Rēķinu ierakstīšana, izmantojot QuickBooks 2003

Kad tiek saņemts rēķins, pirmais, kas jādara, ir tas jāreģistrē. Rēķinus var ierakstīt logā Ievadīt rēķinus vai reģistru Kreditori. Ja plānojat izsekot rēķiniem pēc izdevumiem un posteņiem, jums ir jāizmanto logs Ievadīt rēķinus.

Lai ierakstītu rēķinu, izmantojot dialoglodziņu Rēķinu ievadīšana, rīkojieties šādi:

1. Izvēlieties Pārdevēji —> Ievadīt rēķinus.

Vai arī sarakstā Navigatori atlasiet Pārdevēji un pēc tam noklikšķiniet uz ikonas Ievadīt rēķinus. Jūs, bez šaubām, ievērojat, ka šī loga augšējā puse ļoti izskatās pēc čeka — tas ir tāpēc, ka liela daļa šeit ievietotās informācijas nonāk čekā, kuru rakstāt, lai apmaksātu rēķinu. (Ja veidlapas augšpusē redzat vārdu Kredīts, nevis Rēķins, noklikšķiniet uz Rēķina opcijas pogas augšējā kreisajā stūrī. Varat arī izmantot šo ekrānu, lai ievadītu kredītu no piegādātājiem.)

2. Atlasiet tā pārdevēja nosaukumu, par kuru maksājat.

Ja vēlaties samaksāt šo rēķinu pārdevējam, kurš jau ir iekļauts piegādātāju sarakstā, vienkārši noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas rindiņas Piegādātājs beigās un izvēlieties pārdevēju. (Pēc tam QuickBooks automātiski aizpilda logu Ievadiet rēķinus ar tik daudz informācijas, cik tas spēj atcerēties.) Taču, ja šis pārdevējs ir jauns, QuickBooks lūdz ātri pievienot vai iestatīt kādu informāciju par pārdevēju — adresi, kredītlimitu, maksājuma noteikumus, un tā tālāk. Jūs sniedzat šo informāciju logā Jauns piegādātājs.

Ja jums ir viens vai vairāki neaizpildīti pirkuma pasūtījumi ar atlasīto pārdevēju, QuickBooks jautā, vai vēlaties saņemt pret pirkuma pasūtījumu. Noklikšķiniet uz Jā, ja to darāt, vai Nē, ja nē. Ja izvēlaties saņemt pret pirkuma pasūtījumu, QuickBooks parāda dialoglodziņu Atvērt pirkuma pasūtījumus. Tajā vienkārši ir uzskaitīti atvērtie pirkuma pasūtījumi, kurus esat reģistrējis. Kad atlasāt vienu vai vairākus pirkuma pasūtījumus, pret kuriem saņemt, QuickBooks aizpilda preces un summas no šiem pasūtījumiem jūsu vietā, kuras varat mainīt pēc vajadzības.

Lai izveidotu pirkšanas pasūtījumu, kas ir tikai no piegādātājiem pasūtīto preču ieraksts, izvēlieties Pārdevēji —> Izveidot pirkuma pasūtījumus. Kad QuickBooks parāda logu Izveidot pirkuma pasūtījumus, aprakstiet savu pasūtījumu. Jūs drukājat un rediģējat pirkuma pasūtījumus tāpat kā drukājat rēķinus un kredītrēķinus.

3. Atlasiet maksājuma noteikumus, kas apraksta rēķina apmaksas laiku.

Rindā Noteikumi atveriet nolaižamo sarakstu un atlasiet maksājuma nosacījumus (ja informācija tajā vēl nav pieejama, kad iestatījāt piegādātāju).

4. (Neobligāti) Ievadiet piezīmi, lai aprakstītu rēķinu.

Piezīmes lodziņā varat ievadīt piezīmi. Jūsu ievadītā piezīme tiek parādīta A/P reģistrā.

5. Pārvietojiet kursoru uz leju uz cilnes Izdevumi kolonnu Konts un ievadiet izdevumu konta nosaukumu.

Iespējams, ka vēlaties ievadīt tā izdevumu konta nosaukumu, kas jau ir kontu plānā. Ja tas tā ir, noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas, lai skatītu visu savu kontu sarakstu. Jums, iespējams, ir jāritina saraksts uz leju, lai piekļūtu izdevumu kontiem (ātrs veids, kā pārvietoties uz leju sarakstā, ir sākt rakstīt konta nosaukumu — jūs ejat uz leju sarakstā). Noklikšķiniet uz konta, uz kuru attiecas šis rēķins (visticamāk, tas ir Izejmateriāli vai kaut kas tamlīdzīgs).

Ja šim rēķinam ir jāizveido jauna izdevumu konta kategorija, izvēlieties no saraksta augšdaļas. Tiek parādīts dialoglodziņš Jauns konts. Aizpildiet informāciju un noklikšķiniet uz Labi.

Ko darīt, ja naudu, ko maksājat šī rēķina dēļ, var sadalīt divos, trīs vai četros izdevumu kontos? Vienkārši noklikšķiniet zem tikko ievadītā konta. Parādās lejupvērstā bultiņa. Noklikšķiniet uz tā, lai ievadītu citu izdevumu kontu, vēl vienu un citu, ja vēlaties.

6. Ja nepieciešams, pārejiet uz kolonnu Summa un mainiet skaitļus.

Ja sadalāt šo rēķinu vairākiem kontiem, pārliecinieties, vai slejā Summa norādītie skaitļi veido rēķina kopējo summu.

7. (Neobligāti) Slejā Piezīme ievadiet paskaidrojuma vai gudrības vārdus.

8. (Pēc izvēles) Piešķiriet izdevumus klientam: Darbs.

Ja plānojat saņemt atlīdzību par šiem izdevumiem vai vienkārši vēlaties izsekot saviem izdevumiem pēc darba vietas, ievadiet klientu, kurš jums atlīdzinās. Ja nepieciešams, ievadiet summu katram kontam. Varat izmantot lejupvērsto bultiņu, lai atrastu klientus, un pēc tam noklikšķināt uz tiem.

9. (Neobligāti) Piešķiriet izdevumus klasei.

Varat arī izsekot izdevumiem pa klasēm, veicot ierakstus slejā Klase. Ievērojiet parasto lejupvērsto bultiņu un noklikšķiniet uz tās, lai redzētu nodarbību sarakstu. (Jūs neredzat sleju Klase, ja vien neesat teicis QuickBooks, ka vēlaties izmantot klases.)

Ja vēlaties, lai QuickBooks izsekotu izdevumus pēc klases, varat to iestatīt tā. Lai iestatītu QuickBooks izdevumu izsekošanai, izvēlieties Rediģēt -> Preferences. Kad QuickBooks parāda dialoglodziņu Preferences, noklikšķiniet uz ikonas Grāmatvedība, noklikšķiniet uz cilnes Uzņēmuma preferences un pēc tam atzīmējiet izvēles rūtiņu Izmantot klases izsekošanu.

Ja vēlaties, noklikšķiniet uz pogas Pārrēķināt, lai apkopotu izdevumus.

10. Izmantojiet cilni Preces, lai reģistrētu dažādas rēķinā norādītās preces.

Noklikšķiniet uz cilnes Vienumi. Ievadiet iegādātās preces un cenas, ko par tām samaksājāt.

Ja pēc daļējas rēķina aizpildīšanas saprotat, ka rēķins patiešām apmaksā pirkuma pasūtījumu, noklikšķiniet uz pogas Atlasīt PO, kas parādās loga Ievadiet rēķinu cilnē Preces.

Nolaižamajā sarakstā Pārdevējs noklikšķiniet uz tā pārdevēja vārda, kurš jums nosūtīja rēķinu. Atvērto pirkšanas pasūtījumu sarakstā noklikšķiniet uz kolonnas kreisajā pusē, lai atzīmētu atzīmi blakus pirkšanas pasūtījumam (vai pasūtījumiem), par kuru maksājat. Pietiekami viegli? Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz Labi, un QuickBooks automātiski aizpilda cilni Vienumi.

11. Pārejiet uz kolonnu Vienums un ievadiet preces nosaukumu.

Ievērojiet lejupvērsto bultiņu šajā kolonnā. Noklikšķiniet uz tā, lai redzētu vienumu sarakstu. Vai prece, par kuru maksājat, ir redzama šajā sarakstā? Ja tā, noklikšķiniet uz šī vienuma. Ja nē, izvēlieties no saraksta augšdaļas un aizpildiet logu Jauns vienums.

12. Cilnē Preces aizpildiet pārējās vienumu rindas.

Šeit varat ievadīt visas preces, kuras pērkat. Gādājiet, lai cilnē Preces būtu precīzi norādītas preces, kuras pērkat, to izmaksas un to daudzums. Ja vēlaties, noklikšķiniet uz pogas Pārrēķināt, lai apkopotu vienumus.

13. Saglabājiet rēķinu.

Noklikšķiniet uz Saglabāt un jauns, lai saglabātu rēķina ierakstu, un pēc tam ievadiet citu rēķinu. Vai noklikšķiniet uz Saglabāt un aizvērt, lai reģistrētu rēķinu, bet nemaksātu citu rēķinu.