite at de allerede har blitt behandlet i tidligere samtaler.
Treneren presenterte scenariet for workshopdeltakerne og spurte om det skjer i deres organisasjon. Responsen var overveldende ja. Basert på det brukte treneren 30 minutter på å vise dem medforfatterfunksjonene i Word, OneDrive for Business og SharePoint. De brukte deretter sine egne bærbare datamaskiner for å øve. Ved slutten av 30 minutter hadde alle en god forståelse av konseptet og fant ut hvilke personer som var flinkere til det enn andre. De som var mer dyktige ble den beste personen for de som trengte mer håndtak.
Lærdommen her er at hvis du vil at brukere skal ta i bruk Microsoft 365 Business, gjør det til en rask gevinst for dem og skreddersy opplæringen til et scenario som er ekte for dem. Det hadde ikke fungert om treneren bare startet opplæringen med Outlook og hvordan sende krypterte e-poster.
Hvis du har et lite eller én person IT-team, kan du redusere byrden med å støtte mange brukere under implementeringen av Microsoft 365 Business ved å opprette en selvbetjeningsportal i SharePoint eller Microsoft Stream eller begge deler. Du kan legge ut 30-sekunders instruksjonsvideoer for å gi sluttbrukerne en oppfriskning av opplæringen. Du kan be mesterskapet om å legge ut innhold på portalen din, eller åpne ditt selvbetjente arkiv for bidrag fra hvem som helst. Ved å gjøre det på denne måten vil sluttbrukerne øve på det de har lært mens de laster inn innhold i SharePoint eller Stream. Hvis du ønsker å bli fancy, kan du gamifisere prosessen ved å gi insentiver til brukere som har den mest likte videoen.
Internett har massevis av videoer om forskjellige scenarier for Microsoft 365 som du kan inkludere i ressursene dine. Imidlertid er det ofte slik at råvideoer laget av en medarbeider som viser organisasjonens miljø, resonerer mer hos brukere enn markedsføringsvideoer med høy produksjonsverdi fra Microsoft på YouTube og andre kanaler.
Hvis brukerne dine ikke er interessert i videoer, er et annet alternativ å starte en OneNote-notatbok fra et SharePoint-nettsted . Lag forskjellige seksjoner med fokus på en teknologi i notatboken. I hver seksjon inkluderer trinnvise instruksjoner som viser hvordan du fullfører en oppgave ved hjelp av teknologien. Du kan for eksempel ha en seksjon i Outlook hvor du har en side for e-post, en side for kalenderen og en side for oppgaver. Når brukere leser innholdet ditt, lærer de ikke bare om Outlook, men også OneNote og SharePoint, om enn uten å vite det.
Å implementere en ny teknologi som Microsoft 365 Business er ikke en lett oppgave. Når du har suksesshistorier, ta deg tid til å feire og dele gevinsten med sluttbrukerne. Når brukere forstår verdien av deres bidrag til å lykkes med implementeringen, hjelper det med å motivere andre som kanskje ikke deltar så mye.
Et eksempel på en seier er å vise hvor mye selskapet har spart ved å redusere reisekostnadene siden folk begynte å ha videokonferansemøter med Microsoft Teams. En seier kan også være en anbefaling fra noen om økningen i produktiviteten fra å skrive dokumenter i sanntid i forhold til å sende dokumenter frem og tilbake på e-post.
SharePoint Online har en kjekk funksjon kalt Nyheter, en ut-av-boksen tjeneste som lar deg lage innhold som deretter deles på tvers av de forskjellige SharePoint-opplevelsene og appene. Du kan fremheve gevinstene dine ved å bruke SharePoint News for å øke bruken av teknologien. For å finne ut mer om SharePoint News, last ned denne PDF-filen .
Som global administrator for din Microsoft 365-leietaker har du tilgang til bruksrapporter som gir innsikt i hvordan brukerbasen din tar i bruk teknologien. Rapportene inkluderer aktivitets- og bruksmålinger for Exchange, Microsoft Teams, Office 365, OneDrive, SharePoint, Skype for Business og Yammer. Du kan eksportere rapportene til Excel for videre analyse. Hvis du er så tilbøyelig, kan du til og med analysere dataene i Power BI , nok et verktøy fra Microsoft for å visualisere data.
En måte å handle på de tilgjengelige dataene for å drive adopsjon er å se på OneDrive for Business-bruken. Rapporten inneholder informasjon om brukeren, siste aktivitetsdato, antall filer, antall aktive filer og lagringen som brukes. Hvis du legger merke til at en bruker har null (0) filer og svært lite lagringsplass brukt, kan det være en god indikasjon på at brukeren ikke tar i bruk OneDrive for Business. Basert på denne informasjonen kan du målrette opplæring for brukere som har lav bruk av OneDrive for Business.
Når du implementerer en ny teknologi, svikter ingenting så spektakulært som en distribusjon uten støttemodell på plass. Etter en utplassering har folk til og med blitt sparket fra jobbene sine på grunn av dårlig brukeropplevelse og ingen klar vei for eskalering.
Avhengig av hvordan du anskaffer lisensene dine, kan du ha forskjellige alternativer for støtte. Hvis du kjøpte Microsoft 365 Business-lisensene dine direkte fra Microsoft via nettstedet deres , gis støtten din av Microsoft. Med mindre du betaler store penger for Premiere-støtte, er det bare den globale administratoren som kan sende inn støttebilletter til Microsoft Support. Det betyr at du som IT-administrator vil være på plass for å gi støtte til sluttbrukerne dine. Du kan imidlertid sende inn en billett på vegne av sluttbrukerne dine, og Microsoft Support kan ende opp med å jobbe direkte med dem for å løse et problem.
Hvis du har kjøpt lisensene dine fra en Microsoft-partner, enten gjennom Cloud Solutions Provider (CSP) eller Enterprise Agreement (EA), er partneren på kroken for å gi støtte. Avhengig av avtalen din med partneren, kan du enten sende sluttbrukerne dine direkte til partnerens supportteam eller fungere som mellomledd mellom sluttbrukerne og partnerens supportteam. Vær oppmerksom på at partnere kan kreve en ekstra avgift for støtte i tillegg til lisensavgiftene. Hos Cloud611 kan du kjøpe Microsoft 365-lisenser som inkluderer 24/7/365 sluttbrukerstøtte for en minimal avgift på toppen av lisenskostnaden.
Hvis du har fulgt alle eller de fleste av tipsene ovenfor og fortsatt ikke lykkes med å få tilgang til Microsoft 365 Business, kan det være på tide å hente inn proffene. Microsoft Partner Network er fylt med høyt kvalifiserte opplærings- og adopsjonspartnere som kan hjelpe deg med å fjerne blokkeringen av adopsjonsutfordringer. Selv om du må ut med gode penger for å engasjere disse partnerne, kan investeringen være verdt det i det lange løp.
Du kan søke etter Microsofts opplæringspartnere . Bare en forvarsel - den nettadressen fungerer kanskje ikke i Chrome-nettleseren, men URL-en fungerer perfekt i Microsoft Edge-nettleseren.
En av partnerne du finner fra Microsoft Partner Network er Softchoice Corporation . De har en robust profesjonell sluttbrukeradopsjonstjeneste som inkluderer å definere brukstilfeller for å forstå sluttbrukernes behov hele veien til å lage en implementeringsplan for å oppnå ønskede forretningsresultater.
Enda en treningspartner du kan vurdere er Brainstorm Inc . De ble innleid av Microsoft for å gi opplæring for Customer Immersion Experience-programmet.
Hvis du føler at organisasjonen din har unike opplæringsbehov, trenger du kanskje bare være koblet til den rette partneren. Vennligst send en e-post til [email protected] med emnelinjen "Trenger hjelp med trening." Noen vil svare ASAP.
Hvordan blokkere Microsoft Word fra å åpne filer i skrivebeskyttet modus på Windows Microsoft Word åpner filer i skrivebeskyttet modus, noe som gjør det umulig å redigere dem? Ikke bekymre deg, metodene er nedenfor
Slik fikser du feil ved utskrift av feil Microsoft Word-dokumenter Feil ved utskrift av Word-dokumenter med endrede fonter, rotete avsnitt, manglende tekst eller tapt innhold er ganske vanlig. Men ikke gjør det
Hvis du har brukt pennen eller merkepennen til å tegne på PowerPoint-lysbildene dine under en presentasjon, kan du lagre tegningene til neste presentasjon eller slette dem, slik at du neste gang du viser dem starter med rene PowerPoint-lysbilder. Følg disse instruksjonene for å slette penn- og merkepenntegninger: Slette linje én på […]
Stilbiblioteket inneholder CSS-filer, Extensible Stylesheet Language-filer (XSL) og bilder som brukes av forhåndsdefinerte mastersider, sideoppsett og kontroller i SharePoint 2010. For å finne CSS-filer i stilbiblioteket til et publiseringsnettsted: Velg Site Actions→ View Alt innhold på nettstedet. Innholdet på nettstedet vises. Style-biblioteket ligger i […]
Ikke overveld publikum med gigantiske tall. I Microsoft Excel kan du forbedre lesbarheten til dashbordene og rapportene dine ved å formatere tallene dine slik at de vises i tusenvis eller millioner.
Lær hvordan du bruker SharePoints sosiale nettverksverktøy som lar enkeltpersoner og grupper kommunisere, samarbeide, dele og koble til.
Julianske datoer brukes ofte i produksjonsmiljøer som et tidsstempel og hurtigreferanse for et batchnummer. Denne typen datokoding lar forhandlere, forbrukere og serviceagenter identifisere når et produkt ble laget, og dermed alderen på produktet. Julianske datoer brukes også i programmering, militæret og astronomi. Forskjellig […]
Du kan lage en nettapp i Access 2016. Så hva er en nettapp egentlig? Vel, nettet betyr at det er online, og appen er bare en forkortelse for "applikasjon". En Custom Web App er en online databaseapplikasjon som du får tilgang til fra skyen ved hjelp av en nettleser. Du bygger og vedlikeholder nettappen i skrivebordsversjonen […]
De fleste sidene i SharePoint 2010 viser en liste over navigasjonskoblinger på hurtigstartlinjen langs venstre side av siden. Hurtigstartlinjen viser koblinger til innhold på nettstedet som lister, biblioteker, nettsteder og publiseringssider. Hurtigstartlinjen inneholder to svært viktige lenker: Linken for alt nettstedinnhold: […]
For enkle problemer finner Solver i Excel vanligvis raskt de optimale Solver-variabelverdiene for objektivfunksjonen. Men i noen tilfeller har Solver problemer med å finne Solver-variabelverdiene som optimerer objektivfunksjonen. I disse tilfellene viser Solver vanligvis en melding eller en feilmelding som beskriver eller diskuterer problemet som […]
