QuickBooks 2015: 10 finanšu padomi uzņēmumu īpašniekiem

Uzņēmumu īpašniekiem ir aktīvi jāiesaistās uzņēmuma finansiālajā daļā, lai novērstu jebkādus piesavināšanās vai viltošanas mēģinājumus. Pārskatiet savus QuickBooks finanšu pārskatus, uzmanīgi sekojiet līdzi tam, kur nonāk nauda, ​​un zināt, kas pārvalda finanses. Saglabājiet savu biznesu drošībā un labā kārtībā, ievērojot šos desmit finanšu padomus.

Parakstiet visus savus čekus

Tas nav slams pret grāmatvežiem. Tomēr mazā biznesā cilvēkiem (īpaši pilnas maksas grāmatvežiem) ir iespēja jūs viegli sagrozīt. Pats parakstot visus čekus, jūs turat roku uz pulsa naudas aizplūšanai. Jā, šī prakse var radīt grūtības — jums ir jākārto dokumenti ikreiz, kad parakstāt čeku kaudzi, taču atcerieties alternatīvu.

Starp citu, ja esat partnerattiecībās, vismaz pāris partneriem ir jāparaksta čeki vai vismaz lielās pārbaudes.

Neparakstiet čeku nepareizi

Ja parakstāt daudzus čekus, jums var rasties kārdinājums izmantot ātru un niknu (neizbēgami nelasāmu) parakstu. Lai gan nesalasāmā vārda uzrakstīšana ir ļoti saprātīga, ja piešķirat beisbola bumbiņu autogrāfus, tomēr nedariet to, parakstot čekus. Skaidrs paraksts, īpaši tāds, kam ir personiskā stila izjūta, ir raksturīgs. Viļņota līnija ar krustiņu un pāris punktiem ir viegli viltojama.

Pārskatiet atceltās pārbaudes, pirms to dara grāmatvedis

Noteikti pārskatiet savus atceltos čekus (čeka attēlu, kas redzams jūsu bankas izrakstā), pirms kāds cits redz ikmēneša bankas izrakstu.

Šī informācija noteikti nav saistīta ar grāmatvežiem. Tomēr uzņēmuma īpašnieks var noteikt, vai kāds vilto parakstus uz čekiem, tikai pirmais atverot bankas izrakstu un pārskatot katru parakstu uz dzēstajiem čekiem.

Ja nepārbaudīsit čekus, negodīgi darbinieki — īpaši grāmatveži, kuri var atjaunināt bankas konta ierakstus — var nesodīti viltot jūsu parakstu. Un viņi netiks pieķerti, ja viņi nekad nepārtērēs kontu.

Vēlreiz pārbaudiet bankas saskaņošanu

Ātri saistīts jautājums: ja jūs neesat tas, kurš veic bankas saskaņošanu, noteikti pārskatiet saskaņošanas darbu, ko veicis šī darba veicējs. (Laikam jūsu grāmatvedis?) Šis pārskats ne tikai nozīmē, ka citi cilvēki redz darbu un uztver kļūdas. Šis pārskats sniedz vēl vienu iespēju pārliecināties, ka nenotiek smieklīgs bizness.

Un, ak, vēl viens neērts punkts: nejūtaties vēlmi sekot iepriekšējām divām vai trim procedūrām? Tad jūs — nevis banka — varat apēst jebkādus zaudējumus no tādām lietām kā viltošana.

Izvēlieties grāmatvedi, kas pārzina datorus

Neuztraucieties, jums nav jāpieprasa FIB pagātnes pārbaude, pieņemot darbā grāmatvedi. Faktiski, ja izmantojat QuickBooks, jums nav jāalgo cilvēki, kuri pārzina mazo uzņēmumu grāmatvedības sistēmas. Bet atrodiet cilvēkus, kuri zina, kā kārtot čeku grāmatiņu un strādāt ar datoru. Viņiem nevajadzētu būt problēmām saprast QuickBooks.

Protams, jūs nevēlaties kādu, kas tikko nokrita no rāceņu kravas automašīnas. Bet pat tad, ja nolīgsities kādu, kurš ar vienu brauca uz pilsētu, jums nebūs daudz problēmu, lai šī persona tiktu pie ātruma, izmantojot QuickBooks.

Ja varat, atrodiet grāmatvedi, kas pārzina dubultā ieraksta grāmatvedību un algu uzskaiti

Runājot par to, kā atrast kādu, kas palīdzētu QuickBooks darbā, šeit ir daži komentāri par ideālā kandidāta tehniskajām prasmēm. … Grāmatvedis, kurš zina dubultā ieraksta grāmatvedību, ir ļoti noderīgs — lai gan godīgi sakot, šādas zināšanas, iespējams, nav būtiskas.

Turklāt, ja varat, atrodiet kādu, kas zina, kā veikt algas — un ne tikai federālā algas nodokļa lietas, bet arī valsts algas nodokļa pērtiķu biznesu. (Ja nevarat atrast šāda veida personu, ņemiet vērā, ka varat viegli izmantot algu uzskaiti lielam algu dienestam.)

Regulāri pārskatiet savus finanšu pārskatus

Regulāri izveidojiet un pārskatiet peļņas un zaudējumu pārskatu, ko QuickBooks bez piepūles ģenerē. Iemācieties pārskatīt savu bilanci ar tās aktīvu un saistību sarakstu. Izpētiet un atrodiet vēl vienu vai divus pārskatus, kas sniedz noderīgu ieskatu jūsu uzņēmuma ritmos un atskaņās. (Starp citu, visas jūsu pieļautās kļūdas jūsu bilancē, iespējams, parādīsies kā muļķīgi skaitļi.)

Iespējams, jūs varat diezgan stingri kontrolēt darbību, apskatot divus vai trīs viegli saprotamus ziņojumus. Un regulāri ieskatoties šajos finanšu pārskatos — teiksim, vienu vai divas reizes nedēļā — jūs pārvēršat savu grāmatvedības sistēmu par rīku, kas noder gan vilinošu iespēju pamanīšanai, gan bīstamu slazdu novēršanai.

Tālāk ir norādīts veids, kā vadīt savu uzņēmumu, apskatot trīs QuickBooks pārskatus.

• Peļņas un zaudējumu aprēķins, kurā ir salīdzināti kārtējā gada un iepriekšējā gada skaitļi līdz datumam (lai jūs varētu redzēt, kā jums klājas kārtējā gadā salīdzinājumā ar iepriekšējo gadu)

• Debitoru parādu kopsavilkums noveco (lai jūs varētu redzēt, kuri klienti un klienti ir nokavējuši)

• Bilance (lai jūs varētu uzraudzīt savu naudu un apgrozāmo kapitālu un pamanīt visas smieklīgās lietas)

Izvēlieties atbilstošu grāmatvedības sistēmu

Kad izmantojat QuickBooks, jūs izmantojat vai nu kases grāmatvedību, vai uzkrājumu grāmatvedību. Skaidras naudas grāmatvedība ir piemērota, ja uzņēmuma naudas plūsma atspoguļo tā pārdošanas apjomu un naudas aizplūde atspoguļo tā izdevumus. Tomēr daudzos uzņēmumos šī situācija tā nav. Piemēram, savrupmāju būvētājam var ienākt skaidra nauda (aizņemoties no bankām), taču viņš var nepelnīt. Alternatīvi, lombarda īpašnieks, kurš aizdod naudu ar 22 procentu procentiem, var nopelnīt naudu, pat ja katru dienu no uzņēmuma izplūst nauda.

Parasti, pērkot un pārdodot krājumus, uzkrājumu grāmatvedība darbojas labāk nekā kases grāmatvedība. Tomēr grāmatvedība uz skaidras naudas pamata parasti atliek ienākuma nodokļus.

Ja QuickBooks nedarbojas jūsu uzņēmumam

QuickBooks ir lieliska mazo uzņēmumu grāmatvedības programma. Bet, ja šķiet, ka QuickBooks neatbilst jūsu vajadzībām — ja, piemēram, jums ir nepieciešama programma, kas ražotājam darbojas labāk vai kurā ir iekļauta kāda īpaša nozarei raksturīga funkcija, iespējams, vēlēsities kādu no sarežģītākajām (bet arī jaudīgākajām). ) mazo uzņēmumu grāmatvedības paketes.

Pirms pāriet no QuickBooks Pro vai QuickBooks Premier, noteikti pārbaudiet QuickBooks Enterprise Solutions versiju, kas maksā vairāk, taču darbojas arī lielākiem uzņēmumiem. QuickBooks Enterprise versija izskatās un darbojas gandrīz identiski “parastajām” versijām. Ja jūs zināt QuickBooks Pro vai QuickBooks Premier, attiecīgi, jūs jau zināt (vai lielākoties zināt) QuickBooks Enterprise.

Ja QuickBooks Enterprise versija nedarbojas, iespējams, vēlēsities runāt ar savu grāmatvedi par nozarei specifiskām pakotnēm. (Piemēram, ja esat komerciāls printeris, daži pārdevēji, iespējams, ir izstrādājuši īpašu grāmatvedības paketi tikai komerciālajiem printeriem.)

Saglabājiet lietas vienkārši

Pārvaldot mazo uzņēmumu finanšu lietas, rīkojieties pēc iespējas vienkāršāk. Faktiski saglabājiet savas uzņēmējdarbības lietas pietiekami vienkāršas, lai jūs varētu viegli noteikt, vai pelnāt naudu un vai bizness ir veselīgs.

Šis padoms par vienkāršību var izklausīties dīvaini, taču dažkārt ļoti gudri cilvēki saviem uzņēmumiem var izveidot ārkārtīgi sarežģītas finanšu struktūras, tostarp sarežģītas līzinga vienošanās, labirintveida partnerattiecības un korporatīvās struktūras, kā arī sarežģītas peļņas un izmaksu sadales vienošanās ar citiem uzņēmumiem. Šie īpaši sarežģītie finanšu pasākumi nerada peļņu, ja ņem vērā visas izmaksas. Turklāt šādas sarežģītas vienošanās gandrīz vienmēr pārvēršas par menedžmenta un lietvedības galvassāpēm.