QuickBooks 2013 Pro un Premier vairāku lietotāju vidē

QuickBooks Pro un Premier 2013 ļauj iestatīt vairākas QuickBooks datu faila paroles. Patiešām, tas ir tas, ka varat norādīt QuickBooks, lai atļautu noteiktiem lietotājiem un parolēm veikt tikai noteiktas darbības.

Piemēram, uzņēmuma īpašniekam var būt parole, kas ļauj viņai darīt jebko. Bet, piemēram, jaunam grāmatvedības darbiniekam var būt parole, kas ļauj tikai ierakstīt rēķinus sistēmā.

Lai iestatītu papildu lietotājus un paroles QuickBooks Pro un QuickBooks Premier 2013 izdevumos, veiciet šīs darbības:

Izvēlieties komandu Uzņēmums → Iestatīt lietotājus un paroles → Iestatīt lietotājus.

QuickBooks parāda dialoglodziņu Lietotāju saraksts. Dialoglodziņā Lietotāji un lomas ir norādīti visi lietotāji, kuriem ir iestatīta QuickBooks piekļuve, un lomas, ko QuickBooks var aizpildīt, izmantojot QuickBooks. Lietotāju saraksts, kas atrodas dialoglodziņa cilnē Lietotāju saraksts, arī identificē to, kurš pašlaik ir pieteicies sistēmā.

Pastāstiet QuickBooks, ka vēlaties pievienot lietotāju, noklikšķinot uz pogas Pievienot lietotāju.

QuickBooks parāda pirmo lietotāja paroles un piekļuves iestatīšanas dialoglodziņu.

Identificējiet lietotāju un ievadiet paroli.

Piešķiriet katram lietotājam, kuram iestatāt paroli, lietotājvārdu. To var izdarīt, lodziņā Lietotājvārds ievadot īsu vārdu — iespējams, lietotāja vārdu. Kad esat identificējis lietotāju, ievadiet lietotāja paroli gan tekstlodziņā Parole, gan tekstlodziņā Apstiprināt paroli.

Nosakiet lietotāja lomu(-as).

Izmantojiet sarakstlodziņu Pieejamās lomas, lai atlasītu lomas (vai pienākumus), kuras izpilda lietotājs. Pēc tam pievienojiet atlasīto lomu lietotāja piešķirto lomu sarakstam, noklikšķinot uz pogas Pievienot. Lai pārvietotu lomu no lietotāja, atlasiet lomu sarakstā Piešķirtās lomas un pēc tam noklikšķiniet uz Noņemt.

Apraksta lodziņš dialoglodziņa Jauns lietotājs apakšā apraksta lomu sīkāk, tostarp QuickBooks lietotāja veidu, kuram parasti var piešķirt atlasīto lomu.

(Neobligāti) Ja nepieciešams, mainiet lomas.

Izmantojot QuickBooks palīdzību, varat precīzi noregulēt piešķirtās lomas. Lai to izdarītu, dialoglodziņā Lietotāji un lomas atlasiet cilni Lomas, noklikšķiniet uz lomas, kuru vēlaties mainīt, un noklikšķiniet uz pogas Rediģēt. Kad QuickBooks parāda dialoglodziņu Rediģēt lomu, sarakstā Apgabals un aktivitātes atlasiet uzskaites darbību vai apgabalu un pēc tam izmantojiet pogas Apgabala piekļuves līmenis, lai norādītu, ko lietotājs ar atlasīto lomu var darīt.

Varat norādīt, ka lietotājam nevajadzētu būt piekļuvei, atlasot radio pogu Nav. Varat norādīt, ka lietotājam ir jābūt pilnai piekļuvei, atlasot radio pogu Pilna. Ja lietotājam vajadzētu būt daļējai piekļuvei, atlasiet pogu Daļēja un pēc tam atzīmējiet vai noņemiet atzīmi attiecīgi lodziņos Izveidot, Modificēt, Dzēst, Drukāt un Skatīt atlikumu. Noklikšķiniet uz Labi, lai saglabātu izmaiņas un atgrieztos dialoglodziņā Lietotāji un lomas.

Varat redzēt, kāda piekļuve sākotnēji ir jebkurai lomai, atlasot kādu no ierakstiem sarakstā Apgabals un aktivitātes. QuickBooks izmanto apgabala piekļuves līmeņa pogas un lodziņus, lai parādītu pašreizējos lomas iestatījumus.

(Neobligāti) Pārskatiet savas lietotāja atļaujas.

Pēc lietotāja iestatīšanas jums vajadzētu (tikai piesardzības labad) pārskatīt lietotājam piešķirtās atļaujas. Lai to izdarītu, dialoglodziņā Lietotāji un lomas noklikšķiniet uz cilnes Lietotāju saraksts, atlasiet lietotāju un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Skatīt atļaujas.

Kad QuickBooks parāda dialoglodziņu View Permissions (nav parādīts), atlasiet lietotāju un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Parādīt, lai redzētu logu View Permissions, kurā tiek parādīts ļoti detalizēts saraksts ar to, ko lietotājs var un ko nevar darīt.

(Neobligāti) Pārskatiet savas lomu izmaiņas.

Ja veicat izmaiņas lomas atļaujās, iespējams, arī vēlaties pārskatīt šīs izmaiņas. Lai to izdarītu, dialoglodziņā Lietotāji un lomas noklikšķiniet uz cilnes Lomu saraksts, atlasiet lomu un noklikšķiniet uz pogas Skatīt atļaujas. Programmā QuickBooks tiek parādīta cita dialoglodziņa View Permissions versija, kurā ir uzskaitītas jūsu un QuickBooks iestatītās lomas.

Atlasiet lomu, kuru vēlaties pārskatīt, un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Skatīt atļaujas. Programmā QuickBooks tiek parādīta cita skata atļauju loga versija ar detalizētu sarakstu ar to, ko kāds ar lomu var un ko nevar darīt.

Kad esat pabeidzis lietotāju un lomu atļauju pārskatīšanu, noklikšķiniet uz Aizvērt, lai aizvērtu visus atvērtos logus, un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Atcelt vai Aizvērt, lai aizvērtu visus atvērtos dialoglodziņus.

No šī brīža jaunais lietotājs var izmantot QuickBooks; tomēr viņa vai viņas tiesības ir ierobežotas ar jūsu norādītajām tiesībām.

Grāmatveži bieži vēlas redzēt konkrētu lietotāju tiesības. Tas jo īpaši attiecas uz gadījumiem, kad jūsu CPA audits tiek veikts kā daļa no gada noslēguma. (Jums var tikt pārbaudīts, ja banka vēlas, piemēram, pārbaudītus finanšu pārskatus.) QuickBooks skatīšanas atļauju logs ir lielisks veids, kā tiešsaistē skatīt šos datus, un, ja vēlaties izdrukāt atļauju informācijas kopiju, viss, kas jums jādara, ir noklikšķiniet uz loga pogas Drukāt.