Plānojiet savu jauno QuickBooks 2012 sistēmu

Ja jau no paša sākuma saprotat dažus vispārīgus vienumus — to, ko dara grāmatvedība un ko dara grāmatvedības sistēmas, jūs atklāsiet, ka QuickBooks 2012 iestatīšanas process ir daudz saprātīgāks.

Ko dara grāmatvedība

Padomājiet par to, ko dara grāmatvedība. Cilvēki var strīdēties par sīkumiem, taču lielākā daļa piekrīt, ka grāmatvedība veic šādas četras svarīgas lietas:

• Mēra peļņu un zaudējumus

• Ziņojumi par uzņēmuma finansiālo stāvokli (tā aktīviem, saistībām un tīro vērtību)

• Sniedz detalizētu uzskaiti par aktīviem, saistībām un īpašnieka pašu kapitāla kontiem

• Nodrošina finanšu informāciju ieinteresētajām personām, īpaši vadībai

Ko dara grāmatvedības sistēmas

Tagad īsi apskatiet, ko grāmatvedības sistēmas vai vismaz mazo uzņēmumu grāmatvedības sistēmas parasti dara:

• Sagatavot finanšu pārskatus, tostarp ienākumu pārskatus, bilanci un citus grāmatvedības pārskatus.

• Ģenerējiet uzņēmējdarbības veidlapas, tostarp čekus, algas čekus, rēķinus, klientu izrakstus utt.

• Saglabājiet detalizētu galveno kontu uzskaiti, tostarp skaidru naudu, debitoru parādus (summas, ko klienti ir parādā uzņēmumam), kreditoru parādus (summas, ko uzņēmums ir parādā saviem pārdevējiem), inventāra priekšmetus, pamatlīdzekļus un tā tālāk.

• Veikt specializētas informācijas pārvaldības funkcijas. Piemēram, izdevējdarbības nozarē grāmatu izdevēji bieži vien maksā autoriem honorārus. Tātad autoratlīdzības uzskaite ir uzdevums, kas parasti jāveic grāmatu izdevēju uzskaites sistēmām.

Ko dara QuickBooks 2012

Labi, pēc tam, kad esat sapratis, ko dara grāmatvedība un ko grāmatvedības sistēmas parasti dara, varat ar kādu perspektīvu redzēt, ko dara QuickBooks:

• Sagatavo finanšu pārskatus

• Ģenerē daudzas izplatītas uzņēmējdarbības formas, tostarp čekus, algas čekus, klientu rēķinus, klientu izrakstus, kredītrēķinus un pirkuma pasūtījumus

• Vienkāršos iestatījumos saglabā detalizētu uzskaiti par dažiem galvenajiem kontiem: skaidru naudu, debitoru parādus, kreditoru parādus un krājumus

QuickBooks veic trīs no četrām lietām, kuras jūs varētu sagaidīt no grāmatvedības sistēmas. QuickBooks nepiegādā specializētas grāmatvedības lietas. Piemēram, QuickBooks neveic honorāru uzskaiti.

Ko nedara QuickBooks 2012

Tātad, QuickBooks veic trīs no četrām lietām, ko dara grāmatvedības sistēmas, taču tas nedara visu. QuickBooks bieži vien ir nepilnīgs grāmatvedības risinājums. Tāpēc esiet piesardzīgs, izvirzot savas cerības. Parasti jums ir arī jāizdomā risinājumi dažām jūsu īpašajām grāmatvedības prasībām.

QuickBooks sniedz lietotājiem un uzņēmumiem lielu elastību. Tātad, atgriežoties pie iepriekšējā piemēra, grāmatu izdevējs var paveikt lielu daļu no tā, kas tam jādara, lai QuickBooks veiktu honorāru uzskaiti. Šis autoratlīdzības uzskaites darbs vienkārši prasa zināmu kņadu, jo uzņēmums izveido QuickBooks.

Tomēr QuickBooks (vai vismaz populārākās QuickBooks versijas) cieš no dažiem būtiskiem trūkumiem:

• QuickBooks Pro nenodrošina labu veidu, kā rīkoties ar krājumu ražošanu. Tomēr QuickBooks Premier un QuickBooks Enterprise Solutions atbalsta vienkāršu ražošanas uzskaiti. (Šīs QuickBooks versijas palīdz ņemt vērā procesu, kurā izejvielas tiek pārvērstas gatavās precēs.)

• Tikai QuickBooks Enterprise Solutions risina situāciju, kad krājumi tiek glabāti vairākās vietās. Citiem vārdiem sakot, QuickBooks Pro un QuickBooks Premier vienkārši parāda, piemēram, ka jums ir 3000 logrīku. Tas neļauj jums izsekot faktam, ka jums ir 1000 logrīki noliktavā, 500 logrīki veikalā A un 1500 logrīki veikalā B.

Neskatoties uz to, ka QuickBooks var būt nepilnīgs risinājums un var nedarboties ar krājumiem tā, kā vēlaties vai nepieciešams, QuickBooks joprojām ir ļoti labs risinājums. Tas, ko dara QuickBooks, dara ļoti labi. Apsveriet faktu, ka QuickBooks būs pieejams ilgu, ilgu laiku.

Ir daudz lielāka iespēja, ka, piemēram, grāmatvedības programmatūras produkts ar 600 lietotājiem tiks pārtraukts, nevis tāds produkts kā QuickBooks, kuram ir 4 000 000 klientu.