Kā uzturēt labu grāmatvedības kontroli, izmantojot QuickBooks 2011

Daudziem uzņēmumiem pēc tam, kad tie ir izauguši līdz noteiktam izmēram, ir jāatbalsta vairāki QuickBooks lietotāji ar piekļuvi grāmatvedības informācijai un iespēju dažos gadījumos izveidot grāmatvedības darījumus. Diemžēl vairāki grāmatvedības sistēmas lietotāji rada risku uzņēmuma īpašniekam.

Piekļūstot QuickBooks, lietotāji var netīši ieviest kļūdas grāmatvedības sistēmā vai, diemžēl, apzināti apkrāpt uzņēmumu. Šeit ir saraksts ar dažām QuickBooks kontroles metodēm, kuras uzņēmuma īpašnieks vai uzņēmuma vadītājs var izmantot, lai samazinātu nejaušas kļūdas un zādzības iespēju:

• Regulāri salīdziniet fizisko krājumu skaitu ar krājumu uzskaites ierakstiem. Šī pieeja nodrošina divas lietas:

  • Krājumu samazināšanās tiek ātri konstatēta.

  • Uzņēmuma īpašnieks var samazināt krājumu samazināšanos, nosakot visbiežāk nozagto krājumu veidu vai pat to, kad krājumi tiek zagti visbiežāk.

• Saskaņot bankas kontus. Viena lieta, kas uzņēmumu īpašniekiem būtu jādara, ir saskaņot savus bankas kontus. Bieži vien darbinieku zādzības, ko veic grāmatvedības darbinieki, notiek, darbiniekiem izdomājot, kā uzrakstīt uzņēmuma bankas kontā čekus, kurus īpašnieks neredz. Ja īpašniece saskaņo bankas izrakstu, viņa var salīdzināt bankas uzskaiti par kontu ar uzņēmuma QuickBooks grāmatvedības ierakstiem.

• Ja iespējams, nošķiriet uzskaiti no fiziskās aizbildniecības. Mazā uzņēmumā ir grūti vienmēr nodalīt kādas darbības uzskaiti no fiziskās aizbildnības vai fiziskās atbildības par šo darbību. Visur, kur varat nodalīt fizisko aizbildniecību no grāmatvedības, tiek veikta iebūvēta kļūdu pārbaude. Persona, kas veic grāmatvedības uzskaiti, netieši pārbauda, ​​vai fiziskie turētāji rūpējas par aktīvu. Varat lūgt CPA palīdzību, lai izstrādātu veidus, kā nodalīt aktīvu fizisko glabāšanu no grāmatvedības un grāmatvedības pienākumiem.

• Apmāciet darbiniekus, kā lietot QuickBooks. Ja jums ir jebkura lieluma uzņēmums, jums vajadzētu apmācīt darbiniekus lietot QuickBooks divu galveno iemeslu dēļ:

  • Kāds, kurš zina, kā lietot QuickBooks, mazāk pieļaus netīšas kļūdas.

  • Nekārtīgi grāmatvedības ieraksti maskējas darbinieku zādzības. Apmācība nozīmē ne tikai precīzāku grāmatvedības uzskaiti, bet arī to, ka jums ir mazāka iespēja izveidot zādzību vai piesavināšanos labvēlīgu vidi.

• Pārvaldiet savu QuickBooks grāmatvedības sistēmu. Grāmatvedības sistēmai ir jābūt rīkam, ko izmantojat, lai labāk pārvaldītu savu biznesu. Lai sistēma darbotos, jums šī sistēma ir jāpārvalda. Izveidojot dažus vienkāršus kontrolsarakstus, varat viegli pārliecināties, ka cilvēki dara to, ko viņiem vajadzētu darīt. Tos varat izmantot kā sākumpunktus, veidojot savu sarakstu ar lietām, kas grāmatvedības darbiniekam vai biroja vadītājam ir jādara katru mēnesi vai katra gada beigās.

Ikmēneša grāmatvedības uzdevumu saraksta paraugs

• Dati ir dublēti un pārvietoti ārpus vietnes

• Bankas konti saskaņoti

• Visi rēķini, kredītrēķini, izraksti

• Visi pagaidu konti ir iztīrīti

• Sniegti finanšu pārskati

• Ziņotie izņēmumi (piemēram, nokavēti rēķini, rēķini, pirkšanas pasūtījumi, krājumu nepietiekamība)

Gada grāmatvedības uzdevumu saraksta paraugs

• Pielāgojiet izmēģinājuma bilanci

• Ierakstiet kompaktdisku ar gada beigu numuriem pastāvīgam ierakstam

• Apsveriet iespēju tīrīt datu failus, ja tie ir milzīgi

• Aizveriet gadu, kad tas patiešām ir paveikts