Uzlabojiet savu naudas plūsmu, izmantojot QuickBooks 2019

Jums jāzina, kā pārraudzīt, ko jūsu klienti jums ir parādā, un kā novērtēt finanšu izmaksas. Tomēr neuztraucieties. Varat izsekot klienta parādiem vairākos veidos. Iespējams, vienkāršākā metode ir parādīt Klientu centru, izvēloties Klients → Klientu centrs.

Pēc tam atlasiet klientu sarakstā Klienti un darbi (kas parādās loga kreisajā malā). QuickBooks izveido lapu, kurā ir uzskaitīti klienta darījumi. Tas parāda arī klienta kontaktinformāciju. Šajā attēlā ir parādīta klienta klientu centra informācija.

Klientu centra logs

Jums arī jāapzinās, ka QuickBooks nodrošina vairākus modernus debitoru (A/R) pārskatus. Šiem pārskatiem varat piekļūt, noklikšķinot uz ikonas Pārskati un izvēloties Klienti un debitoru parādi. Vai arī varat izvēlēties Pārskati → Klienti un debitoru parādi. Pēc tam QuickBooks parāda apakšizvēlni, kurā ir aptuveni pusducis pārskatu, kuros aprakstīts, cik daudz naudas klienti jums ir parādā. Dažos pārskatos, piemēram, neapmaksātie rēķini tiek sakārtoti dažādās grupās, pamatojoties uz to, cik veci ir rēķini. (Šos pārskatus sauc par novecošanu. ) Dažos pārskatos ir apkopoti tikai rēķini vai maksājumi. Un daži pārskati parāda katra klienta atvērto vai neapmaksāto atlikumu.

Jūs varat izdrukāt izrakstu, ko nosūtīt klientam, izvēloties Klienti → Izveidot pārskatus. Izmantojiet dialoglodziņu Izveidot pārskatus, lai aprakstītu, kuriem klientiem vēlaties drukāt izrakstus un datumu diapazonus, kuros vēlaties rādīt pārskatus; pēc tam noklikšķiniet uz Drukāt vai Sūtīt pa e-pastu, lai izdrukātu vai nosūtītu pārskatus pa e-pastu. Pārskati ir ērts veids, kā atgādināt aizmāršīgiem klientiem vai klientiem par kavētām summām. Starp citu, jums nav jāsūta izraksti visiem par katru mēnesi. Savā CPA praksē es pāris reizes gadā izsūtu izrakstus klientiem, kuru konti ir nokavēti. Šis draudzīgais atgādinājums vienmēr rada dažus ātrus maksājumus un neveiklas atvainošanās.

Kā novērtēt finanšu izmaksas programmā QuickBooks 2019

QuickBooks novērtē finanšu izmaksas par neapmaksātiem neapmaksātiem rēķiniem, neņemot vērā nevienu nepiemērotu maksājumu. Attiecīgi pirms finanšu izmaksu noteikšanas pārliecinieties, ka apmaksātajiem rēķiniem izmantojat visus maksājumus un kredītrēķinus.

Lai novērtētu finanšu izmaksas, rīkojieties šādi:

1. Izvēlieties Rediģēt → Preferences, noklikšķiniet uz ikonas Finance Charge sarakstā kreisajā pusē un pēc tam noklikšķiniet uz cilnes Uzņēmuma preferences.

Lai varētu novērtēt finanšu izmaksas, vispirms tās ir jāiestata.

Tikai QuickBooks administrators var mainīt uzņēmuma finanšu maksas iestatījumus, un viņš vai viņa to var izdarīt tikai viena lietotāja režīmā.

QuickBooks parāda dialoglodziņu Preferences, kā parādīts attēlā. (Ja iepriekš esat novērtējis finanšu izmaksas, programmā QuickBooks tiek parādīts logs Assess Finance Charges. Varat parādīt dialoglodziņu Preferences un pārbaudīt vai rediģēt finanšu maksas iestatījumus, logā Assess Finance Charges noklikšķinot uz pogas Iestatījumi.)

Dialoglodziņš Preferences finanšu izmaksām

2. Ievadiet gada procentu likmi, ko vēlaties izmantot, lai aprēķinātu finanšu izmaksas.

Pārvietojiet kursoru uz teksta lodziņu Gada procentu likme (%) un ievadiet gada procentu likmi.

3. (Neobligāti) Ievadiet minimālo finanšu maksu, ja tāda ir.

Pārvietojiet kursoru uz tekstlodziņu Minimālā finanšu maksa un ievadiet minimālo maksu. Piemēram, ja vienmēr iekasējat vismaz 25 ASV dolārus par nokavētu rēķinu, ierakstiet 25.

4. Ievadiet žēlastības dienu skaitu, ko piešķirat.

Žēlastības dienas. Tas izklausās pēc mākslinieciskas filmas vai nopietna romāna, vai ne? Būtībā šis skaitlis ir tas, cik dienu atslābuma jūs esat gatavs samazināt cilvēkus. Ja tekstlodziņā Labvēlības periods (dienas) ierakstāt 30, QuickBooks sāks novērtēt finanšu izmaksas tikai 30 dienas pēc rēķina apmaksas termiņa beigām.

5. Norādiet, kuru kontu vēlaties izmantot, lai izsekotu finanšu izmaksas.

Aktivizējiet nolaižamo izvēlni Finanšu izmaksu konts un izvēlieties ienākumu vai cita veida ienākumu kontu.

6. Norādiet, vai vēlaties iekasēt finanšu izmaksas par finanšu izmaksām.

Vai šim apgalvojumam ir jēga? Ja iekasējat kādam finanšu maksu, bet viņš vai viņa nemaksā finanšu maksu, galu galā arī šī maksa kļūst nokavēta. Tātad, ko jūs darāt nākamreiz, kad novērtējat finanšu izmaksas? Vai jūs rēķināt finanšu maksu no finanšu maksas? Ja vēlaties to darīt un ja valsts un vietējie likumi jums to atļauj, atzīmējiet izvēles rūtiņu Novērtēt finanšu izmaksas par kavētām finanšu maksām.

7. Pastāstiet QuickBooks, vai finanšu izmaksas jāaprēķina no maksājuma datuma vai rēķina datuma.

Atlasiet opciju Apmaksas datums vai Rēķina/rēķina datums. Kā jūs varētu nojaust, jūs aprēķināt lielākas finanšu izmaksas, ja rēķina datumā sākat uzkrāt procentus.

8. Pastāstiet QuickBooks, vai tai ir jādrukā finanšu maksas rēķini.

Atzīmējiet izvēles rūtiņu ar nosaukumu Atzīmēt finanšu izmaksu rēķinus kā “Izdrukāšanai”, ja vēlāk vēlaties izdrukāt rēķinus par aprēķinātajām finanšu izmaksām.

9. Noklikšķiniet uz Labi.

Kad esat izmantojis dialoglodziņu Preferences, lai norādītu QuickBooks, kā jāaprēķina finanšu izmaksas, noklikšķiniet uz Labi.

10. Izvēlieties Klienti → Novērtēt finanšu izmaksas vai sākuma ekrānā noklikšķiniet uz ikonas Finanšu izmaksas.

Parādās logs Novērtēt finanšu izmaksas, kā parādīts attēlā. Šajā logā ir redzamas visas finanšu izmaksas, ko QuickBooks ir aprēķinājis, sakārtotas pēc klienta.

Logs Novērtēt finanšu izmaksas

11. Ievadiet finanšu maksas novērtējuma datumu.

Pārvietojiet kursoru uz teksta lodziņu Novērtējuma datums un ievadiet datumu, kad novērtējat finanšu izmaksas, un es esmu gatavs derēt, ka tas ir pašreizējais datums. (Šis datums ir arī rēķina datums, kas tiks izmantots finanšu maksas rēķinos, ja tos izveidosit.)

12. Apstipriniet, par kuriem klientiem vēlaties novērtēt finanšu izmaksas.

QuickBooks sākotnēji atzīmē visas finanšu izmaksas, kas nozīmē, ka katrai finanšu maksai tiek izveidots jauns rēķins. (QuickBooks atzīmē finanšu izmaksas ar nelielu atzīmi.) Ja vēlaties noņemt atzīmi (vai vēlāk atzīmēt) finanšu izmaksas, noklikšķiniet uz tās. Lai noņemtu atzīmes visām maksām, noklikšķiniet uz pogas Noņemt visu atzīmi. Lai atzīmētu visas maksas, noklikšķiniet uz pogas Atzīmēt visu.

Varat izveidot iekasēšanas pārskatu par jebkuru klientu vai darbu, kas norādīts logā Novērtēt finanšu izmaksas, atlasot klienta vārdu un pēc tam noklikšķinot uz pogas Iekasēšanas vēsture.

13. Noklikšķiniet uz pogas Novērtēt maksas.

Kad logā Novērtēt finanšu izmaksas ir pareizi aprakstītas finanšu izmaksas, kuras vēlaties novērtēt, noklikšķiniet uz Novērtēt izmaksas. Jūs esat pabeidzis ar finanšu maksas aprēķiniem un novērtējumiem.

Kā rīkoties ar noguldījumiem QuickBooks

Kamēr es runāju par jūsu naudas plūsmas uzlabošanu, ļaujiet man īsi pieminēt vēl vienu spēcīgu naudas plūsmas paņēmienu un apspriest šai tehnikai nepieciešamo grāmatvedības uzskaiti.

Viens vienkāršs veids, kā uzlabot savu naudas plūsmu, ir pieņemt vai pieprasīt no klientiem vai klientiem avansa iemaksas vai ieturējumus pirms faktiskā darba veikšanas. Citiem vārdiem sakot, pirms sākat darbu vai pasūtāt inventāru vai darāt visu, kas ir pirmais solis jūsu biznesā, lai pabeigtu pārdošanu, jūs savāc aukstu, cietu naudu.

Diemžēl šie klientu noguldījumi, kā tos sauc, rada nelielas grāmatvedības problēmas. Būtībā rodas jautājums, kā reģistrēt čeku vai skaidras naudas iemaksu par lietām, kuras vēl neesat izdarījis vai pārdevis? Jums ir divas pamata iespējas:

• Vienkāršs veids: varat ierakstīt pakalpojuma vai produkta pārdošanas kvīti. Tādā veidā jūs uzskaitāt naudu, kas ienāk jūsu uzņēmumā, un atzīstat ieņēmumus. Ņemiet vērā arī to, ka, ja depozīts nav atmaksājams — un naudas plūsmas nolūkos depozītam ir jābūt neatmaksājamam —, ja esat nodokļu maksātājs skaidrā naudā, jums ir jāskaita ieņēmumi, kad saņemat depozītu. (Jūs, iespējams, esat nodokļu maksātājs, kas maksā naudu, taču, ja neesat pārliecināts, jautājiet savam nodokļu konsultantam.)
• Precīzs veids: Jūs varat atzīt depozītu kā jaunu saistību. To var izdarīt, izveidojot žurnāla ierakstu, kurā tiek reģistrēts jūsu naudas konta pieaugums un jūsu Klientu noguldījumu tekošā saistību konta pieaugums. Ja depozīts ir atmaksājams un esat nodokļu maksātājs, pamatojoties uz skaidru naudu, vai ja esat nodokļu maksātājs, pamatojoties uz uzkrāšanas principu, jums, iespējams, vajadzētu izmantot šo metodi. Kad pārdošana ir pabeigta un vēlāk tiek izrakstīts rēķins, izmantojiet vienumu Klienta depozīts kā mīnusa summu pārdošanas rēķinā, lai pārvietotu summu no saistību konta un piemērotu to apmaksājamajam rēķina atlikumam.