Labas grāmatvedības kontroles uzturēšana programmā QuickBooks 2012

Ieviešot savā QuickBooks 2012 vairākus grāmatvedības sistēmas lietotājus, palielinās nepieciešamība pēc grāmatvedības kontroles. Piekļūstot grāmatvedības sistēmai, lietotāji var vai nu netīši ieviest kļūdas grāmatvedības sistēmā, vai, diemžēl, daži lietotāji var apzināti apkrāpt uzņēmumu.

Šo iemeslu dēļ daži QuickBooks grāmatvedības kontroles paņēmieni, lai samazinātu netīšas kļūdas un samazinātu zādzības iespēju:

• Regulāri salīdziniet fizisko krājumu skaitu ar krājumu uzskaites ierakstiem. Diemžēl krājumi sarūk. Cilvēki — dažreiz darbinieki, bet bieži pseidoklienti, piemēram, veikalu zagļi — nozags inventāru.

  Tāpēc viena no lietām, kas jums jādara, lai samazinātu krājumu zudumus un uzturētu precīzus grāmatvedības ierakstus, ir regulāri salīdzināt krājumu fiziskos uzskaites datus ar to, ko uzrāda jūsu grāmatvedības ieraksti.

  Piemēram, neliels veikals var vēlēties salīdzināt tabakas krājumus katru dienu, alus un vīna krājumus katru nedēļu un visus citus pārtikas preču krājumus katru mēnesi vai gadu. Šī pieeja vērtīgāko un visvieglāk nozagto priekšmetu biežai uzskaitei nodrošina divas lietas:

  • Krājumu samazināšanās tiek ātri konstatēta.

  • Uzņēmuma īpašnieks var samazināt krājumu samazināšanos, nosakot visbiežāk nozagto krājumu veidu vai pat to, kad krājumi tiek zagti visbiežāk.

• Saskaņot bankas kontus. Viena lieta, kas uzņēmumu īpašniekiem būtu jādara, ir saskaņot savus bankas kontus. Bieži vien darbinieku zādzības, ko veic grāmatvedības darbinieki, notiek, darbiniekiem izdomājot, kā uzrakstīt uzņēmuma bankas kontā čekus, kurus īpašnieks neredz. Viens drošs veids, kā atrast fiktīvu un krāpniecisku darījumu, ir panākt, lai īpašnieks saskaņo bankas izrakstu.

  Ja īpašniece saskaņo bankas izrakstu, viņa var salīdzināt bankas uzskaiti par kontu ar uzņēmuma QuickBooks grāmatvedības ierakstiem. Visas acīmredzamās neatbilstības var novērst — tas nozīmē, ka QuickBooks grāmatvedības ieraksti ir precīzāki. Turklāt visi neskaidri, aizdomīgi darījumi mēdz kļūt acīmredzami, kad uzņēmuma īpašnieks rūpīgi aplūko čekus.

• Ja iespējams, nošķiriet uzskaiti no fiziskās aizbildniecības. Mazā uzņēmumā ir grūti vienmēr nodalīt kādas darbības uzskaiti no fiziskās aizbildnības vai fiziskās atbildības par šo darbību. Piemēram, ir grūti nodalīt krājumu uzskaiti no fiziskās glabāšanas vai piekļuves šiem krājumiem.

  Piemēram, veikala darbinieks var viegli nozagt cigaretes un arī pielāgot krājumu uzskaiti, pārdodot cigarešu kases aparātus. Tomēr visur, kur varat nodalīt fizisko aizbildniecību no grāmatvedības, notiek iebūvēta kļūdu pārbaude.

  Varat lūgt CPA palīdzību, lai izstrādātu veidus, kā nodalīt aktīvu fizisko glabāšanu no grāmatvedības un grāmatvedības pienākumiem. Un jums tas tiešām ir jādara. Diemžēl darbinieku zādzības ir ļoti izplatītas.

• Apmāciet darbiniekus lietot QuickBooks. Ja jums ir jebkura lieluma uzņēmums, jums vajadzētu apmācīt darbiniekus lietot QuickBooks divu galveno iemeslu dēļ:

  • Kāds, kurš zina, kā lietot QuickBooks, mazāk pieļaus netīšas kļūdas. Tāpēc, ja iespējams, ir saprātīgi dažiem darbiniekiem sniegt palīdzību vai apmācību, vai abus. Šie resursi ļauj cilvēkiem ērtāk un precīzāk izmantot QuickBooks funkcijas, lai izveidotu finanšu informāciju, kas ļauj labāk pārvaldīt savu biznesu.

  • Nekārtīgi grāmatvedības ieraksti maskējas darbinieku zādzības. Bieži vien viena no lietām, ko redzat, kad notiek darbinieku zādzība, ir patiešām sajaukti grāmatvedības ieraksti. Tāpēc apmācība nozīmē ne tikai precīzākus grāmatvedības ierakstus, bet arī to, ka jums ir mazāka iespēja, ka jums būs zādzībai vai piesavināšanās labvēlīga vide.

• Aizveriet savu QuickBooks failu. Apgūstot grāmatvedības principu kursu, jūs uzzināsit, ka slēgšana nozīmē grāmatvedības procedūru kopumu, ko kāds veic, lai no nulles izslēgtu ieņēmumu un izdevumu kontus.

  Programmā QuickBooks slēgšana nozīmē kaut ko citu. Bet jūs joprojām vēlaties aizvērt QuickBooks failu, lai saglabātu savu datu integritāti. Lūk, kā to izdarīt: Izvēlieties komandu Rediģēt→Iestatījumi, atlasiet Grāmatvedība un pēc tam cilni Uzņēmuma preferences un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Slēgšanas datums Iestatīt datumu/paroli. Kad QuickBooks pieprasa, norādiet “slēgšanas datumu” un paroli.

  Pēc šīs informācijas sniegšanas QuickBooks vai nu aizliedz lietotājiem, vai ierobežo lietotājus mainīt vai ievadīt darījumus, kas datēti pirms beigu datuma. (Tikai personas, kurām ir parole, var veikt izmaiņas vai ievadīt darījumus, kuru datumi ir agrāki par beigu datumu.)