Padomi darbam ar MYOB noteikumiem un bankas plūsmām

Viena no lieliskajām MYOB AccountRight lietām ir tā, ka varat iestatīt bankas noteikumus, lai automātiski piešķirtu darījumus. Šeit ir daži padomi, kā izveidot noteikumus, kas darbojas pareizi katru reizi.

• Saglabājiet noteikumu nosacījumus pēc iespējas vienkāršākus. Piemēram, iespējams, ka jūsu mehāniķim nesen veikts maksājums tiek parādīts kā “EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU”. Protams, jūs varētu izveidot kārtulu, kas liek MYOB piešķirt jebkuru darījumu ar šiem precīziem vārdiem mehāniskā transportlīdzekļa izdevumiem, taču tā vietā veltiet laiku, lai vienkāršotu kārtulas nosacījumus. Piemēram, izveidojiet kārtulu, kas liek MYOB piešķirt mehānisko transportlīdzekļu izmaksām jebkuru darījumu ar vārdiem “BAY AUTOMOTIVE”. Tādā veidā, ja nākamreiz maksājat ar kredītkarti, nevis EFTPOS, vai mehāniķis maina savu tirgotāja pakalpojumu, lai bankas izraksta teksts tiktu rādīts citādi, noteikums, visticamāk, paliks pareizs.

• Saglabājiet noteikumu nosaukumus informatīvus un viegli identificējamus. MYOB pēc noklusējuma kā kārtulas nosaukumu izmanto visu aprakstu no teksta jūsu bankas izrakstā. Izmantojot iepriekš minēto piemēru, kārtulas nosaukums kļūst par “EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU”. Nepieņemiet šo noklusējumu, bet vienmēr rediģējiet kārtulu nosaukumus, lai turpmāk kārtulas būtu vieglāk atrodamas. Piemēram, labs kārtulas nosaukums šim darījumam, iespējams, ir “Bay Automotive Vehicle Repair”, jo šis nosaukums ietver gan attiecīgā bankas izraksta tekstu, gan izdevumu veidu.

• Veidojot kārtulu, vienmēr atveriet sadaļu Papildu opcijas un apakšējā labajā stūrī ievadiet piegādātāja vai klienta vārdu. Lai gan kartes izvēle nav obligāta, atcerieties, ka turpmāk nevarēsiet meklēt visus šī klienta vai piegādātāja darījumus, ja vien neizvēlaties karti. Detalizētas darījumu vēstures trūkums var būt ļoti sāpīgs, tāpēc veltiet laiku, lai pievienotu šo informāciju katru reizi, kad veidojat jaunu noteikumu.

  Izmantojot internetbanku, lai veiktu elektroniskus maksājumus piegādātājiem, rūpīgi pārdomājiet, kā apraksts tiks parādīts jūsu bankas izrakstā. Pajautājiet sev, vai jūs varēsiet izveidot noteikumu, pamatojoties uz šo aprakstu? Atbilde uz šo jautājumu ir atkarīga gan no jūsu bankas, gan no tā, vai maksājuma saņēmēja vārds vienmēr ir redzams jūsu izrakstā. Viens no padomiem ir saglabāt savā internetbankā piegādātāja datus un maksājumu aprakstus, lai katru reizi parādītos tieši tas pats teksts. Tādā veidā varat izveidot kārtulu, pamatojoties uz konkrēto tekstu.

• Sekojiet līdzi dublētiem noteikumiem. Ik pa laikam pārskatiet savu noteikumu sarakstu un vēlreiz pārbaudiet, kā esat iestatījis nosacījumus. Ja redzat divas kārtulas, kurām ir vienādi nosacījumi, dzēsiet vienu no kārtulām vai mainiet kārtulas nosacījumus.

• Palūdziet MYOB automātiski sadalīt personīgos procentus. Attiecībā uz izdevumiem, kurus regulāri sadalāt starp biznesa un personīgajiem izdevumiem (piemēram, iespējams, jūs vienmēr piešķirat 75 procentus benzīna biznesam un 25 procentus personīgajiem izdevumiem), izmantojiet papildu opcijas, lai izveidotu kārtulu, kas šo sadali veic automātiski.

• Atrodoties logā Bankas plūsmas, pirms noklikšķināšanas uz Apstiprināt, vienmēr novietojiet peles kursoru uz ikonas Rule Applied. Tādā veidā MYOB parāda, kuram kontam darījums tiks piešķirts, un jūs varat pārbaudīt, vai noteikums darbojas pareizi.

• Neizveidojiet kārtulu ar nosacījumu, ka jebkurš darījums, kurā ir vārds “BP”, tiek attiecināts uz benzīnu. Kāpēc ne? Jo, ja jūs to darāt, katrs BPAY darījums neatkarīgi no tā, vai tas ir par elektrību, tālruni vai nodokļiem, tiks piešķirts benzīnam, jo ​​vienumā "BPAY" ir burti "BP".

• Ja jums ir liels darījumu apjoms, izveidojot kārtulu, apsveriet iespēju laukā Piezīme norādīt kārtulas nosaukumu. Piemēram, ja izveidojat kārtulu ar nosacījumu, ka katrs darījums, kas satur vārdus “Katoomba Au”, tiek piešķirts Motor Vehicle Repair (jo Katoomba Au šajā gadījumā apzīmē Katoomba Automotive), viens triks ir doties uz Advanced Options un Kā šīs kārtulas piezīmi ierakstiet “Darījums izveidots, izmantojot Katoomba Automotive Rule”. Tādā veidā, ja pārskatāt darījumus ceturkšņa vai gada beigās un konstatējat, ka darījumi ir piešķirti nepareizi, jūs zināt, kurš noteikums ir izraisījis problēmas.

Pareizi lietojot, bankas noteikumi var ietaupīt līdz pat 90% datu ievades laika un praktiski novērst vajadzību pēc laikietilpīgām banku saskaņošanas.