Pirkuma pasūtījuma izveidošana programmā QuickBooks

Pirkšanas pasūtījumam ir vienkāršs mērķis: tas kādam pārdevējam norāda, ka vēlaties iegādāties kādu preci. Faktiski pirkuma pasūtījums ir pirkuma līgums.

Daudzi mazie uzņēmumi neizmanto pirkšanas pasūtījumus. Taču, kad tie izaug līdz noteiktam izmēram, daudzi uzņēmumi nolemj tos izmantot, jo pirkuma pasūtījumi kļūst par pastāvīgiem jūsu pasūtīto preču ierakstiem. Turklāt pirkšanas pasūtījumu izmantošana bieži vien formalizē iepirkšanās procesu uzņēmumā. Piemēram, jūs varat nolemt, ka neviens jūsu uzņēmumā nevar iegādāties neko, kas maksā vairāk nekā 100 ASV dolārus, ja vien viņi nesaņem pirkuma pasūtījumu. Ja tikai jūs varat izdot pirkšanas pasūtījumus, jūs esat efektīvi kontrolējis pirkšanas darbības, izmantojot šo procedūru.

Lai izmantotu QuickBooks, lai izveidotu pirkuma pasūtījumus, veiciet šīs darbības:

1. Pastāstiet QuickBooks, ka vēlaties izveidot pirkuma pasūtījumu, izvēloties Vendors –> Create Purchase Orders.

QuickBooks parāda logu Izveidot pirkuma pasūtījumus.

Ņemiet vērā: ja izvēlnē Piegādātāji nenodrošina komandu Izveidot pirkuma pasūtījumus, QuickBooks nezina, ka vēlaties izveidot pirkšanas pasūtījumus.

2. Izmantojiet nolaižamā saraksta lodziņu Piegādātāji, lai identificētu pārdevēju, no kura vēlaties iegādāties preci.

Nolaižamajā saraksta lodziņā Piegādātājs ir norādīts katrs jūsu piegādātāju sarakstā iekļautais pārdevējs.

3. (Neobligāti) Klasificējiet pirkumu, izmantojot nolaižamā saraksta lodziņu Klase.

4. (Pēc izvēles) Nolaižamajā saraksta lodziņā Nosūtītājs norādiet citu piegādes adresi.

Nolaižamajā saraksta lodziņā Nosūtīt uz tiek parādīts visu jūsu klientu, pārdevēju un darbinieku saraksts. Jūs izvēlaties adresējamo kuģi, izvēloties kādu no šiem citiem nosaukumiem. Kad esat atlasījis ierakstu sarakstā Nosūtīt uz, QuickBooks aizpilda Piegādes adreses lodziņu ar atbilstošo informāciju.

Logā Izveidot pirkuma pasūtījumus ir dažas standarta un, cerams, pazīstamas pogas un lodziņi: Iepriekšējais, Nākamais, Drukāt, Atrast, Pareizrakstība, Vēsture un Veidne.

5. Apstipriniet pirkuma pasūtījuma datumu.

Sākotnēji QuickBooks lodziņā Datums ievieto pašreizējo sistēmas datumu. Tomēr jums vajadzētu apstiprināt, ka datums, ko QuickBooks ievada kā pirkuma pasūtījuma datumu, ir pareizs. Šis ir līguma datums. Bieži vien datums nosaka līguma nosacījumus, piemēram, dienu skaitu, kurā prece ir jānosūta.

6. Apstipriniet pirkuma pasūtījuma numuru.

Pirkuma pasūtījuma numurs vai pasūtījuma numurs unikāli identificē pirkuma pasūtījuma dokumentu. QuickBooks secīgi numurē pirkuma pasūtījumus jūsu vietā un ievieto nākamo numuru lodziņā PO Nr. QuickBooks minējums par pareizo pirkuma pasūtījuma numuru parasti ir pareizs, taču, ja tas nav pareizs, ievadiet rezerves numuru.

7. Apstipriniet pārdevēju un nosūtiet uz informāciju.

Pārdevēja bloks un Piegādes bloks Lai identificētu pārdevēju, no kura jūs pērkat preci, un piegādes adresi, uz kuru vēlaties, lai pārdevējs nosūta sūtījumu. Šai informācijai ir jābūt pareizai, ja jūsu piegādātāju saraksts ir atjaunināts un esat pareizi izmantojis nolaižamā saraksta lodziņu Nosūtīt uz, lai vajadzības gadījumā identificētu alternatīvu piegādes adresi. Tomēr apstipriniet, ka šajos divos adrešu blokos parādītā informācija ir pareiza. Ja informācija nav pareiza, protams, izlabojiet to. Adreses bloka informāciju var rediģēt, atlasot nepareizo informāciju un pēc tam atkārtoti ierakstot visu, kas būtu jāparāda.

8. Aprakstiet katru preci, kuru vēlaties pasūtīt.

Jūs izmantojat loga Izveidot pirkuma pasūtījumus kolonnas, lai detalizēti aprakstītu katru preci, kuru vēlaties pasūtīt kā daļu no pirkuma. Katrs vienums iet savā rindā. Lai aprakstītu preci, kuru vēlaties iegādāties no pārdevēja, sniedziet tālāk norādīto informāciju.

• Prece: slejā Prece ļauj ierakstīt unikālo preces numuru precei, kuru vēlaties iegādāties. Atcerieties, ka preces ir jāievada vai jāapraksta vienumu sarakstā. Galvenais, kas jums jāzina par preču sarakstu, ir tas, ka viss, ko vēlaties parādīt rēķinā vai pirkuma pasūtījumā, ir jāapraksta preču failā.

• Apraksts: kolonnā Apraksts parāda jūsu atlasītā vienuma aprakstu. Varat arī rediģēt lauku Apraksts, lai tas būtu saprotams klientiem vai piegādātājiem.

• Daudzums: kolonnā Daudzums varat noteikt vajadzīgās preces daudzumu. Acīmredzot šajā laukā ievadāt vajadzīgo vienumu skaitu.

• Likme: kolonnā Likme varat ievadīt preces cenu par vienību vai likmi par vienību. Ņemiet vērā, ka QuickBooks šai kolonnai izmanto dažādas etiķetes atkarībā no jūsu izveidotā uzņēmuma veida.

• Klients: kolonna Klients ļauj identificēt klientu, kuram prece tiek iegādāta.

• Summa: slejā Summa tiek parādīta vienumam kopējā iztērētā summa. QuickBooks aprēķinās summu jums, reizinot daudzumu ar likmi (vai cenu). Varat arī rediģēt kolonnas summu. Šajā gadījumā QuickBooks pielāgo likmi (vai cenu), lai daudzums un likme vienmēr būtu vienāda ar summu.

Jums jāievada katras preces apraksts, kas jāiekļauj pirkuma pasūtījumā. Tas nozīmē, piemēram, ja vēlaties pasūtīt sešas preces no pārdevēja, pirkuma pasūtījumā ir jāietver sešas informācijas rindiņas.

9. Izdrukājiet pirkuma pasūtījumu.

Jūs vēlaties izdrukāt pirkuma pasūtījumu. Pirkuma pasūtījuma ierakstīšanas QuickBooks mērķis ir izveidot oficiālu pirkuma ierakstu. Jūs gandrīz vienmēr vēlēsities pārsūtīt šo pirkuma pasūtījumu pārdevējam. Pirkšanas pasūtījumā pārdevējam ir norādīts tieši tas, ko vēlaties iegādāties, un cena, ko esat gatavs maksāt. Lai izdrukātu pirkuma pasūtījumu, varat noklikšķināt uz pogas Drukāt. Pirkšanas pasūtījumus varat arī izdrukāt vēlāk pa partijām; lai to izdarītu, saglabājiet visus pirkšanas pasūtījumus, kurus vēlaties izveidot, un pēc tam izvēlieties komandu Fails -> Drukāt veidlapas -> Pirkuma pasūtījumi.

10. Saglabājiet pirkuma pasūtījumu.

Lai saglabātu pirkuma pasūtījumu, noklikšķiniet uz pogas Saglabāt un aizvērt vai Saglabāt un jauns. Ja noklikšķināsit uz pogas Saglabāt un jauns, QuickBooks saglabā šo pirkuma pasūtījumu un atkārtoti parāda loga Izveidot pirkuma pasūtījumus tukšu versiju, lai jūs varētu ierakstīt citu pirkuma pasūtījumu.