Forhold mellom felt, tabeller, poster og så videre er de vanligste tingene du håndterer i Access 2016. Ha disse ti tipsene i bakhodet:
En en-til-mange-relasjon kobler én post i den overordnede tabellen til mange poster i den underordnede tabellen.
Angi forholdet for å koble bestillinger til kunder eller lokasjoner til arrangementer. Én kunde kan ha mange bestillinger, og én lokasjon kan ha mange arrangementer. På denne måten trenger du ikke å gjenta all kundekontaktinformasjon for hver bestilling, og heller ikke all stedsinformasjon for hver hendelse.
En en-til-en-relasjon kobler én post i den overordnede tabellen til én post i den underordnede tabellen.
Dette er ikke en vanlig relasjonstype, men kan brukes hvis du trenger å dele en tabell som inneholder mange felt i to tabeller.
Relater primærnøkkelfeltet i den overordnede tabellen med det samme feltet (kalt fremmednøkkelen) i den underordnede tabellen.
Dette er det vanligste scenariet. Den overordnede tabellen inneholder et primærnøkkelfelt, og den underordnede tabellen inneholder samme feltnavn. For eksempel kan en kunde- og ordretabell dele en kunde-ID. CustomerID er normalt primærnøkkelen til kunder og en fremmednøkkel i bestillinger.
Felt som kobles til relasjonen må være av samme datatype.
Du kan ikke relatere et tekstfelt i den overordnede tabellen til et tallfelt i den underordnede tabellen eller omvendt. Feltene må enten være tekstfelt eller tallfelt i hver tabell.
Håndhev referanseintegritet i dialogboksen Rediger relasjoner for å forhindre "foreldreløs" oppføring i den underordnede tabellen.
En foreldreløs er en post i den underordnede tabellen som ikke har en tilsvarende post i den overordnede tabellen. Det klassiske eksemplet er en ordre i en Ordretabell for en kunde som ikke er i Kunder-tabellen. Referensiell integritet forhindrer å legge inn slike foreldreløse bestillinger.
Angi Cascade Update Related Fields i dialogboksen Rediger relasjoner for å oppdatere nøkkelverdien i den underordnede tabellen når den oppdateres i den overordnede tabellen.
Anta at du har to tabeller, en liste over kategorier i en ExpenseType-tabell (feltnavn Kategori) og et felt i en Expense-tabell kalt Kategori. Kategori-feltet i Expenses er fylt ut av en kombinasjonsboks som henter dataene fra ExpenseType-tabellens kategori-felt. Anta videre at det ble gjort en skrivefeil for servering; det ble stavet Dinning. Hvis du har angitt Cascade Update Related Fields, kan du redigere Dinning i ExpenseType til Dining, og den vil endres på hver post som brukes i Expense-tabellen.
Angi Cascade Delete Related Records i dialogboksen Rediger relasjoner for å slette relaterte poster i den underordnede tabellen når den tilsvarende posten er slettet i den overordnede tabellen.
Med denne innstillingen på i et forhold mellom LocationID i Locations og LocationID i Events, slett en posisjonspost, og du vil slette alle hendelsene for det stedet.
Ved å angi relasjoner mellom tabeller setter du automatisk sammenføyninger for disse tabellene når du bygger spørringer.
Relasjonssammenføyninger overføres til designvisningen. Hvis du angir en relasjon mellom Locations og Events på LocationID, vil du se den sammenføyningslinjen når du legger til disse tabellene i en ny spørring i spørringsdesign.
Slett et felt som er en del av et forhold, og du sletter forholdet.
Du kan ikke ha et forhold mellom to felt hvis ett av dem mangler, ikke sant? Så, Access fjerner det ødelagte forholdet når du sletter et felt som er en del av forholdet.
Hvis en primærnøkkel er en del av en relasjon, kan du ikke endre primærnøkkelen i den tabellen til et annet felt uten først å slette relasjonen.
For å endre primærnøkler i en tabell der primærnøkkelen er en del av en relasjon, må du først åpne Relasjoner-vinduet og slette relasjonen før Access lar deg endre primærnøkkelen til et annet felt i den tabellen. I vinduet Relasjoner høyreklikker du på sammenføyningslinjen mellom de to tabellene og velger Slett for å slette forholdet.