Padomi budžeta veidošanai, izmantojot Quickbooks

Quickbooks var jums palīdzēt budžeta veidošanas procesā. Budžeta plānošana var būt ļoti noderīgs rīks, taču tas ne vienmēr ir piemērots visiem. Šeit ir daži komentāri par šo jautājumu:

• Budžeta sastādīšana ir piemērs vecai frāzei “Plānojiet savu darbu un pēc tam izpildiet plānu”. Budžeti nav roku dzelži. Budžeti nav piespiedu vestes. Budžeti ir vienkārši plānošanas instrumenti, kurus izmantojat, lai pārdomāti pieņemtu lēmumus par sava uzņēmuma finanšu lietām nākamajam gadam.
• Ja jūs nesaņemat vērtību no budžeta veidošanas procesa, jums tas nevajadzētu darīt. Vai vismaz jums vajadzētu mainīt veidu, kā jūs to darāt. Nejoko — neieplānojiet budžetu, ja process negūst labumu. Tomēr lielākā daļa uzņēmumu iegūst vērtību. Ja varat pārvaldīt savu biznesu bez budžeta, neplānojiet budžetu. Jūs izmantojat tos rīkus, kas sniedz vislielāko vērtību uzņēmuma pārvaldībā. Daudziem cilvēkiem budžeta veidošana tieši to dara. Ja tas jums neder, izlaidiet darbu. Laiks bieži vien ir retākais resurss uzņēmumu īpašniekiem un vadītājiem.
• Budžeti var būt būtiski instrumenti, lai pārvaldītu cilvēkus ar finansiāli izmērāmiem pienākumiem. Budžetiem ir slikts reps, un tie nav ideāli, bet zini ko? Ja jūsu labā strādā cilvēki, kuriem ir pienākumi, kurus varat finansiāli novērtēt, varat izmantot budžetu, lai pārvaldītu šos cilvēkus.

Pieņemsim, ka jums ir pārdevēji, kuriem katru mēnesi atsevišķi jāpārdod preces par USD 25 000. Ja budžetu veidojat pēc pārdevēja (jums, iespējams, ir jāiestata klase katram pārdevējam vai ieņēmumu konts katram pārdevējam), varat izmantot budžetu, lai salīdzinātu katras personas faktiskos pārdošanas apjomus ar viņam paredzētajiem budžetā paredzētajiem pārdošanas apjomiem.

Ja katru mēnesi skatāties uz Džo un redzat, ka viņa pārdošanas apjomi ir paredzami USD 30 000, varat izmantot šo informāciju savā Džo pārvaldībā. Droši vien Džo pārprodukcija nozīmē, ka viņš dara labu darbu. Ja paskatās uz Džo brāli Bobu un redzat, ka viņš katru mēnesi pārdod 20 000 USD, kad jūs sagaidāt, ka viņš pārdos 25 000 USD, jūs, iespējams, redzat problēmu un iespēju uzlabot. Tam visam ir jēga, vai ne?

• Cilvēki, kuriem patīk plānot budžetu, parasti koncentrējas uz nelabvēlīgām novirzēm. Lai gan nelabvēlīgas novirzes bieži identificē problēmas, kas jālabo, labvēlīgas atšķirības dažreiz ir interesantākas un noderīgākas.

Pieņemsim, ka jums ir uzņēmums, kurā jūs sagaidāt, ka pārdevēji mēnesī pārdos 25 000 ASV dolāru. Ja Džūlija ik mēnesi pārdod 75 000 USD, tas ir diezgan interesanti. Džūlija, iespējams, kaut ko zina vai viņai ir prasmes vai pieeja, kuras nav citiem pārdevējiem. Iespējams, ar nelielu veiksmi jūs varat noskaidrot, kāpēc Jūlijai klājas tik labi, un pēc tam izmantot šīs jaunās zināšanas, lai liktu citiem pārdevējiem katru mēnesi pārdot vairāk preču.

• Galvenie budžeta skaitļi, kas jāskatās, bieži vien ir diezgan mazs komplekts. Lai gan budžetā saskaņā ar QuickBooks var būt simtiem skaitļu, jūs, iespējams, varēsit lieliski pārvaldīt savu biznesu, apskatot tikai dažus skaitļus. Varbūt jūsu biznesā viss ir atkarīgs no pārdošanas. Ja pārdošana patiešām nosaka visu pārējo — jūsu izdevumus un, protams, visu jūsu peļņu, jums var nebūt daudz iemesla izsekot summu, ko katru mēnesi iztērējat telefona rēķinam vai pasta izdevumiem.

Ja varat samazināt savu finanšu plānu līdz dažiem skaitļiem, kas jums jāskatās, varat padarīt budžeta plānošanu un finanšu analīzi daudz vienkāršāku. Viss, kas jums jādara, ir noteikt galveno finanšu statistiku, kas jāskatās, un pēc tam to regulāri skatīties.

Finanšu rādītāji bieži ir ļoti noderīgi instrumenti, lai uzraudzītu uzņēmuma finanšu rādītājus. Daudzi uzņēmumu īpašnieki veiksmīgi pārvalda savus uzņēmumus bez oficiāla budžeta, aplūkojot divus vai trīs vienumus, tostarp pārdoto preču izmaksas un bruto peļņas procentus. Pārdoto preču izmaksās ietilpst pārdoto produktu vai priekšmetu izmaksas. Bruto peļņas procents ir procentuālā daļa no pārdošanas apjoma, kas paliek pāri pēc pārdoto preču izmaksu samaksas.