Ko dara QuickBooks uzņēmuma failu kondensēšana?

QuickBooks failu kondensācijas process veic divas lietas. Komanda QuickBooks Condense izveido pastāvīgu QuickBooks datu faila kopiju. (Šo kopiju sauc par faila arhīva kopiju.) Failu kondensācijas process arī samazina datu failu, apkopojot daudzas vecas slēgtas, detalizētas transakcijas, kurās tiek izmantoti monstru žurnāla ieraksti.

Uzņēmuma faila arhīva kopija ir uzņēmuma faila momentuzņēmums, kāds tas pastāvēja noteiktā brīdī. Ja kādam vēlāk rodas jautājums — iespējams, jūsu grāmatvedim vai federālajam vai štata revidentam, varat izmantot datu faila arhīva kopiju, lai parādītu, kā uzņēmuma fails izskatījās konkrētā brīdī.

Lūk, ko QuickBooks parasti dara procesa laikā:

• Saglabā jūsu uzņēmuma failu arhīva kopijas: saīsinot QuickBooks uzņēmuma failu, QuickBooks saglabā šī faila arhīva kopiju.
• Noņem slēgtos darījumus: kā daļu no kondensācijas procesa QuickBooks sniedz iespēju noņemt vecos, slēgtos darījumus no pašreizējās QuickBooks uzņēmuma faila darba versijas. Atcerieties, ka arhivējot tiek izveidota QuickBooks uzņēmuma faila arhīva kopija. Tomēr jums joprojām ir QuickBooks uzņēmuma faila darba versija, un šī pašreizējā QuickBooks uzņēmuma faila darba versija tiek iztīrīta vai saīsināta, noņemot vecos, slēgtos darījumus.

Slēgtie darījumi ir darījumi, kuriem QuickBooks vairs nav nepieciešams detalizēti izsekot. Vecs klienta rēķins pēc tā apmaksas ir slēgts darījums. Vecs čeks, kas rakstīts kādam pārdevējam — pēc tam, kad tas ir noskaidrots bankā — ir slēgts darījums.

• Apkopo slēgtās transakcijas: tā kā vecās, slēgtās transakcijas tiek noņemtas no QuickBooks datu faila, kondensēšana parasti izveido kopsavilkuma ikmēneša žurnāla ierakstus vecajām, slēgtajām transakcijām un ievieto šīs kopsavilkuma transakcijas QuickBooks datu faila pašreizējā darba versijā. Šie kopsavilkuma ikmēneša žurnāla ieraksti ļauj turpināt sagatavot ikmēneša finanšu pārskatus. Lai gan arhivēšana noņem visus vecos, slēgtos darījumus no, piemēram, 2020. gada janvāra, 2021. gadā joprojām varat sagatavot finanšu pārskatus par 2020. gada janvāri. Lai sagatavotu ikmēneša finanšu pārskatus par 2020. gada janvāri, QuickBooks izmanto kopsavilkuma ikmēneša žurnāla ierakstus.
• Notīra audita izsekojamību : QuickBooks uztur audita liecības, kas parāda, kurš ir ievadījis kādus darījumus. Viens gandrīz slēptais QuickBooks datu failu tīrīšanas efekts attiecas uz audita izsekojamību. Ja iztīrāt uzņēmuma failu un norādāt, ka uzņēmuma fails ir jāsaīsina, QuickBooks notīra audita pēdas pirms datuma “noņemti slēgtie darījumi vai pirms tā”. Citiem vārdiem sakot, laika posmā, kurā QuickBooks noņem vecos, slēgtos darījumus, tas noņem arī šo darījumu audita pēdas.

Kondensēt fails process parasti ir radīt kopiju QuickBooks datu failu, ka jūs likts prom kaut kur, un tad izveidojot samazināts uz leju versija strādā uzņēmuma failu. Tomēr komanda, ko izmantojat QuickBooks uzņēmuma faila kondensēšanai, ļauj izveidot arī gandrīz tukšus uzņēmuma failus. Lielākajai daļai cilvēku šī opcija nekad nav jāizmanto. Es varu iedomāties tikai vienu QuickBooks lietotāju kategoriju, kas varētu vēlēties izveidot gandrīz tukšus uzņēmuma failus: CPA un konsultanti (kuri vēlas atkārtoti izmantot uzņēmuma failu citai biznesa vienībai vai klientam) var izmantot šo komandu, lai izveidotu uzņēmuma datu failus. kurā jau ir izveidoti daudzi saraksti. Es neiedziļinos sīkāk par gandrīz tukša uzņēmuma faila izveidi, izmantojot arhivēšanas komandu, taču jums jāzina, ka tas tur ir.

Tīrīšanas pamati

Kad jūs saprotat, kas ir arhivēšana, process ir diezgan vienkāršs. Lai saīsinātu QuickBooks uzņēmuma failu, rīkojieties šādi:

1. Izvēlieties Fails → Utilities → Kondensēt datus.

QuickBooks parāda pirmo parādīto dialoglodziņu Condense Data.

Dialoglodziņš Uzņēmuma faila saīsināšana

2. Atlasiet radio pogu ar nosaukumu Noņemt no uzņēmuma faila atlasītos darījumus un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk.

Tiek atvērts dialoglodziņš Condense Data.

3. Atlasiet radio pogu Darījumi pirms noteikta datuma.

Šī opcija (parādīta šeit) norāda QuickBooks, ka vēlaties veikt divas darbības: izveidot QuickBooks datu faila arhīva kopiju un samazināt strādājošo uzņēmuma failu, lai tas nebūtu tik liels. QuickBooks samazina uzņēmuma datu faila darba versijas lielumu, noņemot vecos, slēgtos darījumus, ja 2. darbībā izvēlaties noņemt darījumus.

Dialoglodziņš Condense Data

4. Norādiet Noņemt darījumus pirms datumu.

Lai norādītu datumu, pirms kura ir jānoņem slēgtie darījumi, datuma lodziņā ievadiet datumu. Ja vēlaties saīsināt failu, piemēram, noņemot transakcijas, kas veiktas 2020. gada 31. decembrī vai pirms šī datuma, datuma lodziņā ievadiet 1.1.2021 . Tomēr jums nav jājūtas piespiedu kārtā, noņemot vairākus slēgtus darījumus. Jūs noņemat slēgtos darījumus tikai tad, ja jūsu QuickBooks uzņēmuma fails kļūst pārāk liels. Varat viegli strādāt ar QuickBooks uzņēmuma failu, kas ir 25 MB, 50 MB vai pat 100 MB (megabaiti).

Lai gan parasti QuickBooks fails tiek kondensēts, noņemot vecās, slēgtās transakcijas, komanda Condense arī izveido failus bez transakcijām un failus ar tikai noteiktu darījumu datu diapazonu. Lai izveidotu failu, kurā ir saraksti un preferences, bet nav transakciju, atlasiet radiopogu Visi darījumi. Starp citu, varat izmantot opciju Visi darījumi, lai izveidotu gandrīz tukšu failu, ko varētu izmantot atkārtoti (piemēram, apmācībai). Lai izveidotu QuickBooks failu, kurā ir noteikts darījumu diapazons, atlasiet radiopogu Darījumi ārpus datumu diapazona un pēc tam lodziņās Pirms un Pēc ievadiet datumus, kas rezervē diapazonu.

5. Noklikšķiniet uz Tālāk, kad esat pabeidzis norādīt, kuras transakcijas QuickBooks ir jānoņem.

Programmā QuickBooks tiek parādīts dialoglodziņš Condense Data.

Trešais dialoglodziņš Condense Data

6. Norādiet, kā jāapkopo darījumi.

Ja vēlaties apkopot vēsturiskos darījumus, QuickBooks izmanto trešo Condense Data dialoglodziņu, lai jautātu, kā tam vajadzētu apkopot vēsturiskos datus: ar vienu kopsavilkuma žurnāla ierakstu, ar mēneša kopsavilkuma žurnāla ierakstiem vai vispār bez kopsavilkuma. Atlasiet radio pogu, kas atbilst vēlamajai kopsavilkuma pieejai. (Parasti jūs izvēlaties otro opciju — lai QuickBooks izveidotu ikmēneša kopsavilkuma žurnāla ierakstus — lai jūs joprojām varētu ģenerēt jēgpilnus salīdzinošus ikmēneša pārskatus.)

7. Noklikšķiniet uz Tālāk, kad esat pabeidzis norādīt, kā QuickBooks jāapkopo darījumi.

QuickBooks parāda ceturto Condense Data dialoglodziņu, kā parādīts attēlā.

Ceturtais datu saīsināšanas dialoglodziņš

8. Norādiet, kā jāsaīsina krājumu transakcijas, un noklikšķiniet uz Tālāk.

Ja jūsu QuickBooks failā ir iekļauti krājumu darījumi, QuickBooks iesaka noņemt vecās krājumu transakcijas. Kad QuickBooks parāda ceturto dialoglodziņu Condense Data, varat likt QuickBooks darīt tieši to, atlasot radio pogu Apkopot krājumu darījumus (ieteicams). (Ja nevēlaties noņemt vecos darījumus, atlasiet radio pogu Saglabāt krājumu darījumu informāciju.)

Noklikšķinot uz Tālāk, tiek atvērts piektais datu saīsināšanas dialoglodziņš (nav parādīts), kurā tiek jautāts, kuras transakcijas jāuzskata par slēgtām.

9. Norādiet, kuras transakcijas ir jānoņem, un noklikšķiniet uz Tālāk.

QuickBooks pieprasa mazliet vairāk informācijas par to, kas tieši ir slēgts vai vecs darījums, kas ir jānoņem. Jūs atzīmējat izvēles rūtiņas, lai norādītu, vai transakcijas pirms noņemšanas datuma ir jānoņem pat tad, ja tās nav notīrītas, ir atzīmētas kā Jādrukā, atzīmētas kā Nosūtāmas un tā tālāk.

Noklikšķinot uz Tālāk, jūs pārejat uz sesto dialoglodziņu Condense Data.

Sestais datu saīsināšanas dialoglodziņš

10. Norādiet jebkuru saraksta tīrīšanu, kas jāveic, un noklikšķiniet uz Tālāk.

Izmantojiet sesto dialoglodziņu Condense Data, lai pateiktu QuickBooks, ka papildus veco slēgto darījumu noņemšanai tam vajadzētu arī iztīrīt dažus sarakstus. Varat atzīmēt izvēles rūtiņas, kas liek QuickBooks noņemt neizmantotos kontus, neizmantotos klientus, neizmantotos pārdevējus un tā tālāk. Tīrot sarakstu, noņemot neizmantotos saraksta vienumus, jūs ne tikai samazinat uzņēmuma faila lielumu, bet arī atvieglojat darbu ar sarakstu.

Noklikšķinot uz Tālāk, QuickBooks parāda septīto Condense Data dialoglodziņu, kā parādīts šeit. Dialoglodziņā ir norādīts, ka arhivēšanas process sākas ar QuickBooks, kas izveido datu faila kopiju, un ka kondensācijas darbība var ilgt vairākas minūtes vai pat vairākas stundas.

Septītais un pēdējais dialoglodziņš Condense Data

11. Noklikšķiniet uz Begin Condense.

QuickBooks sāk datu faila kondensācijas procesu.

12. Dublējiet datu failu, kad tas tiek prasīts.

Kondensācijas procesa sākumā QuickBooks piedāvā dublēt QuickBooks uzņēmuma failu. QuickBooks uzņēmuma faila dublēšana kondensācijas darbības ietvaros darbojas tāpat kā QuickBooks uzņēmuma faila dublēšana jebkurā citā laikā. Ja jums ir jautājumi par QuickBooks uzņēmuma faila dublēšanu, skatiet šīs nodaļas sadaļu “Dublēšanas pamati”.

Pēc QuickBooks uzņēmuma faila dublēšanas QuickBooks saglabā uzņēmuma faila arhīva kopiju un pēc tam notīra uzņēmuma faila darba versiju atbilstoši jūsu norādījumiem. Atkal, kā minēts iepriekšējās darbībās, tīrīšanas process var aizņemt tikai dažas minūtes vai vairākas stundas, ja fails ir ļoti liels.

Dažas tīrīšanas un arhivēšanas stratēģijas

Izlemšana, kad un kā vēlaties tīrīt vai arhivēt QuickBooks uzņēmuma failu, lielākoties ir veselā saprāta jautājums. Vispirms jums vajadzētu apsvērt, vai uzņēmuma fails vispār ir jāsaīsina. Ja QuickBooks joprojām darbojas ar saprātīgu ātrumu, ja jūs nejūtaties traks daudzu neizmantotu vienumu dēļ sarakstos vai ja datu fails nav izaudzis ārkārtīgi liels (lielāks par 100 MB vai vairāk), jums var nebūt nepieciešams kondensēties. Daudzos gadījumos jūs nesaņemat nekādu labumu, sakopjot. Un, ja jūs netīrīsit, jums joprojām ir pieejami pilnīgi, detalizēti finanšu uzskaites dati.

Mans tehniskais redaktors vēlas, lai es šeit kaut ko norādītu: viņš atzīmē, ka tīrīšanas darbības veikšana ne vienmēr samazina QuickBooks datu faila lielumu, cik vien iespējams. Viņš saka, tāpēc, ka, ja jums patiešām ir jābūt mazāku datu failu, jums vispirms palaist tīrīšanas operāciju un pēc tam saglabāt un atjaunot pārnēsājamo QuickBooks datu failu.

Šeit ir vēl viens veselā saprāta priekšstats par QuickBooks uzņēmuma failu tīrīšanu un arhivēšanu: jums vajadzētu izveidot QuickBooks datu faila arhīva kopiju. Patiesībā es iesaku izveidot QuickBooks datu faila arhīva kopiju gada beigās pēc tam, kad jūs vai jūsu CPA esat veicis pēdējās gada korekcijas. Tā ir lieliska ideja izveidot QuickBooks datu faila arhīva kopiju, kas tiek izmantota, lai sagatavotu nodokļu deklarāciju un visus finanšu pārskatus, jo jūs vienmēr varat vēlāk izskaidrot kādu nodokļu deklarācijā vai finanšu pārskatā iekļauto numuru, apskatot datu arhīva kopiju. failu.

Viena no QuickBooks lietošanas problēmām ir tā, ka cilvēki var tīši vai netīši mainīt vecos darījumus. Diemžēl tas nozīmē, ka kāds var mainīt darījumus QuickBooks datu failā iepriekšējā gadā. Kad šīs izmaiņas notiek, kāds, kurš vēlāk aplūko QuickBooks datu failu, iespējams, nespēs izskaidrot numuru nodokļu deklarācijā vai finanšu pārskatā. Ja kāds atgriežas, lai mainītu darījumu iepriekšējā gadā, un šis darījums tiek izmantots, lai aprēķinātu kopējos gada ieņēmumus, jūs vairs nevarat izmantot QuickBooks datus, lai izskaidrotu skaitļus nodokļu deklarācijā un finanšu pārskatos par kopējiem ieņēmumiem. Tam ir jēga, vai ne?

Par laimi, ja jums ir QuickBooks datu faila arhīva kopija — QuickBooks datu fails, kas sniedza numurus jūsu nodokļu deklarācijai un finanšu pārskatiem, jūs vienmēr varat redzēt, kuri QuickBooks darījumi atbalsta konkrētu nodokļu deklarācijas numuru vai finanšu pārskata numuru. Ja joprojām esat neizpratnē par šo jautājumu — un tas ir nedaudz sarežģīti —, jautājiet savam nodokļu konsultantam vai CPA par šo problēmu. Viņš vai viņa var jums izskaidrot briesmas, kas saistītas ar izmaiņām QuickBooks datos, kas tika izmantoti, lai sagatavotu deklarāciju vai finanšu pārskatu pēc tam, kad šī deklarācija ir sagatavota vai pēc tam, kad šie finanšu pārskati ir publicēti un izplatīti.