Rēķinu kļūdu labošana, izmantojot QuickBooks 2005

Jūs izmantojat QuickBooks rēķina veidlapu, lai norēķinātos par klientiem par pārdotajām precēm. Neviens nav ideāls, tāpēc jums nav jāraizējas par kļūdām, ko pieļaujat, ievadot informāciju rēķinos. Tomēr, ja to darāt, šeit ir daži veidi, kā novērst izplatītas kļūdas.

Ja rēķins joprojām tiek rādīts ekrānā

Ja rēķins joprojām tiek rādīts ekrānā, varat vienkārši pārvietot kursoru uz nepareizo lodziņu vai pogu un pēc tam labot kļūdu. Tā kā lielākā daļa informācijas, ko ievadāt logā Rēķinu izveide, ir īsas un precīzas, dažu lauku saturu varat viegli aizstāt, ierakstot jau esošo. Lai sāktu visu no jauna, vienkārši noklikšķiniet uz pogas Notīrīt. Lai pēc izmaiņu veikšanas saglabātu rēķinu, noklikšķiniet uz Saglabāt un jauns.

Ja rēķina vidū ir jāievieto rinda, ar peles labo pogu noklikšķiniet, lai parādītu īsinājumtaustiņu izvēlni, un parādītajā īsinājumizvēlnē izvēlieties Ievietot rindu vai Dzēst rindu.

Ja rēķins netiek parādīts ekrānā

Ja rēķins netiek parādīts ekrānā, bet jūs to vēl neesat izdrukājis, varat izmantot pogas Nākamais un Iepriekšējais, lai pārlūkotu rēķinus. Kad atrodat kļūdu, kurā ir kļūda, vienkārši izlabojiet kļūdu, kā aprakstīts iepriekšējā sadaļā. Ja, labojot rēķinu, pieļaujat kļūdu, varat noklikšķināt uz pogas Atgriezt, lai atgrieztos pie saglabātā rēķina. Poga Atgriezt aizvieto pogu Notīrīt, kad skatāt esošu rēķinu, tas ir, rēķinu, kuru jau esat saglabājis.

Ja esat izdrukājis rēķinu, varat arī veikt iepriekšējās rindkopās aprakstītās izmaiņas. Piemēram, varat pārlūkot rēķinus, līdz atrodat to (tagad izdrukāto), kurā ir kļūda. Un jūs varat mainīt kļūdu un vēlreiz izdrukāt rēķinu. Tomēr, iespējams, nevēlaties iet šo ceļu, ja jau esat izsūtījis rēķinu. Varat apsvērt iespēju labot rēķinu, izrakstot kredītrēķinu (ja sākotnējais rēķins ir pārmaksāts) vai citu rēķinu (ja sākotnējais rēķins ir mazāks). Iemesls, kāpēc jūs varētu vēlēties izsniegt kredītrēķinu vai citu rēķinu, ir tas, ka dzīve kļūst šausmīgi nekārtīga, ja jums vai jūsu klientam ir vairākas viena un tā paša rēķina kopijas un tas rada neskaidrības.

Rēķina dzēšana

Varat arī dzēst rēķinus. Procesuāli rēķina dzēšana ir vienkārša. Vienkārši parādiet rēķinu logā Rēķinu izveide un izvēlieties Rediģēt -> Dzēst rēķinu. Kad QuickBooks lūdz apstiprināt dzēšanu, noklikšķiniet uz Jā. Bet vispirms izlasiet nākamo rindkopu. Iespējams, nevēlaties dzēst rēķinu. . . .

Lai gan rēķinu dzēšana ir vienkārša, to nevajadzētu darīt nejauši vai prieka pēc. Rēķina dzēšana ir piemērota, ja to tikko izveidojāt; tikai jūs to esat redzējis, bet vēl neesat to izdrukājis. Šajā gadījumā nevienam nav jāzina, ka esat pieļāvis kļūdu. Tas ir tavs noslēpums. Bet pārējā laikā — pat ja esat izveidojis rēķinu, kuru vēlāk nevēlaties, jums ir jāsaglabā rēķina kopija QuickBooks sistēmā. To darot, jums ir ieraksts, ka rēķins pastāvēja, kas parasti atvieglo vēlāku atbildi uz jautājumiem.

"Bet kā es varu labot savas grāmatas, ja atstāju viltotu rēķinu?" tu jautā. Labs jautājums. Lai labotu savus finanšu ierakstus par rēķinu, kuru vairs nevēlaties uzskaitīt, vienkārši anulējiet rēķinu. Rēķins paliek QuickBooks sistēmā, bet QuickBooks to neuzskaita, jo zaudē informāciju par daudzumu un apjomu. Labas ziņas — rēķina anulēšana ir tikpat vienkārša kā tā dzēšana. Vienkārši parādiet rēķinu logā Izveidot rēķinus un pēc tam izvēlieties Rediģēt -> Nederīgs rēķins.