Saglabājiet labu grāmatvedības kontroli programmā QuickBooks 2018

QuickBooks 2018 piedāvā kontroles paņēmienus, ko uzņēmuma īpašnieks vai uzņēmuma vadītājs var izmantot, lai samazinātu nejaušas kļūdas un samazinātu zādzības iespēju, kas rodas, ja piekļuve ir vairākiem lietotājiem. Šeit ir dažas lieliskas idejas:

• Regulāri salīdziniet fizisko krājumu skaitu ar krājumu uzskaites ierakstiem. Diemžēl krājumi sarūk. Cilvēki — dažreiz darbinieki, bet bieži vien pseidoklienti, piemēram, veikalu zagļi — zog inventāru. Tāpēc viena lieta, kas jums jādara, lai samazinātu krājumu zudumus un uzturētu precīzus grāmatvedības ierakstus, ir regulāri salīdzināt krājumu fiziskos uzskaites datus ar to, ko uzrāda jūsu grāmatvedības ieraksti. Piemēram, neliels veikals var vēlēties salīdzināt tabakas krājumus katru dienu, alus un vīna krājumus katru nedēļu un visus citus pārtikas preču krājumus katru mēnesi vai gadu. Šī pieeja vērtīgāko un visvieglāk nozagto priekšmetu biežai uzskaitei nodrošina divas lietas:
  • Krājumu samazināšanās tiek ātri konstatēta.
  • Uzņēmuma īpašnieks var samazināt krājumu samazināšanos, nosakot visbiežāk nozagto krājumu veidu vai pat tad, kad krājumi tiek zagti visbiežāk.
• Saskaņot bankas kontus. Viena lieta, kas, manuprāt, būtu jādara uzņēmumu īpašniekiem, ir jāsaskaņo savi bankas konti. Bieži vien darbinieku zādzības, ko veic grāmatvedības darbinieki, notiek, darbiniekiem izdomājot, kā uzrakstīt uzņēmuma bankas kontā čekus, kurus īpašnieks neredz. Viens drošs veids, kā atrast fiktīvu un krāpniecisku darījumu, ir panākt, lai īpašnieks saskaņo bankas izrakstu. Ja īpašniece saskaņo bankas izrakstu, viņa var salīdzināt bankas uzskaiti par kontu ar uzņēmuma QuickBooks grāmatvedības ierakstiem. Visas acīmredzamās neatbilstības var novērst, kas nozīmē, ka QuickBooks grāmatvedības ieraksti ir precīzāki. Turklāt visi neskaidri, aizdomīgi darījumi mēdz kļūt acīmredzami, kad uzņēmuma īpašnieks rūpīgi aplūko čekus.
• Ja iespējams, nošķiriet uzskaiti no fiziskās aizbildniecības.Mazā uzņēmumā ir grūti vienmēr nodalīt kādas darbības uzskaiti no fiziskās aizbildnības vai fiziskās atbildības par šo darbību. Ir grūti nodalīt krājumu uzskaiti no fiziskās glabāšanas vai piekļuves šiem krājumiem. Piemēram, veikala darbinieks var viegli nozagt cigaretes un arī pielāgot krājumu uzskaiti, pārdodot cigarešu kases aparātus. Tomēr visur, kur varat nodalīt fizisko aizbildniecību no grāmatvedības, tiek veikta iebūvēta kļūdu pārbaude. Persona, kas veic uzskaiti, netieši pārbauda, ​​vai fiziskais glabātājs rūpējas par aktīvu. Ja fiziskais glabātājs, piemēram, zog cigarešu kartona kastes, šis fakts parādās, kad grāmatvedis salīdzina grāmatvedības uzskaiti ar krājumu fiziskajiem uzskatiem. Līdzīgi, kāds, kuram nav piekļuves skaidrai naudai un bankas kontam, nevar viegli nozagt skaidru naudu, pat ja viņam ir pilnīga piekļuve skaidras naudas uzskaites reģistriem. Varat lūgt CPA palīdzību, lai izstrādātu veidus, kā nodalīt aktīvu fizisko glabāšanu no grāmatvedības un grāmatvedības pienākumiem. Un jums tas tiešām ir jādara. Diemžēl darbinieku zādzības ir ļoti izplatītas.
• Apmāciet darbiniekus lietot QuickBooks. Ja jums ir jebkura lieluma uzņēmums, jums vajadzētu apmācīt darbiniekus lietot QuickBooks divu galveno iemeslu dēļ:
  • Kāds, kurš zina, kā lietot QuickBooks, mazāk pieļaus netīšas kļūdas. QuickBooks nav grūti izmantot, taču to nevar iemācīties negribot bez palīdzības. Daži darījumi ir diezgan sarežģīti, īpaši noteiktiem uzņēmumiem. Tāpēc, ja varat, ir lietderīgi sniegt darbiniekiem palīdzību vai apmācību, vai abus. Šie resursi ļauj cilvēkiem ērtāk un precīzāk izmantot QuickBooks funkcijas, lai izveidotu finanšu informāciju, kas ļauj labāk pārvaldīt savu biznesu.
  • Nekārtīgi grāmatvedības ieraksti maskējas darbinieku zādzības. Bieži vien viena lieta, ko redzat, kad notiek darbinieku zādzība, ir patiešām sajaukti grāmatvedības ieraksti. Šī iemesla dēļ jūs varat nonākt situācijā, kad slikti apmācīti darbinieki izveido nekārtīgu grāmatvedības sistēmu, kas nodrošina darbinieku zādzību. Tātad apmācība nozīmē ne tikai to, ka jums būs precīzāka grāmatvedības uzskaite, bet arī mazāka iespēja, ka jums būs zādzībai vai piesavināšanai labvēlīga vide.
• Aizveriet savu QuickBooks failu. Apgūstot Grāmatvedības principu kursu, jūs atklāsiet, ka slēgšana nozīmē grāmatvedības procedūru kopumu, ko kāds veic, lai nulli ieņēmumu un izdevumu kontus, lai, sākot ar jauno gadu, varētu viegli aprēķināt ieņēmumus un izdevumus. Programmā QuickBooks tiek aizvērtanozīmē kaut ko citu. Bet jūs joprojām vēlaties aizvērt QuickBooks failu, lai saglabātu datu integritāti. Lūk, kā to izdarīt: Izvēlieties komandu Rediģēt –> Preferences, atlasiet Grāmatvedība, atlasiet cilni Uzņēmuma preferences un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Noslēguma datums Iestatīt datumu/paroli. Kad QuickBooks pieprasa, norādiet beigu datumu un paroli. Pēc šīs informācijas sniegšanas QuickBooks aizliedz vai ierobežo lietotājiem mainīt vai ievadīt darījumus, kas datēti pirms beigu datuma. (Tikai personas, kurām ir parole, var veikt izmaiņas vai ievadīt darījumus, kuru datumi ir agrāki par beigu datumu.)
• Pārvaldiet savu QuickBooks grāmatvedības sistēmu. Man diemžēl jāziņo, ka daudzi uzņēmumu īpašnieki neuzskata grāmatvedības sistēmu par kaut ko vairāk kā līdzekli rēķinu, algas čeku un ikgadējai nodokļu deklarācijai nepieciešamās informācijas sagatavošanai. Diemžēl šīs attālās attiecības ar grāmatvedības sistēmu nozīmē, ka uzņēmumu īpašnieki bieži vien nejūt nepieciešamību aktīvi pārvaldīt to, kas notiek ar grāmatvedības sistēmu.

Uzskats, kas balstīts uz vairāk nekā 30 gadu pieredzi darbā par CPA, liecina, ka šāda attieksme ir nepareiza. Grāmatvedības sistēmai ir jābūt rīkam, ko izmantojat, lai labāk pārvaldītu savu biznesu. Un tā var būt. Bet, ja tas būs rīks labākai jūsu biznesa pārvaldībai, jums ir jāpārvalda sistēma. Citiem vārdiem sakot, es ar cieņu iesaku jums uzņemties atbildību par to, lai darbinieki būtu apmācīti veikt darbības, kas aizsargā jūsu grāmatvedības sistēmu (piemēram, datu faila dublēšana), un nodrošināt, ka viņi katru mēnesi un katru gadu veic atbilstošas ​​grāmatvedības procedūras. pamata (piemēram, visu rēķinu izsūtīšana, bankas kontu saskaņošana, netīro darījumu tīrīšana un tā tālāk).

Šai vadības atbildībai nav jābūt smagai. Izveidojot dažus vienkāršus kontrolsarakstus, varat viegli pārliecināties, ka cilvēki dara to, ko viņiem vajadzētu darīt. Nākamajā tabulā parādīts ikmēneša grāmatvedības uzdevumu saraksta paraugs.

Ikmēneša grāmatvedības uzdevumu saraksta paraugs

Šajā tabulā parādīts gada grāmatvedības uzdevumu saraksta paraugs. Šīs tabulas var izmantot kā sākumpunktu, veidojot savu sarakstu ar lietām, kas grāmatvedības darbiniekam vai biroja vadītājam ir jādara katru mēnesi vai katra gada beigās.

Gada grāmatvedības uzdevumu saraksta paraugs