QuickBooks 2019 failu pārvaldības padomi

Labi, jums nav jāuztraucas par datu failiem, kuros QuickBooks 2019 saglabā jūsu finanšu informāciju. QuickBooks veic gandrīz visu netīro darbu. Tas nozīmē, ka jums ir jāveic daži mājturības uzdevumi.

QuickBooks dublēšana ir (ne tik) grūti izdarāma

Pamatnoteikums ir tāds, ka dublējiet ikreiz, kad strādājat pie kaut kā tāda, ko nevēlaties atkārtot. Daži cilvēki domā, ka nedēļas darbs ir niecīgs; citi uzskata, ka mēneša darbs ir niecīgs.

Lūk, ko šī autore dara, lai dublētu savus failus. Pēc nedēļas datu ievadīšanas viņa veic dublējumu katru nedēļu. Pēc tam viņa ievieto disku (jūs varat izmantot jebkuru noņemamu disku, piemēram, USB zibatmiņas disku vai rakstāmu kompaktdisku) savā portfelī, lai gadījumā, ja notiek kaut kas briesmīgs (piemēram, meteors ietriecas biroja ēkā), viņa nepazaudētu abus datoru un rezerves disku ar datiem.

Izklausās pēc diezgan labas sistēmas, vai ne? Patiesībā šai stratēģijai ir savas problēmas:

• Tā kā viņa veic dublējumus katru nedēļu, viņai, iespējams, būs atkārtoti jāievada pat nedēļas datu apjoms, ja nedēļas beigās dators avarē. Ja jums ir liels darījumu apjoms — ja, piemēram, katru nedēļu sagatavojat simtiem rēķinu vai izrakstāt simtiem čeku, jūs, iespējams, vēlaties dublēt biežāk, iespējams, katru dienu.
• Otra problēma ar manu stratēģiju ir iespējama tikai attālināti, taču tā joprojām ir pieminēšanas vērta: ja kaut kas slikts notiek ar QuickBooks failiem, kas saglabāti datora cietajā diskā, kā arī failiem, kas saglabāti rezerves zibatmiņas diskā, CD-R, CD-RW vai kādu citu noņemamu datu glabāšanas ierīci, viņa varētu tikt augšā pa sakāmvārdu līci bez lāpstiņas. (Noņemamajam diskam ir daudz lielāka kļūme nekā cietajam diskam, un to ir vieglāk pazaudēt.) Ja patiešām notiek šis sliktākais scenārijs, gada sākumā viņai būs jāsāk no jauna.

Daži cilvēki, kas ir reliģiski uzmanīgi, izplata trīs rezerves disku komplektus, lai samazinātu iespēju, ka notiks šī neveiksme. Viņi arī regulāri pārvieto vienu eksemplāru ārpus vietnes, piemēram, uz seifu. Šādā gadījumā ikreiz, kad dublējat savus datus, tiek pārrakstīta vecākā dublējuma disku kopa.

Pieņemsim, ka katru nedēļu dublējat savus datus, un jūsu cietais disks ne tikai avarē, bet arī uzliesmo liesmu lodē, kas paceļas augstu naktī. Lai atjaunotu failus, izmantojiet jaunāko dublējumu kopu — vienu nedēļu vecu, maks. Ja ar šiem failiem kaut kas nav kārtībā, izmantojiet nākamo jaunāko komplektu, kas ir divas nedēļas vecs. Ja ar šiem failiem kaut kas nav kārtībā , izmantojiet pēdējo komplektu — trīs nedēļas vecu. Tādā veidā jums ir trīs iespējas iegūt komplektu, kas darbojas — jauka drošības daļa par dažiem papildu diskiem vai atmiņas ierīcēm.

Divi pēdējie komentāri saistībā ar dublēšanas stratēģijām un taktiku:

• QuickBooks nodrošina tiešsaistes dublēšanas rīku, ko varat arī izmantot, lai samazinātu datu zaudēšanas risku, ja pazaudējat rezerves kopiju. Ja jūs patiešām uztraucaties par datu drošību un jums ir papildu 100–200 USD gadā, iespējams, vēlēsities regulāri (katru dienu?) izmantot QuickBooks tiešsaistes dublēšanas pakalpojumu.
• Varat apvienot savu QuickBooks datu dublējumu ar citu dublēšanas metodi. Šī metode varētu būt vēl viena manuāla opcija, kurā varat kopēt failus uz noņemamu atmiņas ierīci, piemēram, to, kuru viņa izmanto. Vai arī varat izmantot citu tiešsaistes dublēšanas sistēmu, piemēram, Carbonite , kas izmanto automātisku sistēmu visu jūsu datu aizsardzībai.

Ātrā un netīrā dublēšana

Tu esi aizņemts. Jums nav laika muļļāties. Jūs vienkārši vēlaties veikt apmierinošu dublēšanas darbu, un esat izlēmis, cik bieži plānojat to darīt. Izklausās pēc jūsu situācijas? Pēc tam veiciet tālāk norādītās darbības.

1. Ievietojiet tukšu disku attiecīgajā diskdzinī vai pievienojiet USB atmiņas ierīci.

Varat dublēt jebkurā noņemamā diskā, tostarp zibatmiņas ierīcēs, pārnēsājamos cietajos diskos un rakstāmajos kompaktdiskos. Tomēr jāņem vērā, ka Intuit (veidotāja QuickBooks) iesaka ne lietot QuickBooks rezerves komandu, lai pārvietotu backup failu uz CD. Tā vietā tā iesaka dublēt failu cietajā diskā un pēc tam izmantot Windows failu kopēšanas komandu, lai ierakstītu failu diskā. Šī risinājuma pieeja mēdz atrisināt dažas kompaktdisku rakstīšanas problēmas, ar kurām cilvēki saskaras, dublējot tieši kompaktdiskā no QuickBooks.

Velns, viņai jāatzīst, ka varat dublēt jebkurā fiksētā diskā, piemēram, cietajā diskā vai tīkla diskā, taču noņemamā diska priekšrocība ir tā, ka varat to uzglabāt citā vietā. Kā kompromisu varat izmantot tīkla disku. Jūs parasti nevēlaties izmantot cieto disku (lai gan tas ir labāk nekā nekas), jo viena no katastrofām, kas var piemeklēt jūsu QuickBooks datus, ir cietā diska kļūme.

Varat arī dublēt QuickBooks failus tiešsaistes krātuves apgabalā.

2. Ja glabājat datus par vairāk nekā vienu uzņēmumu, pārliecinieties, vai uzņēmums, kura datus vēlaties dublēt, ir aktīvais uzņēmums.

Jūs vēlaties dublēt pareizo uzņēmumu. Lai uzzinātu, vai ir aktīvs pareizais uzņēmums, apskatiet QuickBooks lietojumprogrammas loga virsraksta joslu, kurā ir nosaukts aktīvā uzņēmuma nosaukums. (Ja neatceraties, ka iestatījāt vairākus failus, neuztraucieties. Jums, iespējams, ir tikai viens fails — parastajā gadījumā.)

Ja izmantojat QuickBooks vairāku lietotāju režīmā, pirms faila dublēšanas ir jāpārslēdzas uz viena lietotāja režīmu. Lai to izdarītu, izvēlieties Fails → Pārslēgties uz viena lietotāja režīmu.

3. Izvēlieties Fails → Dublēšanas uzņēmums → Izveidot vietējo dublējumu, lai sāktu dublēšanas darbību.

Programmā QuickBooks tiek parādīts dialoglodziņš Izveidot dublējumu.

Dialoglodziņš Dublējuma izveide.

4. Pastāstiet QuickBooks, kur vēlaties dublēt QuickBooks datu failu.

Kad QuickBooks parāda dialoglodziņu Izveidot dublējumu — tas ir parādīts, norādiet dublējuma vietu, atlasot radio pogu Tiešsaistes dublēšana vai Vietējā dublēšana.

Lai dublētu QuickBooks failu lokāli, atlasiet opciju Vietējā dublēšana.

5. Aprakstiet, kā programmai QuickBooks jāveido jūsu datu faila dublējums .

Dialoglodziņš Dublēšanas opcijas.

Kad joprojām tiek parādīts pirmais dialoglodziņš Izveidot dublējumu, noklikšķiniet uz pogas Opcijas. QuickBooks parāda dialoglodziņu Dublēšanas opcijas, kurā norādāt, kā un kad QuickBooks dublē jūsu datu failu:

• Izvēlieties noklusējuma atrašanās vietu. Norādiet, kur jāatrodas dublējuma failam. To var izdarīt, ievadot dublējuma mapes ceļa nosaukumu lodziņā Pastāstiet mums, kur saglabāt rezerves kopijas (parastais veids) vai noklikšķinot uz pogas Pārlūkot un pēc tam izmantojot Windows parādīto dialoglodziņu Pārlūkot mapi, lai izvēlētos noklusējuma dublējuma atrašanās vieta.
• Precīzi noregulējiet dublēšanas darbību. Dialoglodziņā Dublēšanas opcijas ir dažas izvēles rūtiņas, kuras varat izmantot, lai precizētu veco QuickBooks dublēšanas darbību. Ja ir atlasīta izvēles rūtiņa ar nosaukumu Pievienot faila nosaukumam dublēšanas datumu un laiku, tā dara tikai to, ko tā saka. Izvēles rūtiņa ar nosaukumu Ierobežot dublējumkopiju skaitu šajā mapē līdz [X] liek QuickBooks ierobežot jūsu QuickBooks faila dublējumkopiju skaitu, ko tas saglabā dublējuma mapē. Noklusētais rezerves kopiju skaits ir trīs, un tam vajadzētu būt labi.
• Norādiet dublējuma atgādinājuma noteikumu. Varat atzīmēt izvēles rūtiņu ar nosaukumu Atgādināt man dublēt, kad es aizveru uzņēmuma failu ik pēc [X] reizes, lai liktu QuickBooks ik pa laikam atgādināt, ka jāveic dublēšana. Pēc noklusējuma QuickBooks atgādina katru ceturto reizi, kad aizverat datu failu, taču varat aizstāt vērtību tekstlodziņā, lai norādītu citu dublēšanas atgādinājuma biežumu.
• Atlasiet datu verifikācijas opciju. QuickBooks nodrošina trīs datu verifikācijas iespējas: pilnīga pārbaude (droša, bet lēna), ātrāka pārbaude (ātra, bet ne tik rūpīga) un bez verifikācijas (tagad ietaupa jūsu laiku, riskējot vēlāk saskarties ar milzīgām problēmām). QuickBooks un es abi iesakām opciju Complete Verification.

Kad esat pabeidzis dialoglodziņu Dublēšanas opcijas, noklikšķiniet uz Labi un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk. QuickBooks parāda otro dialoglodziņu Izveidot dublējumu.

Otrais dialoglodziņš Izveidot dublējumu.

6. Nosakiet, kad programmai QuickBooks ir jādublē jūsu datu fails.

Otrajā dublēšanas vedņa dialoglodziņā ir opciju pogas, kuras izmantojat, lai ieplānotu, kad vēlaties izveidot dublējumu. Lai norādītu, ka vēlaties dublēt uz vietas, atlasiet radio pogu Saglabāt tūlīt.

Piezīme: Ļoti, un es domāju, ka ļoti, pirmo reizi dublētu jūsu QuickBooks failu, izmantojot Izveidot Backup komandu, QuickBooks nav lūgt jūs, ja tas būtu dublēt datu failu. Tas tikai dublē datu failu, izlaižot šo darbību.

7. Apstipriniet dublējuma faila atrašanās vietu un nosaukumu.

Kad tiek parādīts otrais dublēšanas vedņa dialoglodziņš, noklikšķiniet uz Tālāk. QuickBooks parāda dialoglodziņu Saglabāt dublējuma kopiju. Ja esat veiksmīgi pabeidzis 5. darbību, jūs jau esat norādījis atbilstošo mapes atrašanās vietu dublējuma failam. Lai būtu drošībā, pārbaudiet, vai dialoglodziņā Saglabāt dublējuma kopiju parādītais faila nosaukums un mapes atrašanās vieta ir pareiza. Ja mapes atrašanās vieta nav pareiza, nolaižamajā izvēlnē Saglabāt izvēlieties jaunu mapes atrašanās vietu. Ja faila nosaukums nav pareizs, rediģējiet nosaukumu, kas parādīts tekstlodziņā Faila nosaukums.

Dialoglodziņš Saglabāt dublējuma kopiju.

8. Noklikšķiniet uz Saglabāt.

QuickBooks dublē jūsu datu failu un parāda ziņojuma lodziņu, norādot, ka tas ir dublējis jūsu failu. Ziņojumā ir norādīts arī dublējuma faila nosaukums un mapes atrašanās vieta.

QuickBook failu dublēšana tiešsaistē

Varat ātri un vienkārši dublēt savus datus tiešsaistē. Ja to darāt, jums vairs nav jāatceras izveidot dublējumus un ņemt tos ārpus vietnes. Lai uzzinātu vairāk par tiešsaistes dublēšanu, izvēlieties Fails → Izveidot dublējumu un pēc tam noklikšķiniet uz saites Uzziniet vairāk par QuickBooks tiešsaistes dublēšanu.

Tiešsaistes dublēšanas pakalpojums ir ļoti laba ideja, ja jums ir ātrs interneta savienojums, taču pakalpojums maksā nedaudz naudas. Atkarībā no pakalpojuma līmeņa jūs maksājat vismaz USD 100 līdz USD 200 gadā, taču jūs varat iestatīt pakalpojumu tā, lai QuickBooks regulāri dublē jūsu datus un pat citus svarīgus failus.

Divi pēdējie punkti par QuickBooks tiešsaistes dublēšanas opcijas izmantošanu:

• Tikai ieraksta labad jāuztraucas par drošību. (Vairāk par drošības pasākumiem varat lasīt QuickBooks vietnē, taču jūsu dati tiešsaistē ir tikpat droši kā jūsu birojā.)
• Lielākajai daļai cilvēku vajadzētu izmantot pakalpojumu Tiešsaistes izbraukuma dublēšana par Intuit piedāvātajām cenām, šķiet, ir patiešām lielisks piedāvājums jebkuram uzņēmumam, kurā QuickBooks datu faili ir svarīgi.

Dublēto QuickBooks datu atgūšana

Kas notiek, ja pazaudēsit visus QuickBooks datus? Pirmkārt, es aicinu jūs justies pašapmierināti. Paņem tasi kafijas. Noliecies krēslā. Pagaidiet pāris minūtes. Tev, mans draugs, nav nekādu problēmu. Jūs sekojāt norādījumiem.

Labi, jums var būt viena vai divas problēmas, taču jūs, iespējams, tajās varat vainot datoru gremlinus. Ja katastrofa, kuras rezultātā jūs zaudējāt datus, ir izgāzusi arī citas datora daļas, iespējams, būs jāpārinstalē QuickBooks. Iespējams, jums būs jāpārinstalē visa pārējā programmatūra.

Pēc tam, kad esat pietiekami ņirgājies (un atkal savienojis datoru, ja tas bija katastrofas cēlonis), uzmanīgi veiciet tālāk norādītās darbības, lai atjaunotu QuickBooks datus:

1. Iegūstiet dublējuma failus.

Atrodiet izveidoto dublējumu un ievietojiet to attiecīgajā diskdzinī (diskam) vai USB portā (zibatmiņas diskam vai ārējam avotam). Ja strādājat ar ārēju disku, veiciet jebkādas īpašas darbības, kas jums jādara, lai piekļūtu šai ierīcei, piemēram, ieslēdziet ārējā diska barošanu.

2. Palaidiet programmu QuickBooks un izvēlieties Fails → Atvērt vai atjaunot uzņēmumu.

Programmā QuickBooks tiek parādīts dialoglodziņš Uzņēmuma atvēršana vai atjaunošana.

Dialoglodziņš Uzņēmuma atvēršana vai atjaunošana.

3. Norādiet, ka vēlaties atjaunot QuickBooks datu faila rezerves kopiju; pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.

Kā jūs to darāt, ir skaidrs, vai ne? Atlasiet radio pogu Atjaunot dublējuma kopiju.

4. Pastāstiet QuickBooks, vai dublējāt lokāli vai tiešsaistē; pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.

Programmā QuickBooks tiek parādīts dialoglodziņš Uzņēmuma atvēršana vai atjaunošana (nav parādīts).

5. Atlasiet opcijas pogu Vietējā dublēšana, lai norādītu, ka esat izveidojis lokālo dublējumu, un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.

6. Identificējiet dublējuma failu, kuru vēlaties izmantot; pēc tam noklikšķiniet uz Atvērt.

QuickBooks parāda dialoglodziņu Atvērt dublējuma kopiju. Ja zināt uzņēmuma faila nosaukumu un atrašanās vietu, varat ievadīt šo informāciju paredzētajos lodziņos. Ja nezināt šo informāciju, izmantojiet nolaižamo izvēlni Meklēt, lai identificētu disku, kurā ir fails, kuru vēlaties dublēt; pēc tam izvēlieties dublējuma failu, kuru vēlaties atjaunot, un noklikšķiniet uz Atvērt. Programmā QuickBooks tiek parādīts dialoglodziņš Uzņēmuma atvēršana vai atjaunošana (nav parādīts), norādot, ka nākamais solis (kur norādāt atjaunošanas vietu) ir ļoti svarīgs.

Dialoglodziņš Atvērt dublējuma kopiju.

7. Norādiet, kur atradīsies atjaunotais fails; pēc tam vēlreiz noklikšķiniet uz Tālāk.

QuickBooks parāda dialoglodziņu Saglabāt uzņēmuma failu kā. Izmantojiet tekstlodziņu Faila nosaukums un nolaižamo izvēlni Saglabāt šeit, lai identificētu failu, kuru vēlaties aizstāt.

Dialoglodziņš Saglabāt uzņēmuma failu kā.

Ja zināt uzņēmuma faila nosaukumu un atrašanās vietu, varat ievadīt šo informāciju paredzētajos tekstlodziņos. Ja nezināt šo informāciju, izmantojiet nolaižamo izvēlni Saglabāt, lai pārliecinātos, ka atjaunotais fails ir ievietots pareizajā mapē pareizajā diskā.

8. Noklikšķiniet uz Saglabāt.

Ja fails, kuru mēģināt atjaunot, jau pastāv, tiek parādīts ziņojuma lodziņš.

9. Noklikšķiniet uz Jā, lai pārrakstītu un aizstātu failu ar to, kas saglabāts rezerves diskā, vai noklikšķiniet uz Nē, lai saglabātu oriģinālo kopiju.

QuickBooks var lūgt ievadīt paroli, lai pārbaudītu, vai jums ir administratīvās atļaujas atjaunot failu. Pēc tam, ja viss notiek pareizi, tiek parādīts ziņojuma lodziņš, kurā tas ir norādīts. Elpojiet dziļi atviegloti un pateicieties.

Atjaunojot failu, pašreizējā faila versija tiek aizstāta ar dublējuma datu nesējā saglabāto dublējuma versiju. Neatjaunojiet failu prieka pēc. Atjaunojiet failu tikai tad, ja pašreizējā versija ir ievietota atkritnē un vēlaties sākt no jauna, izmantojot rezerves diskā saglabāto versiju.

Jums ir atkārtoti jāievada viss, ko ievadījāt kopš dublējuma izveides. Tu esi apmulsis. Ja jums veicas, nav pagājis tik ilgs laiks, kopš veicāt dublēšanu.

Izmantojot grāmatveža eksemplāru

Kamēr es runāšu par mājas uzkopšanas lietām, ko varat veikt ar saviem QuickBooks failiem, es pieminēšu grāmatveža kopēšanas funkciju.

Ļaujiet man sākt ar to, ka man šī funkcija īsti nepatīk. Pēc manas pieredzes — un mans uzņēmums apkalpo simtiem mazu uzņēmumu, izmantojot QuickBooks — grāmatveža kopija praksē nedarbojas tik labi. Bet jūs, iespējams, vēlēsities to izmēģināt.

Grāmatveža kopija ļauj jūsu grāmatvedim veikt korekcijas īpašā QuickBooks datu faila kopijā, kamēr jūs turpināt ievadīt ikdienas darījumus galvenajā failā. Kad grāmatvedis atgriež atjaunināto failu, varat apvienot izmaiņas atpakaļ galvenajā failā.

Lai izmantotu funkciju Grāmatveža kopija, izvēlieties Fails → Izveidot kopiju. Atlasiet opciju Grāmatveža kopija un pēc tam izpildiet ekrānā redzamos norādījumus. Grāmatveža veiktās izmaiņas varat importēt vēlāk. Ja jums nepieciešama palīdzība saistībā ar šo funkciju, sazinieties ar savu grāmatvedi.

Jums nekad nevajadzētu jaunināt uz jaunāku QuickBooks versiju, kamēr jūsu grāmatvedis joprojām strādā ar grāmatveža kopiju. Vismaz jums nevajadzētu to darīt, ja plānojat izmantot grāmatveža veiktās izmaiņas. Ja tiek izmantota aktīva grāmatveža kopija, ekrāna augšdaļā blakus uzņēmuma nosaukumam tas tiks norādīts.

Darbs ar pārnēsājamiem failiem

QuickBooks ietver portatīvo failu funkciju. Portatīvo fails ir mazāks, saīsināts variants no QuickBooks datu faila. Pārnēsājamais fails ir pietiekami mazs, lai jūs droši vien varētu to nosūtīt pa e-pastu savam grāmatvedim, savai māsai Portlendā vai man.

Lai izveidotu pārnēsājamu failu, izvēlieties Fails → Izveidot kopiju. Kad QuickBooks parāda pirmo dialoglodziņu Saglabāt kopiju vai Dublējumu, atlasiet opcijas pogu Portable Company File, noklikšķiniet uz Tālāk un pēc tam izpildiet ekrānā redzamos norādījumus. Process, starp citu, atgādina dublēšanas procesu. Man šķiet ļoti viegli saglabāt failu uz darbvirsmas. Pēc tam varat to viegli pievienot savam e-pastam un nosūtīt. Kad otra puse ir saņēmusi failu, varat vilkt savu kopiju uz atkritni. Jūsu īstais fails paliek neskarts. (Pārnēsājamam failam parasti ir jābūt 10 MB vai mazākam, lai to varētu pārsūtīt, izmantojot lielāko daļu e-pasta pakalpojumu.)

Lai atvērtu pārnēsājamu failu, personai (tas varētu būt jūsu grāmatvedis, jūsu māsa Portlendā vai man) jāizvēlas Fails → Atvērt vai atjaunot uzņēmumu. Kad QuickBooks parāda dialoglodziņu Uzņēmuma atvēršana vai atjaunošana, šī cita persona tikai norāda failu, kuru viņa vēlas atvērt kā pārnēsājamu failu, un pēc tam izpilda ekrānā redzamos norādījumus.

Revīzijas pēdas izmantošana

Kāda ziņkārīga iemesla dēļ grāmatvedības pasaulē pēc Bernija Medofa cilvēkus daudz vairāk interesē QuickBooks audita izsekošanas funkcija. Šīs jaunās intereses dēļ ļaujiet man dalīties ar trim lietām, kas jums jāzina par QuickBooks audita pēdas funkcijas izmantošanu:

• Audita izsekojamība ir vienkārši saraksts ar izmaiņām. QuickBooks audita izsekojamība, kas ir vienkāršs pārskats, kurā uzskaitītas izmaiņas QuickBooks datu failā, ļauj redzēt, kurš ko mainījis.
• Jaunākajās QuickBooks versijās nevar izslēgt funkciju Audit Trail. Attiecīgi visas izmaiņas, ko veicat (vai kādas citas jūsu birojā veicis) programmā QuickBooks, tiek reģistrētas.
• Revīzijas izsekojamības pārskatu var izdrukāt, izvēloties Pārskati → Grāmatvedis un nodokļi → Audita izsekojamība.

Noslēguma paroles izmantošana

QuickBooks neprasa — vai pat neļauj — “aizvērt” mēnešus un gadus, kā to darīja vecās manuālās grāmatvedības sistēmas. (Kad jūs "slēdzāt" veco grāmatvedības periodu, jūs faktiski noņēmāt ieņēmumu un izdevumu kontus un pēc tam pārskaitījāt neto summu uz īpašnieka pašu kapitāla kontiem.)

Tomēr QuickBooks ļauj izmantot beigu datumu un paroli. Beigu datuma veids neļauj kādam ievadīt darījumus agrāk par norādīto datumu. Ja iestatāt, piemēram, slēgšanas paroli, kādam šī parole ir jāievada pirms darījuma ievadīšanas vai darījuma maiņas, kas datēts pirms beigu datuma. Ja neiestatāt slēgšanas paroli, kāds, kurš mēģina ievadīt vai mainīt darījumu, kas datēts pirms beigu datuma, tiek brīdināts, taču šī persona joprojām var izveidot vai mainīt ierakstu.

Lai iestatītu beigu datumu, izvēlieties Rediģēt → Preferences, noklikšķiniet uz Grāmatvedības ikonas, noklikšķiniet uz cilnes Uzņēmuma preferences un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Iestatīt datumu/paroli, lai QuickBooks parādītu dialoglodziņu Iestatīt slēgšanas datumu un paroli. Tekstlodziņā Closing Date ievadiet beigu datumu (iespējams, pēdējā pabeigtā gada beigas) un pēc tam ievadiet paroli (divreiz): tekstlodziņā Closing Date Password un tekstlodziņā Confirm Password. Piezīme. Atzīmējiet izvēles rūtiņu ar nosaukumu Izslēgt aplēses, pārdošanas pasūtījumus un pirkšanas pasūtījumus no slēgšanas datuma ierobežojumiem, lai slēgšanas laikā nezaudētu piekļuvi šīm transakcijām.

Dialoglodziņš Iestatīt slēgšanas datumu un paroli.

Neiestatiet beigu datumu un paroli QuickBooks failam, kuru vēlaties nosūtīt savam grāmatvedim, lai viņš vai viņa varētu sagatavot jūsu nodokļu deklarāciju. Jūsu nodokļu grāmatvedim, iespējams, būs jāveic izmaiņas jūsu QuickBooks failā, lai sinhronizētu datus starp jūsu ierakstiem un nodokļu deklarāciju. Iepriekšējo gadu vēlaties “bloķēt” tikai pēc nodokļu deklarācijas pabeigšanas.