Klientu maksājumu izsekošana programmā QuickBooks 2003

Ja jūsu klienti ne vienmēr maksā jums par saviem pirkumiem avansā, jums ir jāreģistrē cita veida maksājumi — tie, ko klienti veic, lai samaksātu vai samaksātu to, ko esat izrakstījis viņiem. Lai reģistrētu maksājumus, protams, vispirms ir jāreģistrē klienta rēķini. Ja izsniedzat kredītrēķinus, ko klienti var izmantot, lai samazinātu parādsaistības, vispirms ir jāreģistrē klienta kredītrēķini. Pārējais ir viegli.

Lai piekļūtu plašai klientu informācijai vienā lapā, izvēlieties Klienti —> Klientu centrs. Tiek parādīts klientu centrs, kurā uzskaitīti neapmaksātie atlikumi, neaprēķinātais laiks un izmaksas, kā arī klienti pēc rentabilitātes.

Lai atvērtu logu Saņemt maksājumus, vienkārši izvēlieties Klienti –> Saņemt maksājumus. Vai arī sarakstā Navigatori atlasiet Klienti un pēc tam noklikšķiniet uz ikonas Saņemt maksājumus. Pēc tam aprakstiet klienta maksājumu un apmaksātos rēķinus. Lai iegūtu asiņaino informāciju, izlasiet tālāk norādītās darbības.

1. Izvēlieties Klienti —> Saņemt maksājumus.

Parādās logs Saņemt maksājumus.

2. Identificējiet klientu un, ja nepieciešams, darbu.

Aktivizējiet nolaižamo sarakstu Klients:Darbs un atlasiet klientu vai darbu, noklikšķinot uz tā. Programmā QuickBooks ir uzskaitīti neapmaksātie vai neapmaksātie klienta rēķini lielajā neapmaksāto rēķinu/paziņojumu izmaksu saraksta lodziņā loga apakšā.

3. Norādiet maksājuma datumu.

Nospiediet Tab, lai pārvietotu kursoru uz Datuma tekstlodziņu un ierakstiet pareizo datumu formātā MM/DD/GG.

4. Ievadiet maksājuma summu.

Pārvietojiet kursoru uz rindu Summa un ierakstiet klienta maksājuma summu.

5. (Neobligāti) Norādiet maksājuma veidu.

Aktivizējiet Pmt. Metodes nolaižamajā sarakstā un atlasiet maksājuma veidu.

6. (Neobligāti) Norādiet čeka numuru.

Pārvietojiet kursoru uz rindiņu Ref./Check Nr. Pēc tam ierakstiet čeka numuru no klienta čeka. Vai jums ir jāpabeidz šī darbība? Nē. Taču šī informācijas daļa var būt noderīga, ja jums vai klientam vēlāk rodas jautājumi par to, kādi čeki ir apmaksāti par kādiem rēķiniem.

7. (Neobligāti) Pievienojiet piezīmes aprakstu.

Izmantojiet Memo aprakstu, lai saglabātu kādu informāciju, kas jums kaut kādā veidā palīdzēs. Ņemiet vērā, ka šis lauks tiek drukāts uz klienta paziņojuma.

8. Izlemiet, kā vēlaties apstrādāt maksājumu.

Opciju pogām loga apakšējā kreisajā stūrī vajadzētu izskatīties pazīstamām, jo ​​tās parādās arī logā Ievadiet pārdošanas kvītis. Šīs opcijas ļauj noteikt, vai grupēt maksājumu ar citiem nenoguldītiem līdzekļiem vai iemaksāt tos tieši kontā.

9. Ja klientam ir neatmaksāti kredīti, izlemiet, vai tos izmantot šajā maksājumā.

QuickBooks apkopo jebkura klienta esošā kredīta summas. Tie var būt jebkas, sākot no iepriekšējā rēķina pārmaksas līdz atgriešanas kredītam vai jebkam citam.

Ja vēlaties piemērot kredītrēķinu konkrētam neapmaksātam rēķinam, atlasiet rēķinu un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Iestatīt kredītus. Kad QuickBooks dialoglodziņā Atlaides un kredīti parāda cilni Kredīti, noklikšķiniet uz kredītrēķina, kuru vēlaties lietot.

10. Nosakiet, kurus neapmaksātos rēķinus klients maksā.

Kamēr ir atlasīta opcija Automātiski lietot maksājumus, QuickBooks automātiski piemēro maksājumu neapmaksātajiem rēķiniem, sākot ar vecāko neapmaksāto rēķinu. Šo pieteikumu var mainīt, ievadot summas ailē Maksājums. Vienkārši noklikšķiniet uz neapmaksātā rēķina maksājuma summas un ievadiet pareizo summu.

Ja vēlaties, daļu maksājuma varat atstāt neizmantotu. Varat arī izveidot kredītrēķinu klienta maksājuma neizmantotajai daļai, noklikšķinot uz pogas Drukāt kredītrēķinu.

Ja vēlaties piemērot klienta maksājumu vecākajiem neapmaksātajiem rēķiniem, noklikšķiniet uz pogas Automātiski lietot. Ja vēlaties atcelt maksājumus, kurus jau esat izmantojis neapmaksātajiem rēķiniem, noklikšķiniet uz pogas Notīrīt atlasi. Notīrīt atlases un Automātiski lietot ir viena un tā pati poga. QuickBooks maina pogas nosaukumu atkarībā no tā, vai esat jau piemērojis maksājumus.

11. Ja nepieciešams, koriģējiet agrā maksājuma atlaides.

Ja piedāvājat maksājuma noteikumus, kas ietver priekšlaicīga maksājuma atlaidi, QuickBooks samazina neapmaksātā rēķina sākotnējo summu (kas tiek rādīta slejā Orig. summa) par jūsu norādīto priekšlaicīga maksājuma atlaidi, lai aprēķinātu koriģēto maksājamo summu (tiek rādīta slejā Maksājuma summa). ).

Lai norādītu atlaidi, atlasiet neapmaksāto rēķinu, kuram ir priekšlaicīga maksājuma atlaide, kuru vēlaties mainīt. Pēc tam noklikšķiniet uz pogas Informācija par atlaidi. Ar nelielu vilcināšanos vai bez vilcināšanās tiek parādīta dialoglodziņa Atlaides un kredīti cilne Atlaide. Tekstlodziņā Atlaides summa ierakstiet atlaides summu dolāros. Pēc tam norādiet izdevumu kontu, kuru vēlaties izmantot, lai izsekotu pirmstermiņa maksājuma atlaidēm, aktivizējot nolaižamo sarakstu Atlaižu konts un atlasot vienu no kontiem. (Procentu izdevumi, iespējams, ir labs konts lietošanai, ja vien nevēlaties izveidot īpašu agrīno atlaižu izdevumu kontu, ko sauc par atlaižu izdevumiem vai piešķirtajām atlaidēm. Galu galā priekšlaicīgu maksājumu atlaides veido procenti.)

Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz Labi, lai atgrieztos logā Saņemt maksājumus.

12. Ierakstiet klienta maksājuma informāciju.

Kad esat noskaidrojis, kurus rēķinus klients maksā (neizmantotajai summai, iespējams, vajadzētu būt nullei), varat reģistrēt klienta maksājumu informāciju. To var izdarīt, noklikšķinot uz Saglabāt un jauns vai Saglabāt un aizvērt. QuickBooks saglabā ekrānā redzamo klienta maksājumu. Ja noklikšķināsit uz Saglabāt un jauns, QuickBooks pēc tam parāda tukšu maksājumu saņemšanas logu, lai jūs varētu ievadīt citu maksājumu.

Varat atgriezties pie iepriekš reģistrētajiem klientu maksājumiem, noklikšķinot uz pogas Iepriekšējais.