Kā tīrīt un kondensēt QuickBooks failus

Arhivēšanas process programmā QuickBooks 2015 ir diezgan vienkāršs. Tīrot un arhivējot sistēmu, jums būs jāsaīsina faili. Lai saīsinātu QuickBooks uzņēmuma failu, rīkojieties šādi:

1Izvēlieties komandu Fails → Utilities → Condense Data.

QuickBooks parāda pirmo Condense Data dialoglodziņu.

2Atlasiet pogu Darījumi pirms noteikta datuma.

Šī opcija norāda QuickBooks, ka vēlaties veikt divas darbības: izveidot QuickBooks datu faila arhīva kopiju un samazināt strādājošo uzņēmuma failu, lai tas nebūtu tik liels. QuickBooks samazina uzņēmuma datu faila darba versijas lielumu, noņemot vecos, slēgtos darījumus, ja 3. darbībā izvēlaties noņemt darījumus.

3Norādiet Noņemt darījumus pirms datumu.

Lai norādītu datumu, pirms kura ir jānoņem slēgtie darījumi, datuma lodziņā ievadiet datumu. Ja vēlaties, piemēram, saīsināt failu, noņemot transakcijas, kas veiktas , piemēram, 2012. gada 31. decembrī vai pirms šī datuma, datuma lodziņā ievadiet 1/1/2013 . Tomēr ņemiet vērā, ka jums nav jājūtas piespiedu kārtā, noņemot vairākus slēgtus darījumus.

Jūs noņemat slēgtos darījumus tikai tad, ja jūsu QuickBooks uzņēmuma fails kļūst pārāk liels. Varat viegli strādāt ar QuickBooks uzņēmuma failu, kas ir 25 MB, 50 MB vai pat 100 MB (megabaiti).

Lai gan parasti QuickBooks fails tiek kondensēts, noņemot vecās, slēgtās transakcijas, komanda Condense arī izveido failus bez transakcijām un failus ar tikai noteiktu darījumu datu diapazonu. Lai izveidotu failu, kurā ir saraksti un preferences, bet nav transakciju, noklikšķiniet uz radio pogas Visi darījumi. Starp citu, varat izmantot opciju Visi darījumi, lai izveidotu gandrīz tukšu failu, ko varētu izmantot atkārtoti (piemēram, apmācībai).

Lai izveidotu QuickBooks failu, kurā ir noteikts darījumu diapazons, noklikšķiniet uz radio pogas Darījumi ārpus diapazona un pēc tam ievadiet datumus, kas rezervē diapazonu, izmantojot lodziņus Pirms un pēc.

4Kad esat pabeidzis norādīt, kuri darījumi QuickBooks ir jānoņem, noklikšķiniet uz Tālāk.

QuickBooks parāda otro Condense Data dialoglodziņu.

5 Norādiet, kā jāapkopo darījumi.

Ja apkoposiet vēsturiskos darījumus, QuickBooks izmanto otru Condense Data dialoglodziņu, lai jautātu, kā tas apkopotu vēsturiskos datus: ar vienu kopsavilkuma žurnāla ierakstu, ar mēneša kopsavilkuma žurnāla ierakstiem vai vispār bez kopsavilkuma.

Atlasiet radio pogu, kas atbilst vēlamajai kopsavilkuma pieejai. (Parasti jūs, iespējams, izmantotu otro uzskaitīto opciju — QuickBooks izveidot ikmēneša kopsavilkuma žurnāla ierakstus — lai jūs joprojām varētu ģenerēt nozīmīgus ikmēneša pārskatus.

6 Noklikšķiniet uz Tālāk, kad esat pabeidzis norādīt, kā QuickBooks jāapkopo darījumi.

QuickBooks parāda trešo dialoglodziņu Condense Data.

7Norādiet, kā jāsaīsina krājumu transakcijas, un noklikšķiniet uz Tālāk.

Ja jūsu QuickBooks failā ir iekļauti krājumu darījumi, QuickBooks iesaka noņemt vecās krājumu transakcijas. Kad QuickBooks parāda trešo dialoglodziņu Condense Data, varat likt QuickBooks darīt tieši to, atlasot opcijas pogu Apkopot krājumu darījumus. (Ja nevēlaties noņemt vecos darījumus, atlasiet pogu Saglabāt informāciju par krājumiem.)

Noklikšķinot uz Tālāk, tiek atvērts ceturtais datu saīsināšanas dialoglodziņš (nav parādīts), kurā tiek jautāts, kuras transakcijas jāuzskata par slēgtām.

8Norādiet, kuras transakcijas ir jānoņem, un noklikšķiniet uz Tālāk.

QuickBooks pieprasa mazliet vairāk informācijas par to, kas tieši ir slēgts vai vecs darījums, kas ir jānoņem. Jūs atzīmējat izvēles rūtiņas, lai norādītu, vai transakcijas pirms noņemšanas datuma ir jānoņem pat tad, ja tās nav notīrītas, ir atzīmētas kā Jādrukā, atzīmētas kā Nosūtāmas un tā tālāk.

Noklikšķinot uz Tālāk, jūs pārejat uz piekto dialoglodziņu Condense Data.

9Norādiet jebkuru saraksta tīrīšanu, kas jāveic, un noklikšķiniet uz Tālāk.

Izmantojiet piekto dialoglodziņu Condense Data, lai pastāstītu QuickBooks, ka papildus veco slēgto darījumu noņemšanai tam vajadzētu arī iztīrīt dažus sarakstus. Dialoglodziņā Condense Data varat atzīmēt izvēles rūtiņas, kas liek QuickBooks noņemt neizmantotos kontus, neizmantotos klientus, neizmantotos pārdevējus un tā tālāk.

Tīrot sarakstu, noņemot neizmantotos saraksta vienumus, jūs ne tikai samazinat uzņēmuma faila lielumu, bet arī atvieglojat darbu ar sarakstu.

Noklikšķinot uz Tālāk, QuickBooks parāda dialoglodziņa Condense Data sesto lapu.

10Apstipriniet kondensācijas un arhivēšanas darbību.

Kad esat aprakstījis, kā vēlaties, lai QuickBooks arhivētu un kondensētu uzņēmuma failu, QuickBooks parāda sesto datu saīsināšanas dialoglodziņu. Dialoglodziņā ir norādīts, ka arhivēšanas process sākas ar QuickBooks, kas izveido datu faila kopiju, un ka kondensācijas darbība var ilgt vairākas minūtes vai pat vairākas stundas.

11 Noklikšķiniet uz Sākt kondensāciju.

QuickBooks sāk datu faila kondensācijas procesu.

12Kad tiek prasīts, dublējiet datu failu.

Pašā kondensācijas procesa sākumā QuickBooks piedāvā dublēt QuickBooks uzņēmuma failu. QuickBooks uzņēmuma faila dublēšana kondensācijas darbības ietvaros darbojas tāpat kā QuickBooks uzņēmuma faila dublēšana jebkurā citā laikā.

Pēc QuickBooks uzņēmuma faila dublēšanas QuickBooks saglabā uzņēmuma faila arhīva kopiju un pēc tam notīra uzņēmuma faila darba versiju, izmantojot jūsu norādījumus. Tīrīšanas process var ilgt tikai dažas minūtes vai vairākas stundas, ja fails ir ļoti liels.