Når du begynner å bruke Project 2016, kan de vanlige ordtakene (eller aforismene, aksiomer og forskrifter) her hjelpe deg med å huske grunnleggende prosjektledelsesprinsipper. Fest dem på kontorveggen slik at du kan se dem gjennom hele arbeidsdagen.
Rullende bølgeplanlegging er en utmerket måte å forenkle styringen av et prosjekt. Planlegg ikke lenger inn i fremtiden enn du med rimelighet kan se - og ikke planlegg mer detaljert enn det er fornuftig. Når et prosjekt først er chartret, har du bare milepælsdatoer. Når du begynner å forstå mer om prosjektet, kan du definere prosjektets livssyklus og nøkkelleveransene som skal opprettes i hver av fasene.
Bygg opp prosjektet i faser. Start med de innledende fasene, og fyll ut detaljerte oppgaver, sekvenser, ressurser og varigheter. La de senere fasene være på et høyt detaljnivå; på den måten vil du ha mindre arbeid å gjøre om på senere oppgaver som rett og slett ikke kan forutses i begynnelsen av prosjektet. Du vil også ha mindre behov for å manipulere grunnlinjen til de senere oppgavene: Hvis oppgavene ligger for langt frem i tid, vil ikke tidskravene deres samsvare med ressursene du opprinnelig satte av til dem.
Når det er tidlig i spillet, unngå å gå i detalj på oppgaver som ligger langt frem i tid. Project kan hjelpe deg med rullende bølgeplanlegging når du bruker disse funksjonene i programmet:
Før du begynner å lage prosjektet, gjør leksene dine. Hvis du ikke har all informasjonen du trenger når du setter deg ned ved datamaskinen for å jobbe med Project, vil du hele tiden stoppe, midtplanlegge og stikke av for å finne informasjonen – ikke en effektiv måte å jobbe på.
Før du setter deg ned for å bygge en prosjektplan, tenk på følgende prosjektinformasjon:
Etter at du har tenkt på problemene i denne listen, er du klar til å sette deg ned og begynne å legge inn informasjon i et prosjektprosjekt. (Hører du et ekko her inne?)
Du vet at han er der ute - Murphy og hans jævla lov som fastsetter at alt som kan gå galt vil gå galt. De fleste prosjekter, spesielt lengre og mer komplekse prosjekter, blir ikke fullført i tide eller innenfor budsjett. Din jobb som prosjektleder er å planlegge så nøyaktig du kan og deretter foreta forsiktige justeringer hver gang noen kaster en skiftenøkkel inn i arbeidet – og Project gir deg mange verktøy for å gjøre det. Men utover alle de automatiserte funksjonene til Project, kan du forutse endringer ved å planlegge for det.
Den kritiske banen bestemmer prosjektets varighet. Hver klok prosjektleder bygger beredskapsreservetid og midler inn i sine prosjekter. Når et prosjekt avsluttes en uke for sent og $5 000 over budsjett, er det bare prosjektlederen som vet at det var fire uker senere og $25 000 dyrere enn opprinnelig planlagt, uten beredskapsreserve.
Legg til beredskapsreserve før større leveranser eller slutten av en fase for å ta høyde for uventede hendelser. Du kan til og med legge til en beredskapsoppgave og gi den ressurs med Murphy.
Bruk kostnadsressurstypen (i stedet for en arbeids- eller materialressurs) for å legge til en angitt mengde beredskapsreserve til en oppgave eller fase.
Selv om programvare for prosjektstyring kan forenkle mange aspekter av arbeidslivet ditt, blir de fleste som bruker Project for første gang overveldet av tiden de bruker på å legge inn og oppdatere data. Disse oppgavene kan absolutt være tungvinte, men belønningen fra å mestre de automatiserte oppdaterings- og rapporteringsmulighetene i Project veier mer enn opp for alt arbeid de tåler på forhånd.
Når det er mulig, importer oppgaver fra Outlook eller Excel til Project for å øke hastigheten på dataregistrering i planleggingsfasen.
Spor så ofte du kan - minst en gang i uken. Hvis du ikke har en tendens til oppgaven med å spore fremgang på et prosjekt, kan du havne bak den velkjente åtteballen. Denne strategien sparer deg ikke bare for å måtte legge inn et fjell med sporingsdata, men lar deg også – og teamet ditt – se statusen til prosjektet når som helst. På den måten kan du umiddelbart oppdage katastrofe som nærmer seg og gjøre forebyggende justeringer.
Unngå trangen til å prøve å gjøre alt på et prosjekt selv. Selv om å lage og vedlikeholde prosjektfilen på egen hånd kan se ut til å gi deg mer kontroll over resultatet, er det nesten umulig å fly solo i et større prosjekt (og muligens en heltidsjobb). Du kan selvfølgelig ikke la dusinvis av mennesker gjøre endringer i planen, fordi du risikerer å miste oversikten over hvem som gjorde hva og når. Å følge disse få enkle fremgangsmåtene kan imidlertid konvertere noen få fingre i prosjektkaken fra skadelig til nyttig:
Du kan spore fremgang på et høyt nivå, for eksempel 25 prosent, 50 prosent, 75 prosent og 100 prosent fullført.
De fleste har hørt advarselen om prosjektledelsen «Dekk antakelsene dine», og Project hjelper deg med å gjøre det enkelt. Bruk disse funksjonene til å dokumentere detaljene i prosjektet:
Lagre flere versjoner av prosjektet, spesielt hvis du endrer grunnlinjen i senere versjoner. På denne måten har du oversikt over hvert trinn i prosjektplanleggingen å referere til når spørsmål dukker opp på veien.
Følg disse metodene for å holde kommunikasjonskanaler åpne:
Når du starter prosjektet, bør du ha en ide om hva som er suksess, og du bør vite hvordan du skal måle den suksessen. Du har hørt denne: «Du kan få leveringen i tide, innenfor budsjett eller gjort riktig. Velg to." Suksess kan innebære å nå mange mål, som f.eks
For å finne ut hvordan du vil måle suksess, still disse spørsmålene:
Plasser milepæler i prosjektet som gjenspeiler oppnåelsen av hver type suksess. Når du når en, kan du klappe laget ditt på skulderen. Å vite hvordan suksess ser ut hjelper deg med å motivere teamet ditt til å komme dit.
Det skjer ting. Det har aldri vært et prosjekt som ikke krevde overnatting for overraskelser underveis. Tegnet til en god prosjektleder er at hun er oppmerksom på disse endringene og gjør justeringer for å håndtere dem raskt.
Det er ikke lett å gjøre justeringer for å imøtekomme dårlige nyheter; faktisk kan det være virkelig vanskelig å levere dårlige nyheter. Å unngå et problem i prosjektet og håpe på at det rett og slett vil forsvinne, har imidlertid en ekkel vane å snøballe inn i et enda verre problem. Følgende verktøy kan hjelpe deg å være våken for endringer og gjøre justeringer:
En flott gave som Project tilbyr er muligheten til å se tilbake etter å ha fullført et prosjekt slik at du kan lære av dine feil. Du kan gå gjennom den opprinnelige planen, og hver versjon etter den, for å se hvor godt du estimerte tid og penger, og deretter finne ut hvordan du gjør det bedre.
Ved å bruke registreringer av prosjektet kan du oppdage trender for å finne ut for eksempel hvor du alltid ser ut til å bomme på timing, eller hvorfor du alltid gir alt for lite tid til markedsundersøkelser og altfor mye tid til spørsmål og svar. Kanskje du alltid glemmer å budsjettere for midlertidig hjelp i rushperioder, eller du overbemanner tidlig når du bare trenger noen få personer.
Bruk mengden av informasjon i prosjektplaner for å utdanne deg selv om dine egne styrker og svakheter som prosjektplanlegger og leder og for å forbedre ferdighetene dine med hvert prosjekt du tar på deg.
Hvordan blokkere Microsoft Word fra å åpne filer i skrivebeskyttet modus på Windows Microsoft Word åpner filer i skrivebeskyttet modus, noe som gjør det umulig å redigere dem? Ikke bekymre deg, metodene er nedenfor
Slik fikser du feil ved utskrift av feil Microsoft Word-dokumenter Feil ved utskrift av Word-dokumenter med endrede fonter, rotete avsnitt, manglende tekst eller tapt innhold er ganske vanlig. Men ikke gjør det
Hvis du har brukt pennen eller merkepennen til å tegne på PowerPoint-lysbildene dine under en presentasjon, kan du lagre tegningene til neste presentasjon eller slette dem, slik at du neste gang du viser dem starter med rene PowerPoint-lysbilder. Følg disse instruksjonene for å slette penn- og merkepenntegninger: Slette linje én på […]
Stilbiblioteket inneholder CSS-filer, Extensible Stylesheet Language-filer (XSL) og bilder som brukes av forhåndsdefinerte mastersider, sideoppsett og kontroller i SharePoint 2010. For å finne CSS-filer i stilbiblioteket til et publiseringsnettsted: Velg Site Actions→ View Alt innhold på nettstedet. Innholdet på nettstedet vises. Style-biblioteket ligger i […]
Ikke overveld publikum med gigantiske tall. I Microsoft Excel kan du forbedre lesbarheten til dashbordene og rapportene dine ved å formatere tallene dine slik at de vises i tusenvis eller millioner.
Lær hvordan du bruker SharePoints sosiale nettverksverktøy som lar enkeltpersoner og grupper kommunisere, samarbeide, dele og koble til.
Julianske datoer brukes ofte i produksjonsmiljøer som et tidsstempel og hurtigreferanse for et batchnummer. Denne typen datokoding lar forhandlere, forbrukere og serviceagenter identifisere når et produkt ble laget, og dermed alderen på produktet. Julianske datoer brukes også i programmering, militæret og astronomi. Forskjellig […]
Du kan lage en nettapp i Access 2016. Så hva er en nettapp egentlig? Vel, nettet betyr at det er online, og appen er bare en forkortelse for "applikasjon". En Custom Web App er en online databaseapplikasjon som du får tilgang til fra skyen ved hjelp av en nettleser. Du bygger og vedlikeholder nettappen i skrivebordsversjonen […]
De fleste sidene i SharePoint 2010 viser en liste over navigasjonskoblinger på hurtigstartlinjen langs venstre side av siden. Hurtigstartlinjen viser koblinger til innhold på nettstedet som lister, biblioteker, nettsteder og publiseringssider. Hurtigstartlinjen inneholder to svært viktige lenker: Linken for alt nettstedinnhold: […]
For enkle problemer finner Solver i Excel vanligvis raskt de optimale Solver-variabelverdiene for objektivfunksjonen. Men i noen tilfeller har Solver problemer med å finne Solver-variabelverdiene som optimerer objektivfunksjonen. I disse tilfellene viser Solver vanligvis en melding eller en feilmelding som beskriver eller diskuterer problemet som […]
