Noteikumu izveide pakalpojumā QuickBooks Online, lai pieņemtu darījumus

QuickBooks Online mēģina uzzināt jūsu paradumus, kad pārskatāt lejupielādētos darījumus; jūs varat palīdzēt procesam, izveidojot noteikumus, kas jāievēro QBO. Iestatot noteikumus, jūs paātrinat pārskatīšanas procesu, jo faktiski jūs jau iepriekš pastāstāt QBO, kā rīkoties ar noteiktiem darījumu veidiem.

Kā darbojas noteikumi

Pieņemsim, piemēram, ka jūs iegādājaties gāzi biznesa automašīnām no Shell degvielas uzpildes stacijām un vienmēr maksājat, izmantojot kredītkarti, kuru esat savienojis ar finanšu iestādi QBO. Jūs vēlaties visus darījumus Shell stacijās klasificēt savā Degvielas izdevumu kontā kategorijās.

Varat manuāli piešķirt kategoriju kādam no šiem darījumiem un gaidīt, kamēr QBO “uzzinās” jūsu izvēli, vai arī varat iestatīt noteikumu, kas QBO jāievēro. Izveidojot noteikumu, jūs norādāt tādu informāciju kā konti un darījumu veidi (nauda ienākšana vai izņemšana), uz kuriem kārtula ir jāattiecina.

Varat izveidot kārtulu, kas ietekmē visus kontus, vai kārtulu, kas ietekmē konkrētus kontus.

Pēc tam jūs identificējat kritērijus, kuriem jāatbilst atsevišķiem darījumiem, pirms QBO rīkojas saistībā ar darījumiem. Visbeidzot, jūs nosakāt informāciju, kas QBO jāpiešķir darījumiem, kas atbilst kritērijiem. Piemēram, varat norādīt darījuma veidu un kategoriju.

Jūsu izveidotie noteikumi var darboties vienā no diviem veidiem:

• QBO var izmantot jūsu kārtulu, lai ieteiktu izmaiņas lejupielādētajos darījumos, kuras pēc tam pārskatāt un apstipriniet. Or
• Varat izvēlēties, lai QBO automātiski piemērotu kārtulu visām transakcijām, kurām tā nosaka atbilstību kārtulas nosacījumiem, un pievienot šos darījumus QBO.

Kad izmantojat pirmo pieeju, QBO lapas Bankas un kredītkartes cilnē Pārskatīšanai identificē darījumus, kuriem tas atrod un paredz piemērot noteikumu. Šīs transakcijas var identificēt, jo slejā Kategorija vai Atbilstība tiek parādīta kārtulas ikona.

QBO izmanto dažādas ikonas, lai identificētu darījumus, kas atbilst noteikumiem, bet kas vēl nav pievienoti jūsu uzņēmumam, un darījumus, kas pievienoti automātiski, izmantojot noteikumus.

Otrā pieeja varētu šķist riskanta, bet tā patiesībā nav. Pat ja QBO automātiski piemēro noteikumu, jūs joprojām varat veikt izmaiņas darījumos, kurus QBO automātiski pieņem.

Noteikuma izveide

Jūs iestatāt jebkura veida kārtulas — to, kas iesaka izmaiņas un jums tās ir jāpārskata, un to, kas automātiski pievieno darījumus, pamatojoties uz kārtulu, veicot tās pašas darbības. Ir tikai viens solis, kurā jūs darāt lietas savādāk.

Izvēlieties Darījumi → Bankas.

Tiek parādīta lapa Bankas un kredītkartes.

Lapas labajā pusē noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas blakus pogai Atjaunināt un izvēlieties Pārvaldīt noteikumus.

QBO parāda lapu Noteikumi.

Lapas Noteikumi augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz pogas Jauns noteikums.

QBO parāda dialoglodziņu Noteikums.

Piešķiriet noteikumam nosaukumu — tādu, kas jums būs nozīmīgs.

Nosakiet, vai noteikums attiecas uz naudu, kas ienāk QBO, vai naudu, kas izplūst no QuickBooks, un atlasiet kontus, kuriem vēlaties piemērot šo noteikumu.

Izmantojiet sadaļu “Kad atbilst darījumam”, lai iestatītu kritērijus, kas QBO jāizmanto, pārbaudot lejupielādētos darījumus, lai noteiktu, vai tiem piemērot šo noteikumu.

Varat iestatīt vairākus kritērijus, izmantojot pogu Pievienot rindu, un varat norādīt, vai darījumam ir jāatbilst visiem vai kādam no kritērijiem. Norāde “viss” ir stingrāka, un QBO ir selektīvāks attiecībā uz noteikumu piemērošanu.

Sadaļas pirmajā saraksta lodziņā varat norādīt, vai QBO ir jāsalīdzina darījuma apraksts, bankas teksts vai darījuma summa ar jūsu iestatīto nosacījumu. Tiem, kas interesējas, Apraksts (darījuma apraksts) attiecas uz tekstu, kas parādās lapas Bankas un kredītkartes ailē Apraksts. Opcija Bankas teksts attiecas uz Bankas informācijas aprakstu, ko banka lejupielādē; Jūs varat skatīt bankas informācijas aprakstu, ja noklikšķināt uz jebkura lejupielādēta darījuma. Bankas informācijas apraksts ir redzams rediģējamo darījumu apakšējā kreisajā stūrī.

Dialoglodziņa Noteikums apakšā iestatiet informāciju, kas QBO jāpiemēro darījumiem, kas atbilst kārtulas kritērijiem. Varat atlasīt vienu vai vairākas no šīm iespējām:

• Atlasiet darījuma veidu, kas QBO jāpiešķir darījumam.
• Atlasiet maksājuma saņēmēju un vienu vai vairākas kategorijas, ko lietot darījumiem, kas atbilst kārtulas nosacījumiem.
• Pēc izvēles pievienojiet piezīmi katram darījumam, kas atbilst kārtulas nosacījumiem.
• Atzīmējiet izvēles rūtiņu Automātiski pievienot manām grāmatām, ja vēlaties, lai QBO automātiski pievienotu jūsu uzņēmumam darījumus, kas atbilst kārtulas nosacījumiem.

  Šis ir “atšķirīgs” solis, nekā norādīts šo darbību ievadā. Ja atlasāt šo lodziņu, jums nav jāapstiprina darījumi, kuriem QBO piemēro šo noteikumu. Taču jūs vienmēr varat veikt izmaiņas automātiski pievienotajos darījumos.

Noklikšķiniet uz Saglabāt.

Kad esat izveidojis kārtulu, varat izmantot kārtulu lapas sleju Darbības, lai to kopētu (lai jums nebūtu jāizveido līdzīgi noteikumi no jauna) un dzēstu kārtulas, kuras vairs nevēlaties. Un, ja jums ir jārediģē kārtula, noklikšķiniet uz pogas Rediģēt kolonnā Darbības, lai atkārtoti atvērtu dialoglodziņu Noteikums un veiktu izmaiņas.

Grāmatveži, jūs varat palīdzēt saviem klientiem un ietaupīt laiku, ja eksportējat un importējat noteikumus starp QBO uzņēmumiem.