QuickBooks 2012 kondensācijas failu funkcija

QuickBooks 2015 Condense funkcija veic dažas darbības. Vispirms tas izveido datu faila arhīva kopiju un apstrādā šo datu failu, lai tas būtu mazāks. Lai iegūtu sīkāku informāciju, skatiet tālāk sniegto skaidrojumu:

• Komanda QuickBooks Condense izveido pastāvīgu QuickBooks datu faila kopiju. (To sauc par faila arhīva kopiju .) Uzņēmuma faila arhīva kopija ir uzņēmuma faila momentuzņēmums, kāds tas pastāv konkrētā brīdī.

  Ja kādam vēlāk rodas jautājums — iespējams, jūsu grāmatvedim vai federālajam vai štata revidentam, varat izmantot datu faila arhīva kopiju, lai parādītu, kā uzņēmuma fails izskatījās konkrētā brīdī.

• Faila kondensācijas process padara datu failu mazāku, apkopojot daudzus vecus slēgtus, detalizētus darījumus, izmantojot lielus monstru žurnāla ierakstus.

Tā kā šī kondensēšana un arhivēšana var būt nedaudz mulsinoša, šeit ir īss kopsavilkums par to, kas tieši notiek, saīsinot QuickBooks uzņēmuma failu. Lūk, ko QuickBooks parasti dara procesa laikā:

• Saglabā jūsu uzņēmuma failu arhīva kopijas : saīsinot QuickBooks uzņēmuma failu, QuickBooks saglabā šī faila arhīva kopiju.

• Noņem vecos slēgtos darījumus : kā daļu no Condense procesa QuickBooks sniedz iespēju noņemt vecos, slēgtos darījumus no pašreizējās QuickBooks uzņēmuma faila darba versijas.

  Atcerieties, ka arhivējot tiek izveidota QuickBooks uzņēmuma faila arhīva kopija. Tomēr jums joprojām ir QuickBooks uzņēmuma faila darba versija. Tā ir šī pašreizējā QuickBooks uzņēmuma faila darba versija, kas tiek iztīrīta jeb saīsināta, noņemot vecos, slēgtos darījumus.

  Slēgtie darījumi ir darījumi, kuriem QuickBooks vairs nav nepieciešams detalizēti izsekot. Piemēram, vecs klienta rēķins pēc tā apmaksas ir slēgts darījums. Vecs čeks, kas rakstīts kādam pārdevējam — pēc tam, kad tas ir noskaidrots bankā — ir slēgts darījums.

• Apkopo vecos, slēgtos darījumus : tā kā vecās, slēgtās transakcijas tiek noņemtas no QuickBooks datu faila, kondensēšana parasti izveido kopsavilkuma ikmēneša žurnāla ierakstus vecajām, slēgtajām transakcijām un ievieto šīs kopsavilkuma transakcijas QuickBooks datu faila pašreizējā darba versijā.

  Šie kopsavilkuma ikmēneša žurnāla ieraksti ļauj turpināt sagatavot ikmēneša finanšu pārskatus. Piemēram, lai gan arhivēšana noņem visus vecos, slēgtos darījumus no, piemēram, 2010. gada janvāra, 2013. gadā joprojām varat sagatavot ikmēneša finanšu pārskatus par 2010. gada janvāri. Lai sagatavotu ikmēneša finanšu pārskatus par 2010. gada janvāri, QuickBooks izmanto kopsavilkumu. ikmēneša žurnāla ieraksti.

• Notīra audita pēdas: viens gandrīz slēptais QuickBooks datu failu tīrīšanas efekts attiecas uz revīzijas liecībām. Ja iztīrāt uzņēmuma failu un norādāt, ka uzņēmuma failam jābūt saīsinātam, QuickBooks notīra audita pēdas pirms datuma “noņemti slēgtie darījumi vai pirms tā”.

  Citiem vārdiem sakot, laika posmā, kurā QuickBooks noņem vecos, slēgtos darījumus, tas noņem arī šo darījumu audita pēdas.

Kondensēt fails process parasti ir radīt kopiju QuickBooks datu failu, kas jums saglabāt un nodot prom kaut kur, un radot samazināts uz leju versija darba uzņēmuma failu. Tomēr komanda, ko izmantojat QuickBooks uzņēmuma faila kondensēšanai, ļauj arī izveidot gandrīz tukšus uzņēmuma failus.

Lielākajai daļai cilvēku šī iespēja nekad nebūtu jāizmanto. ir tikai viena QuickBooks lietotāju kategorija, kas varētu vēlēties izveidot gandrīz tukšus uzņēmuma failus. CPA un konsultanti (kuri vēlas atkārtoti izmantot uzņēmuma failu citai biznesa vienībai vai klientam), iespējams, vēlēsies izmantot šo komandu, lai izveidotu uzņēmuma datu failus, kuros jau ir iestatīti daudzi saraksti.