QuickBooks izmantošana, lai pārvaldītu krājumus ražošanas uzņēmumā

Krājumu izsekošana ražošanas uzņēmumā ir grūtāka nekā cita veida uzņēmumos. Salīdzinot visu līdz būtībai programmā QuickBooks, problēma rodas no dažām sarežģītām grāmatvedības prasībām:

• Ražošanas vidē ražotājs apvieno izejmateriālus gatavās izstrādājumos. Tas nozīmē — un šī ir sarežģītākā daļa —, ka ražošanas process samazina krājumu skaitu un vērtību dažām vienībām (izejmateriāliem vai komponentiem) un vienlaikus palielina citu, gatavo preču vienību skaitu un vērtību.
• Ražošanas vidē noteikumos teikts, ka vienību vērtība tiek uzskaitīta ne tikai gatavo preču krājumu vērtībās. Jūs arī uzskaitāt darba izmaksas un rūpnīcas pieskaitāmās izmaksas, kas izmantotas preču ražošanā.

QuickBooks atrisina pirmo problēmu, kas saistīta ar ražošanas inventarizāciju, bet tā neatrisina un neatrisina otro problēmu. Par laimi, ja vien esat mazs ražotājs, jums, iespējams, nav pārāk jāuztraucas par otro problēmu. Jums par to jājautā savam CPA. Bet neuztraucieties — Kongress un Iekšējo ieņēmumu dienests ir nodrošinājis virkni nepilnību, kas mazajiem puišiem atvieglo grāmatvedības uzskaiti.

Vienkāršā veidā rīkojieties ar ražotajiem krājumiem

Ja izmantojat QuickBooks Pro vai dažas vecākas QuickBooks Premier versijas, jūs nevarat uzskaitīt inventāra ražošanu programmā QuickBooks. Labākais, ko varat darīt, ir grupēt preces, lai tās apvienotu atsevišķās pozīcijās klienta rēķinā.

Šī pieeja izklausās aplieta, taču tā nav tik slikta, kā varētu šķist pirmajā mirklī. Klienta rēķinā varat izvēlēties rādīt tikai grupas vienību. Tas nozīmē — atgriežoties pie piemēra, kad florists pārdod sarkanas rozes un vāzes —, ka florists var “izgatavot” kristāla vāzi no desmitiem sarkanu rožu un pēc tam klienta rēķinā uzrādīt izgatavoto preci kā grupas preci.

Viena lieta, kas rada problēmas saistībā ar pieeju “tikai izmantot grupas vienību”, ir tā, ka tā nedod iespēju izsekot gatavo preču krājumu vērtībām.

Krājumu uzskaites veikšana programmā QuickBooks

Lai uzskaitītu krājumu ražošanu programmās QuickBooks Premier vai QuickBooks Enterprise Solutions, jūs pievienojat krājumu komplektēšanas vienumus to preču sarakstam, kuras ražojat. Jūs arī reģistrējat priekšmetu izgatavošanu, kā … labi, tos ražojat .

Pieņemsim, ka Pine Lake Porcelain galvenokārt tikai pērk un pārdod kafijas krūzes un citus porcelāna izstrādājumus. Bet arī pieņemsim, ka reizi gadā Pine Lake Porcelain saliek sarkano kafijas krūzīšu kolekciju kastē iesaiņotā Svētā Valentīna dienas dāvanu komplektā. Šajā gadījumā QuickBooks var ierakstīt dāvanu komplekta komplektāciju kastē, kurā ir apvienotas, piemēram, četras sarkanas kafijas krūzes, kartona kaste un daži salvešu papīra iesaiņojumi.

Inventāra komplektēšanas priekšmetu pievienošana

Lai aprakstītu saražotās preces, rīkojieties šādi:

Izvēlieties Saraksti → Preču saraksts.\

QuickBooks parāda vienumu saraksta logu.

Logā Vienumu saraksts noklikšķiniet uz pogas Vienums un nolaižamajā sarakstā izvēlieties Jauns.

QuickBooks parāda logu Jauns vienums.

Nolaižamajā sarakstā Tips izvēlieties krājumu komplektu.

Programmā QuickBooks tiek parādīta loga Jauns vienums Inventory Assembly versija.

Norādiet kontu, kas jāizmanto šīs preces izmaksu izsekošanai, kad to pārdodat.

QuickBooks iesaka pārdoto preču izmaksu kontu. Tomēr, ja esat izveidojis citus kontus saviem COGS, izvēlieties citu atbilstošo kontu.

Aprakstiet saražoto preci.

Ierakstiet tās preces aprakstu, kuru vēlaties parādīt klientiem redzamajos dokumentos, piemēram, rēķinos. (QuickBooks kā noklusējuma aprakstu piedāvā to pašu aprakstu, ko izmantojāt tekstlodziņā Pirkuma darījumu apraksts.)

Lodziņā Pārdošanas cena ievadiet summu, ko iekasējat par preci.

Izmantojot nolaižamo sarakstu Nodokļu kods, norādiet, vai uz saražoto preci ir jāmaksā tirdzniecības nodoklis.

Izmantojiet nolaižamo sarakstu Ienākumu konts, lai norādītu kontu, kuru vēlaties QuickBooks izmantot, lai izsekotu ienākumiem no preces pārdošanas.

Identificējiet sastāvdaļas, kas ietilpst gatavajā vienībā.

Izmantojiet sarakstu Materiālu saraksts, lai identificētu atsevišķas komponentu vienības un daudzumus, kas nepieciešami krājumu komplektēšanai. Katrs komponenta vienums sarakstā atrodas atsevišķā rindā. Lai tas nebūtu pārāk lieks, taču ņemiet vērā, ka jūs identificējat gan komponenta vienumu, gan nepieciešamo komponentu vienumu skaitu.

Identificējiet aktīvu kontu.

Norādiet citu pašreizējo līdzekļu kontu, kuru vēlaties, lai QuickBooks izmantotu šī krājuma vienības vērtības izsekošanai.

Izvēlieties veidošanas punktu.

Izmantojiet Build Point lodziņus, lai norādītu šīs preces mazāko krājumu daudzumu, kas var palikt, pirms ražojat vairāk. Kad krājumu līmenis samazinās līdz šim daudzumam, QuickBooks pievieno atgādinājumu sarakstam Atgādinājumi, paziņojot, ka jums ir nepieciešams vairāk preces.

Ignorējiet lodziņus On Hand un Total Value.

Vai redzat to On Hand kastīti? Atstājiet to iestatītu uz nulli. Lai ievadītu numuru tūlīt, ir jāreģistrē neklasificēts darījums, un jūs to nevēlaties darīt. Turpiniet un atstājiet arī laukā Kopējā vērtība iestatītu uz nulli.

Atstājiet lodziņu Stāvoklis tukšu vai ievadiet pašreizējo datumu.

Tam nav nozīmes.

Inventāra komplektācijas loga Jauna prece versija.

Preču izgatavošanas vai montāžas ierakstīšana

Lai izveidotu kādu komplektāciju, izvēlieties komandu Pārdevēji → Inventāra aktivitātes → Veidot komplektus. QuickBooks parāda logu Build Assemblies. Viss, kas jums jādara, ir nolaižamajā montāžas vienumu sarakstā izvēlēties lietu, kuru vēlaties izveidot, un pēc tam apakšējā labajā stūrī esošajā lodziņā Uzbūvējamais daudzums ievadiet daudzumu, ko jūs (vai kāds nelaimīgs kolēģis) uzbūvējāt. Pēc tam noklikšķiniet uz pogas Veidot un aizvērt vai Izveidot un jaunu. (Ja vēlaties ierakstīt dažu citu priekšmetu montāžu, noklikšķiniet uz pogas Build & New.)

Jauna vienuma loga Build Assemblies versija.

Šeit ir dažas lietas, kas jāatceras par komandu Build Assemblies:

• Loga augšējā labajā stūrī QuickBooks parāda jūsu rīcībā esošās komplektācijas daudzumu un to klientu skaitu, kuri ir veikuši pasūtījumus. Tā ir diezgan noderīga informācija, tāpēc atcerieties, ka tā ir tur.
• Tabulā logā Build Assemblies ir parādīts, kas ir iekļauts jūsu izstrādājumā. Ne tas, ka jums tas rūp, bet tas ir materiālu saraksts.
• Materiālu saraksta apakšā QuickBooks parāda maksimālo komplektāciju skaitu, ko varat izgatavot, ņemot vērā jūsu pašreizējos krājumu krājumus.
• Kad veidojat preci, QuickBooks pielāgo krājumu vienību skaitu. Ja izgatavojat dāvanu komplektus kastītēs, katrā no tiem ir četras sarkanas krūzes un divi iesaiņojamie salvetes, programma QuickBooks samazina sarkano krūzīšu un iesaiņojamo salvešu vienību skaitu un palielina dāvanu komplektu skaitu kastītē, kad tiek reģistrēta montāža.

Dažas no komplektācijā izmantotajām sastāvdaļām var nebūt inventāra preces. Montāžā varat izmantot rezerves daļas.

Vairāku krājumu vietu pārvaldība

QuickBooks Enterprise Solutions ļauj jums tikt galā ar uzskaites uzdevumu, kas saistīts ar krājumu glabāšanu vairākās vietās. Lai ieslēgtu šo iespēju, ko sauc par papildu krājumu izsekošanu, izvēlieties komandu Rediģēt → Preferences, noklikšķiniet uz Vienumi un krājumi, noklikšķiniet uz cilnes Uzņēmuma preferences un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Papildu krājumu iestatījumi.

Ja izmantojat QuickBooks Enterprise Solutions versiju, programma QuickBooks parāda dialoglodziņus, kas ļauj izveidot krājumu vietņu sarakstu, kā arī pievieno laukus atbilstošiem logiem un dialoglodziņos, lai varētu izsekot krājumu vienumus pēc vietnes. Ja neizmantojat QuickBooks Enterprise Solutions versiju, QuickBooks parāda informāciju par to, kā varat jaunināt uz Enterprise Solutions.