QuickBooks 2014 datu faila dublēšanas pamati

Ļoti svarīgs uzdevums, kas jums vai kādam līdzstrādniekam ir jāveic, ir QuickBooks datu faila dublēšana. Daži jūsu datora cietajā diskā saglabātie vienumi ir pelnījuši tikpat lielu rūpību kā QuickBooks datu fails. Diezgan burtiski QuickBooks datu fails apraksta jūsu uzņēmuma finanšu lietas. Jūs noteikti nevēlaties zaudēt datu failu.

Piemēram, datu faila pazaudēšana var nozīmēt, ka jūs nezināt, cik daudz naudas jums ir, jūs nezināt, vai nopelnāt vai zaudējat naudu, un jūs nevarēsit viegli vai precīzi sagatavot savu ikgadējo nodokļu atmaksa.

Par laimi, QuickBooks datu faila dublēšana ir diezgan vienkārša. Jums jāveic tikai deviņas darbības:

1Izvēlieties komandu Fails→Izveidot kopiju.

Programmā QuickBooks tiek parādīts dialoglodziņš Saglabāt kopiju vai dublējumu, kurā ir trīs iespējas: iespēja saglabāt QuickBooks faila dublējumkopiju, iespēja izveidot pārnēsājamu uzņēmuma failu un iespēja izveidot grāmatveža kopiju.

2Vēlaties saglabāt rezerves kopiju, tāpēc noklikšķiniet uz opcijas Backup Copy pogas; pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk, lai turpinātu.

Kopējot QuickBooks failu, varat izveidot pilnu dublējuma failu vai pārnēsājamu uzņēmuma failu. Pārnēsājams uzņēmuma fails ir mazāks nekā dublējuma fails, tāpēc to ir ērtāk pārvietoties. Piemēram, varat vieglāk nosūtīt pārnēsājamu uzņēmuma failu pa e-pastu.

Ar pārnēsājamiem uzņēmuma failiem ir šāds: QuickBooks ir smagi jāstrādā, lai pārnēsājamo uzņēmuma failu samazinātu līdz mazam izmēram. QuickBooks ir arī vairāk jāstrādā, lai vēlāk attīrītu failu, kad vēlaties ar to strādāt.

Pēc noklikšķināšanas uz Tālāk tiek parādīts dialoglodziņš Saglabāt kopiju vai dublējumu. Varat tieši pāriet uz dialoglodziņu Saglabāt kopiju vai dublējumu, izvēloties komandu Fails → Izveidot dublējumu.

3 Norādiet, vai vēlaties saglabāt QuickBooks dublējuma failu sava uzņēmuma datorā vai QuickBooks izbraukuma datu centrā.

Noklikšķiniet uz Vietējā dublēšana, lai norādītu, ka vēlaties saglabāt faila dublējumkopiju datora cietajā diskā vai kādā noņemamā atmiņas ierīcē, piemēram, zibatmiņas diskā.

4 Noklikšķiniet uz pogas Opcijas, lai izvēlētos dublējuma vietu.

QuickBooks parāda dialoglodziņu Dublēšanas opcijas.

5 Norādiet, kurā mapē vai diska vietā jādublē uzņēmuma fails.

Vienkārši ievadiet ceļa nosaukumu tieši lodziņā, kas norāda, kur saglabāt rezerves kopijas.

Ja nezināt, kā ievadīt ceļa nosaukumu, noklikšķiniet uz pogas Pārlūkot. Kad QuickBooks parāda dialoglodziņu Pārlūkot mapi, izmantojiet tā mapju sarakstu, lai atlasītu disku vai mapi, kuru vēlaties izmantot QuickBooks dublēšanai.

6 (Neobligāti) Atlasiet rezerves opcijas.

Varat arī izmantot dialoglodziņu Dublēšanas opcijas, lai norādītu, kad programmai QuickBooks ir jāatgādina par dublēšanu un kā QuickBooks jādublē:

Laika zīmogu pievienošana: lai dublējuma faila nosaukumam pievienotu dublēšanas datumu un laiku, atzīmējiet izvēles rūtiņu Pievienot faila nosaukumam dublējuma datumu un laiku.

Dublējumkopiju ierobežošana: lai liktu QuickBooks atbrīvoties no vecajām dublējumkopijām, atzīmējiet izvēles rūtiņu Ierobežot dublējumkopiju skaitu šajā mapē līdz X un pēc tam norādiet, cik dublējumkopiju vēlaties paturēt, izmantojot blakus esošo tekstlodziņu.

Dublēšanas atgādinājumu iestatīšana: atzīmējiet izvēles rūtiņu Atgādināt man dublēt, kad es aizveru uzņēmuma failu ik pēc X reizes un blakus esošo teksta lodziņu, lai norādītu, ka vēlaties saņemt atgādinājumu par QuickBooks faila dublēšanu, aizverot QuickBooks. Jūsu intervāla opcijas ietver katru reizi, katru otro reizi, katru trešo reizi un tā tālāk.

Datu verifikācijas iespējošana: izmantojiet verifikācijas pogas, lai paziņotu QuickBooks, ka tai ir jāpārbauda datu integritāte, kad tiek veidota jūsu datu dublēšana. Atlasiet pogu Complete Verification, lai QuickBooks veiktu labāko un visaptverošāko verifikāciju.

Alternatīvi, ja jums nav laika veikt dažas papildu sekundes, lai veiktu atkārtotu pārbaudi, kas nepieciešamas datu verifikācijai, noteikti atlasiet radiopogu Ātrāka pārbaude. Vēl labāk, izmetiet piesardzību vējā — piesardzība jebkurā gadījumā attiecas uz zīdaiņiem — un atlasiet radio pogu Bez verifikācijas.

7Kad esat pabeidzis norādīt dublējuma vietu un opcijas, noklikšķiniet uz Labi un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.

Programmā QuickBooks tiek parādīts dialoglodziņš (nav parādīts), kurā tiek jautāts, kad vēlaties dublēt.

8Norādiet, kad vēlaties dublēt.

Parasti jūs vēlaties dublēt, kad izvēlaties komandu Saglabāt kopiju vai Dublēt. Šādā gadījumā, kad QuickBooks parāda dialoglodziņu Saglabāt kopiju vai dublējumu, kurā tiek uzdots jautājums “kad”, noklikšķiniet uz pogas Saglabāt tūlīt.

Tomēr varat arī likt QuickBooks regulāri ieplānot QuickBooks datu faila dublēšanu saskaņā ar kādu gudru shēmu, kad QuickBooks uzdod jautājumu “kad”, noklikšķinot uz pogas Saglabāt tūlīt un Plānot nākotnes dublējumus vai noklikšķinot uz Tikai plānot nākotni. Dublēšanas poga.

Ja jūs sakāt QuickBooks, ka vēlaties ieplānot dublēšanu, QuickBooks parāda dažus dialoglodziņus, kurus izmantojat, lai izveidotu jaunu dublēšanas grafiku, nosaucot grafiku un iestatot dienas un laikus, kad jāplāno dublēšana.

9Noklikšķiniet uz Pabeigt, lai aizvērtu dialoglodziņu Saglabāt kopiju vai Dublējumu.

Kad esat norādījis, kā jādarbojas dublēšanas darbībai, noklikšķiniet uz Pabeigt. QuickBooks dublē (vai izveido tā kopiju) pašreizējā QuickBooks uzņēmuma failā un saglabā šo jauno faila kopiju dublējuma vietā.