Kredītkaršu darījumi programmā QuickBooks 2021

Varat izmantot QuickBooks, lai izsekotu jūsu uzņēmuma kredītkartēm līdzīgi kā to izmantojat čeku grāmatiņas uzturēšanai. Process ir gandrīz tāds pats, ar dažām krunciņām.

Starp citu, lai gan šis raksts patiešām ir par to, kā jūs iekasējat naudu no kredītkartēm, mēs runājam arī par to, kā risināt sarežģīto problēmu, kas saistīta ar jūsu klientu norēķiniem ar kredītkartēm.

Kā izsekot biznesa kredītkartēm programmā QuickBooks 2021

Ja vēlaties izsekot kredītkaršu tēriņiem un atlikumiem, izmantojot QuickBooks, jums ir jāiestata kredītkartes konts — ja to vēl neesat izdarījis QuickBooks iestatīšanā. (Salīdzinājumam, jūs izmantojat bankas kontus, lai izsekotu, piemēram, naudu, kas ieplūst čeku, krājkontā vai sīknaudas kontā un no tā.)

Kredītkartes konta iestatīšana

Lai iestatītu kredītkartes kontu, jums jāveic aptuveni tās pašas darbības, kuras veicat bankas konta iestatīšanai:

1. Izvēlieties Saraksti→ Kontu shēma.

Vai arī sākuma ekrānā noklikšķiniet uz ikonas Kontu plāns. QuickBooks parāda logu Kontu plāns, kā parādīts attēlā.

Logs Kontu plāns

2. Noklikšķiniet uz pogas Konts loga Kontu plāns apakšējā kreisajā stūrī un pēc tam nolaižamajā izvēlnē izvēlieties Jauns.

QuickBooks parāda pirmo logu Pievienot jaunu kontu, kurā vienkārši tiek parādīts opciju pogu saraksts, kas atbilst dažādiem QuickBooks atļautajiem kontu veidiem.

3. Atlasiet opciju Kredītkarte.

Atlasot kredītkarti, programma QuickBooks norāda, ka vēlaties iestatīt kredītkartes kontu. Esmu pārliecināts, ka esat pārsteigts. Noklikšķiniet uz Turpināt. QuickBooks parāda otro logu Pievienot jaunu kontu, kā parādīts attēlā.

Otrais logs Pievienot jaunu kontu

4. Tekstlodziņā Konta nosaukums ierakstiet konta nosaukumu.

Kāpēc gan to nedarīt pareizi? Pārvietojiet kursoru uz teksta lodziņu Konta nosaukums un pēc tam ievadiet savas kredītkartes nosaukumu.

5. Kredītkartes kontā ierakstiet kartes numuru. Tekstlodziņš Nr.

Ja veidojat vispārīgu kredītkartes kontu vairāk nekā vienai kartei, atstājiet kredītkartes kontu. Nr. tekstlodziņš tukšs. Kamēr esat pie tā, varat aprakstīt arī karti. Iespējams, vēlēsities ierakstīt Augļotājs! tekstlodziņā Apraksts atkarībā no jūsu kartes procentu likmes.

6. Noklikšķiniet uz pogas Saglabāt un aizvērt.

QuickBooks atkārtoti parāda logu Kontu plāns. Tagad logā ir norādīts papildu konts: tikko izveidotais kredītkartes konts.

Kredītkartes konta izvēle, lai to varētu izmantot

Lai paziņotu QuickBooks, ka vēlaties strādāt ar kredītkartes kontu, izmantojiet logu Kontu plāns. Izvēlieties Saraksti → Kontu shēma. Pēc loga parādīšanas veiciet dubultklikšķi uz kredītkartes konta, kuru vēlaties izmantot. QuickBooks parāda kredītkaršu reģistru, lai jūs varētu sākt reģistrēt darījumus.

Kā alternatīvu logam Kontu plāns varat noklikšķināt uz ikonas Ievadīt kredītkartes izmaksas sākuma ekrāna sadaļā Bankas. Vai arī varat izvēlēties Bankas → Ievadīt kredītkartes maksas.

Kredītkaršu darījumu ievadīšana

Ja izvēlaties komandu Bankas → Izmantot reģistru un atlasāt kredītkartes kontu, QuickBooks parāda kredītkaršu reģistru. Šajā attēlā parādīts reģistrs kredītkartes kontam ar nosaukumu Frequent Flyer Card. Tas izskatās pēc pārbaudes reģistra, vai ne?

Kredītkaršu reģistrs

Kredītkaršu reģistrs darbojas kā parastais reģistra logs, ko izmantojat norēķinu kontam. Jūs ievadāt darījumus reģistra rindās. Kad ierakstāt maksu, QuickBooks atjaunina kredītkartes bilanci un atlikušo kredītlimitu.

Kredītkartes maksas ierakstīšana

Kredītkartes maksas ierakstīšana ir līdzīga čeka vai bankas konta izņemšanas ierakstīšanai. Ilustrācijas labad pieņemsim, ka jūs iekasējāt burito un margaritas 75 ASV dolāru vērtībā no sava iecienītā meksikāņu restorāna La Cantina. Lūk, kā jūs ierakstāt šo maksu:

1. Izvēlieties Bankas → Ievadiet kredītkartes maksas.

Parādās logs Ievadiet kredītkartes maksas, kā parādīts attēlā.

Logs Ievadiet kredītkartes maksas

2. Nolaižamajā izvēlnē Kredītkarte izvēlieties kredītkarti, no kuras iekasējāt izdevumus.

Noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas blakus laukam Kredītkarte un pēc tam nolaižamajā izvēlnē izvēlieties karti.

3. Lodziņā Pirkts no ierakstiet tā uzņēmuma nosaukumu, par kuru maksājāt ar kredītkarti.

Pārvietojiet kursoru uz rindu Pirkts no un noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas. Jūs redzat vārdu izvēlni. Izvēlieties vienu no izvēlnes.

Ja jūs nekad iepriekš neesat pusdienojis šajā lieliskajā iestādē, izvēlieties Pievienot jaunu; pēc tam pievienojiet uzņēmuma nosaukumu.

4. Atlasiet atbilstošo opciju pogu, lai norādītu, vai darījums ir pirkums vai kredīts.

Atlasiet opciju Pirkums/Maksa, ja vēlaties reģistrēt pirkumu (to jūs darāt lielāko daļu laika un kas parādīts šajā piemērā). Atlasiet opciju Atmaksa/Kredīts, ja vēlaties reģistrēt kredītu savā kontā (ja, piemēram, kaut ko atgriezāt).

5. Laukā Datums ievadiet maksas datumu.

Pārvietojiet kursoru uz rindiņu Datums (ja kursora tur vēl nav) un ierakstiet datumu, izmantojot formātu MM/DD/GGGG. Ierakstiet vai nu 07012021 vai 7/1/21 1 jūlijā, 2021., piemēram. Ja ievadāt šo maksu divas vai trīs dienas pēc fakta, neievadiet šodienas datumu; ievadiet datumu, kad tika veikta maksa. Šī datuma izmantošana atvieglo jūsu ierakstu salīdzināšanu ar kredītkaršu uzņēmuma ierakstiem, kad saņemat ikmēneša izrakstu.

6. Ierakstiet maksājuma summu lodziņā Summa.

Pārvietojiet kursoru uz rindu Summa un ievadiet kopējo maksas summu. Piezīme. Nerakstiet dolāra zīmi, bet ierakstiet punktu, lai norādītu decimālzīmi.

7. (Neobligāti) Tekstlodziņā Piezīme ievadiet piezīmes aprakstu.

Pārvietojiet kursoru uz teksta lodziņu Piezīme un ierakstiet konkrēto iemeslu, kāpēc iekasējat vienumu. Šādā gadījumā varat ierakstīt “Advokāts/CPA pusdienas” vai kaut ko līdzīgu.

Pagaidiet. Tu zini ko? Ļaujiet man runāt nopietnāk. Nemaz nejokojies, labi? Šī piezīmju lodziņš ir laba vieta, kur dokumentēt uzņēmējdarbības mērķi par maksu, kas ir nodokļu likuma prasība, ja ierakstāt ceļojuma, maltītes vai izklaides biznesa kredītkartes maksu.

8. Aizpildiet cilni Izdevumi.

Jūs izmantojat cilni Izdevumi, lai reģistrētu uzņēmējdarbības izdevumus.

Pārejiet uz cilnes Izdevumi kolonnu Konts, noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas un izvēlnē izvēlieties Izdevumu kontu (visticamāk, Travel & Ent:Meals for the biznesa pusdienas). Ja šeit ievadāt vārdu, kuru QuickBooks vēl nezina, tas lūgs jums izveidot izdevumu kontu.

QuickBooks automātiski aizpilda kolonnu Summa, kad ievadāt summu laukā Summa. Ierakstiet kaut ko slejā Piezīme un, ja vēlaties, piešķiriet šos izdevumus klientam: Darbs un klase. Ja vēlaties piešķirt izdevumus mācību priekšmetam, ir jāieslēdz mācību priekšmetu izsekošana.

9. Aizpildiet cilni Preces.

Tā kā šī maksa ir par maltīti restorānā, maksa nav norādīta atsevišķi. Tomēr, ja iekasējat maksu par krājumiem, piemēram, zāģmateriāliem, papīra izejmateriāliem utt., Aizpildiet cilni Preces.

Ja pārdevējam ir reģistrēts pirkuma pasūtījums (PO), ko ievadījāt rindā Iegādāts no, QuickBooks to norāda. Noklikšķiniet uz pogas Atlasīt PO, lai skatītu sarakstu ar pārdevēja neapmaksātajiem PP.

10. Reģistrējiet maksu, noklikšķinot uz pogas Saglabāt un jauns vai pogas Saglabāt un aizvērt.

Maksa tiek reģistrēta kredītkaršu reģistrā. Šis attēls parāda, kā izskatās kredītkaršu reģistrs pēc tam, kad esat ievadījis dažas maksas.

Kredītkartes reģistrs ar dažiem darījumiem

Jau ievadīto maksu mainīšana

Iespējams, ierakstāt kredītkartes maksu un pēc tam saprotat, ka ierakstījāt to nepareizi. Vai varbūt jums to nemaz nevajadzēja ierakstīt, jo neesat samaksājis par biznesa pusdienām. (Kāds cits par to samaksāja pēc viena no šiem draudzīgajiem strīdiem par to, kam būtu jāmaksā rēķins. Jūs zināt, kādu argumentu es domāju: "Nē, es uzstāju." "Gluži pretēji, es uzstāju." Jūs redzat attēlu.)

Jums jāiet Kredītkaršu reģistrā un jārediģē vai jāizdzēš maksa, veicot šādas darbības:

1. Izvēlieties Saraksti→ Kontu shēma.

Jūs redzat logu Kontu plāns.

2. Veiciet dubultklikšķi uz kredītkartes konta, kurā atrodas kļūdainā maksa.

Tāpat kā maģija, ekrānā parādās kredītkaršu reģistrs.

3. Atlasiet kredītkartes darījumu, kuru vēlaties dzēst vai mainīt.

Tas ir viegli. Vienkārši pārvietojiet kursoru uz darījumu.

4. Anulējiet, dzēsiet vai rediģējiet darījumu, kā norādīts tālāk.

• • Lai anulētu kredītkartes darījumu, izvēlieties Rediģēt → Anulēt kredītkartes maksu un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.
  • Lai dzēstu darījumu, izvēlieties Rediģēt → Dzēst kredītkartes maksu. QuickBooks parāda ziņojuma lodziņu, kurā tiek jautāts, vai tiešām vēlaties dzēst darījumu. Noklikšķiniet uz Labi.
  • Lai rediģētu darījumu, loga augšdaļā esošajā lentē noklikšķiniet uz pogas Rediģēt darījumu. Jūs atgriežaties logā Ievadiet kredītkartes maksas. Veiciet izmaiņas un pēc tam noklikšķiniet uz Saglabāt un jauns vai Saglabāt un aizvērt. Varat arī veikt izmaiņas kredītkaršu reģistrā un noklikšķināt uz Ierakstīt, kad esat pabeidzis.

Kā saskaņot kredītkartes izrakstu un apmaksāt rēķinu

Jūs saskaņojat vai līdzsvarojat kredītkartes kontu tāpat kā bankas kontu. Kad esat sasniedzis konta līdzsvaru un noklikšķiniet uz Saskaņot tūlīt, QuickBooks parāda dialoglodziņu Maksājuma veikšana, jautājot, kā vēlaties apmaksāt rēķinu. Varat maksāt ar čeku vai ievadīt rēķinu, kas jāapmaksā vēlāk. (Otrā iespēja ir kreditoru parādu metode.)

Ja izvēlaties apmaksāt rēķinu, izrakstot čeku, jūs pārejat tieši uz logu Izrakstīt čeku, un cilne Izdevumi ir aizpildīta jūsu vietā. Ievadiet kartes izdevēja vārdu, datumu un tā tālāk. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz Saglabāt un jauns vai Saglabāt un aizvērt. Maksājums tiek reģistrēts gan čeku reģistrā, gan kredītkaršu reģistrā, jo jūs iekasējat kredītkartes saistību kontu ar čeka kopsummu.

Ja izvēlaties ievadīt maksājumu kā rēķinu, kas jāapmaksā vēlāk, jūs atverat logu Ievadīt rēķinus. Aizpildiet visu tāpat, kā to darītu logā Write Checks. Noklikšķinot uz Saglabāt un jauns, darījums tiek reģistrēts Kreditoru reģistrā un Kredītkaršu reģistrā.

Tātad, kā ar debetkartēm un bankomātu kartēm?

Debetkartes un bankomātu kartes, ja to saprotat, nemaz nav kredītkartes. Debetkartes vai bankomāta kartes izmantošana ir vairāk līdzīga čeka rakstīšanai nekā jebkam citam. Tā vietā, lai izņemtu naudu, izrakstot čeku, jūs izņemat naudu, izmantojot debetkarti (to es turpmāk saucu par šāda veida karti).

Lai gan dažkārt debetkartes darījums izskatās (vismaz jūsu draugiem un tirgotājiem, pie kuriem iepērkaties) kā kredītkartes darījums, jums ir jāizturas pret debetkartes darījumu tāpat kā pret čeku. Īsumā, lūk, kas jums jādara:

• Kad iekasējat kaut ko no debetkartes, ierakstiet darījumu tāpat kā parastu čeku. Iespējams, vēlēsities ievadīt darījuma numuru kā čeka numuru vai rindiņā Memo, lai varētu sekot līdzi darījumam.
• Kad izņemat skaidru naudu, izmantojot debetkarti, ierakstiet darījumu kā parasto izņemšanu (vai pārskaitījumu uz sīkās skaidras naudas kontu), it kā būtu devies uz banku ar izņemšanas kvīti.
• Veicot iemaksu bankomātā, izmantojot debetkarti, ierakstiet darījumu tāpat kā parasto iemaksu.

Tātad, kā ar klientu kredītkartēm?

Es vēlos pirms jums parunāt par neērtu tēmu, un es noslēdzu mūsu diskusiju par to, kā strādāt ar kredītkartēm. Šeit es runāju par to, kā rīkoties ar klientu kredītkaršu maksājumiem.

Labi, ja jūs to vēl nezināt, lai gan jūsu klientiem, iespējams, patīk maksāt ar kredītkartēm, klientu kredītkartes jums rada galvassāpes. Iemesls ir tāds, ka jūsu tirgotāja banka vai kredītkaršu apstrādātājs apkopo klientu kredītkaršu izmaksas un pēc tam — varbūt katru dienu vai varbūt ik pēc dažām dienām — iemaksā lielu skaidras naudas žūksni jūsu bankas kontā. Skaidrā nauda ir neseno kredītkaršu izmaksu summa, no kuras atņemta maksa (kura, es ceru, ir neliela).

Tas viss izklausās pietiekami nekaitīgi, taču šeit ir piemērs, kā tas darbojas. Klienti A, B un C nāk pirmdien un iztērē attiecīgi 5, 10 un 15 ASV dolārus. Pēc tam otrdien klienti D, E un F ierodas un iztērē attiecīgi 10, 50 un 30 ASV dolārus. Trešdien jūs neko nepārdodat kādam, kas izmanto kredītkarti, taču jūs redzat, ka jūsu bankas kontā kredītkaršu uzņēmums ir iemaksājis 105 $.

Problēma ir tā, ka jūs skatāties pēdējo divu dienu kredītkaršu darījumus un zināt, ka to kopējā summa ir 120 ASV dolāru, jo tā ir summa, ko pārdevāt klientiem A, B, C, D, E un F. Kas tad ir ar 105 USD? Vai trūkstošie 15 $ ir pakalpojuma maksa? Ak, nē, pagaidi. Iespējams, klients A piezvanīja savai kredītkaršu kompānijai un bloķēja pirmo 5 ASV dolāru maksu. Vai varbūt tas bija klients B?

Ja jūs pieņemat kredītkarti, jūs zināt, kā tas darbojas, vai ne? Tās ir karaliskas galvassāpes.

Es domāju, ka jums, iespējams, ir divas saprātīgas pieejas, kā tikt galā ar šo neprātu:

• Labs grāmatveža veids: Jūs varat reģistrēt klientu kredītkaršu maksājumus parastajā veidā — tā, kā QuickBooks sagaida. The Good Accountant's Way veido jaukus, precīzus ierakstus, taču uz to rēķina ir milzīgas grāmatvedības problēmas. Vai interesē vairāk informācijas? Lieliski! Izmantojiet QuickBooks palīdzības komandu, lai meklētu QuickBooks tiešsaistes palīdzībā tēmu, kurā ierakstīts kredītkartes maksājums.
• Sliktā grāmatveža veids: Jūs varat vienkārši reģistrēt pārdošanas kvīšu darījumus, kad kredītkaršu uzņēmums iemaksā neto maksājumu summas jūsu bankas kontā. Citiem vārdiem sakot, izmantojot iepriekšējā rindkopā sniegtos piemēru numurus, nevis reģistrējot klientu A, B, C, D, E un F atsevišķus darījumus, kad notiek pārdošana, varat reģistrēt 105 ASV dolāru darījumu, kad kredītkartes uzņēmums veic noguldījumu. 105 USD jūsu bankas kontā. Ja zināt kredītkaršu uzņēmuma pakalpojumu maksu, varat arī to reģistrēt, izmantojot žurnāla ierakstu. (Iespējams, šajā jautājumā vēlēsities lūgt palīdzību savam grāmatvedim.)

Man vajadzētu jums pastāstīt kaut ko citu. Sliktā grāmatveža veids, iespējams, nav attaisnojams, ja vien jūs neatrodaties liela apjoma situācijā, piemēram, mazumtirdzniecības veikalā, un kad izmantojat periodisku uzskaites sistēmu vai kad nepārdodat krājumus. Ja veicat tikai dažas kredītkaršu darījumus — teiksim, vienu ik pēc dažām dienām — vai ja mēģināt izmantot pastāvīgu uzskaites sistēmu, jums vajadzētu izmantot laba grāmatveža metodi.