Kas notiek, saīsinot QuickBooks uzņēmuma failu

QuickBooks failu kondensēšanas process veic divas lietas: komanda QuickBooks Condense izveido QuickBooks datu faila pastāvīgu kopiju (ko sauc par faila arhīva kopiju); failu kondensācijas process padara datu failu mazāku, apkopojot daudzas vecas slēgtas, detalizētas transakcijas, kurās tiek izmantoti lieli monstru žurnāla ieraksti.

Tā kā šī kondensēšana un arhivēšana var būt nedaudz mulsinoša, šeit ir īss kopsavilkums par to, kas tieši notiek, saīsinot QuickBooks uzņēmuma failu. Lūk, ko QuickBooks parasti dara procesa laikā:

• Saglabā jūsu uzņēmuma failu arhīva kopijas: saīsinot QuickBooks uzņēmuma failu, QuickBooks saglabā šī faila arhīva kopiju.

• Noņem vecos slēgtos darījumus: kā daļu no kondensācijas procesa QuickBooks sniedz iespēju noņemt vecos, slēgtos darījumus no pašreizējās QuickBooks uzņēmuma faila darba versijas. Atcerieties, ka arhivējot tiek izveidota QuickBooks uzņēmuma faila arhīva kopija.

  Tomēr jums joprojām ir QuickBooks uzņēmuma faila darba versija, un šī pašreizējā QuickBooks uzņēmuma faila darba versija tiek iztīrīta vai saīsināta, noņemot vecos, slēgtos darījumus.

  Slēgtie darījumi ir darījumi, kuriem QuickBooks vairs nav nepieciešams detalizēti izsekot. Piemēram, vecs klienta rēķins pēc tā apmaksas ir slēgts darījums. Vecs čeks, kas rakstīts kādam pārdevējam — pēc tam, kad tas ir noskaidrots bankā — ir slēgts darījums.

• Apkopo vecās, slēgtās transakcijas: tā kā vecās, slēgtās transakcijas tiek noņemtas no QuickBooks datu faila, kondensēšana parasti izveido kopsavilkuma ikmēneša žurnāla ierakstus vecajiem, slēgtajiem darījumiem un ievieto šīs kopsavilkuma transakcijas QuickBooks datu faila pašreizējā darba versijā.

  Šie kopsavilkuma ikmēneša žurnāla ieraksti ļauj turpināt sagatavot ikmēneša finanšu pārskatus. Piemēram, lai gan arhivēšana noņem visus vecos, slēgtos darījumus, piemēram, no 2011. gada janvāra, 2014. gadā joprojām varat sagatavot finanšu pārskatus par 2011. gada janvāri. Lai sagatavotu ikmēneša finanšu pārskatus par 2011. gada janvāri, QuickBooks izmanto kopsavilkuma ikmēneša žurnāla ierakstus.

• Notīra audita pēdas: QuickBooks uztur audita liecības, kas parāda, kurš ir ievadījis kādus darījumus. Viens gandrīz slēptais QuickBooks datu failu tīrīšanas efekts attiecas uz audita izsekojamību. Ja iztīrāt uzņēmuma failu un norādāt, ka uzņēmuma fails ir jāsaīsina, QuickBooks notīra audita pēdas pirms datuma “noņemti slēgtie darījumi vai pirms tā”.

  Citiem vārdiem sakot, laika posmā, kurā QuickBooks noņem vecos, slēgtos darījumus, tas noņem arī šo darījumu audita pēdas.

Failu sablīvēšanas process parasti nozīmē QuickBooks datu faila kopijas izveidi, ko saglabājat un kaut kur noglabājat, un pēc tam darba uzņēmuma faila samazinātas versijas izveidi. Tomēr komanda, ko izmantojat QuickBooks uzņēmuma faila kondensēšanai, ļauj izveidot arī gandrīz tukšus uzņēmuma failus.

Lielākajai daļai cilvēku šī opcija nekad nav jāizmanto. Tikai viena QuickBooks lietotāju kategorija, kas varētu vēlēties izveidot gandrīz tukšus uzņēmuma failus: CPA un konsultanti (kuri vēlas atkārtoti izmantot uzņēmuma failu citai biznesa vienībai vai klientam), var izmantot šo komandu, lai izveidotu uzņēmuma datu failus, kuros ir daudz jau izveidotie saraksti.