QuickBooks 2014 datu konfidencialitāte

Grāmatvedības dati bieži vien ir konfidenciāla informācija. Jūsu QuickBooks dati parāda, cik daudz naudas jums ir bankā, ko esat parādā kreditoriem un cik lielu (vai cik mazu!) peļņu jūsu uzņēmums ražo. Tā kā šī informācija ir privāta, jūsu pirmā problēma QuickBooks grāmatvedības sistēmas administrēšanā ir datu konfidencialitātes saglabāšana.

Lai saglabātu QuickBooks datu konfidencialitāti, jums ir divas papildu metodes. Pirmā konfidencialitātes saglabāšanas metode ir balstīta uz Microsoft Windows iebūvētajiem drošības līdzekļiem. Otra metode ir atkarīga no QuickBooks drošības līdzekļiem.

Izmantojot Windows drošību

Varat izmantot Microsoft Windows 7 vai 8, Windows Vista vai Windows XP nodrošināto drošību, lai ierobežotu piekļuvi failam — programmas failam vai datu failam — konkrētiem lietotājiem. Tas nozīmē, ka varat izmantot Windows līmeņa drošību, lai pateiktu, kurš var un nevar izmantot QuickBooks programmu vai piekļūt QuickBooks datu failam.

Ja jau izmantojat Windows līmeņa drošību, jūs (vai kāds no jūsu biroja darbiniekiem) zināt, kā izmantot šo rīku, lai novērstu nesankcionētu piekļuvi programmu failiem un datu failiem (vai to izmantošanu). Lai izmantotu Windows līmeņa drošību QuickBooks, varat vienkārši izmantot esošās vispārējās zināšanas QuickBooks programmas failā vai QuickBooks datu failā.

Ja jūs vēl neizmantojat Windows līmeņa drošību, jums nav jācenšas apgūt Windows sarežģīto drošības sistēmu. Varat izmantot vienkāršāku QuickBooks drošību.

QuickBooks drošības izmantošana

Jūs varat aizsargāt savu QuickBooks datu konfidencialitāti, piešķirot QuickBooks uzņēmuma datu failam paroli. To var izdarīt QuickBooks iestatīšanas procesa laikā.

Varat arī iestatīt paroli, izvēloties komandu Uzņēmums → Iestatīt lietotājus un paroles → Mainīt savu paroli. Izvēloties šo komandu, QuickBooks parāda dialoglodziņu Mainīt QuickBooks paroli.

Lai iestatītu paroli, vienkārši ievadiet vienu un to pašu paroli gan tekstlodziņā Jauna parole, gan tekstlodziņā Apstiprināt jauno paroli. Ņemiet vērā, ka jūsu parole ir saistīta ar lietotājvārdu Admin (kas apzīmē administratoru).

Ja vēl neesat iestatījis paroli, jums nav vecās paroles, tāpēc tekstlodziņš Vecā parole netiks rādīts. Ja strādājat ar administratora paroli, jums ir jāiesniedz arī izaicinājuma jautājums un atbilde. (Tas ļaus jums atgūt piekļuvi jūsu QuickBooks failam, ja esat aizmirsis administratora paroli.)

Acīmredzot jūs vēlaties iestatīt savu paroli tā, lai neviens (pat ne dators) to nevarētu uzminēt. Tas nozīmē, ka jūsu parole nedrīkst būt vārds vārdnīcā. Jūsu parole arī nedrīkst būt cipars. Un jo īpaši jūsu parole nedrīkst būt vārds, frāze vai vārds, ko daži kolēģi var viegli izdomāt.

Labākās paroles (no drošības viedokļa) ir nejēdzīgas burtu un ciparu kombinācijas, piemēram, f34t5s vai s3df43x2.

Pēc paroles iestatīšanas tā periodiski jāmaina. Lai mainītu paroli, izvēlieties arī komandu Uzņēmums → Iestatīt lietotājus un paroles → Mainīt savu paroli. QuickBooks atkal parāda dialoglodziņu Mainīt QuickBooks paroli.

Šoreiz tekstlodziņā Mainīt paroli jāievada vecā parole. Pēc tam jums jāievada sava jaunā parole gan tekstlodziņā Jauna parole, gan tekstlodziņā Apstiprināt jauno paroli.

Lai QuickBooks atvērtu uzņēmuma datu failu, ir nepieciešams lietotājvārds un parole. Piemēram, ja piešķirat paroli savam uzņēmuma datu failam, ikreiz, kad programma QuickBooks tiek startēta, tiek parādīts QuickBooks pieteikšanās dialoglodziņš, kurā ievadāt savu lietotājvārdu un paroli un pēc tam noklikšķiniet uz Labi. QuickBooks atver datu failu. Ja nevarat norādīt paroli, programma QuickBooks neatver datu failu.