Kā strādāt QuickBooks tiešsaistes klienta uzņēmumā

Jūs strādājat klienta uzņēmumā QuickBooks Online (QBO) līdzīgi kā jūsu klients. Šajā rakstā mēs koncentrējamies uz veidiem, kā jūs varat viegli orientēties klienta uzņēmumā, meklēt un pārskatīt darījumus un sazināties ar klientiem.

Ērta navigācija klienta uzņēmumā

Lielākoties navigācija ar peli ir acīmredzama, noklikšķinot šeit un tur, noklikšķinot. Taču, lai ērti pārvietotos, varat izmantot dažus ne pārāk acīmredzamus trikus, tostarp dažus īsinājumtaustiņus. Dažas izplatītas navigācijas metodes ir raksturīgas pārlūkam Chrome.

Tastatūras īsinājumtaustiņu izmantošana

QBO uzņēmumos ir paslēpti īsinājumtaustiņi, kurus, iespējams, vēlēsities izmantot. Mēs tos parādām šeit attēlā, un jūs tos varat atrast arī šajā apkrāptu lapā .

Lai skatītu šos saīsnes pakalpojumā QBO, kā arī pašreizējā klienta QBO uzņēmuma ID, nospiediet un turiet Ctrl+Alt un pēc tam nospiediet slīpsvītras taustiņu (/). Mac lietotājiem izmantojiet taustiņu kombināciju Ctrl+Option šeit un nākamajā rindkopā. Ja nospiežat taustiņu kombināciju Ctrl+Alt+/, neatverot klienta QBO uzņēmumu, redzamais uzņēmuma ID ir jūsu.

Tastatūras īsinājumtaustiņi, ko varat izmantot, strādājot QBO klienta uzņēmumā

Lai izmantotu kādu no šiem īsinājumtaustiņiem, nospiediet un turiet Ctrl+Alt un pēc tam nospiediet atbilstošo taustiņu, lai veiktu ar to saistīto darbību. Piemēram, lai atvērtu logu Rēķins, nospiediet Ctrl+Alt+I.

Vairāku logu atvēršana

Daudzas reizes grāmatveži vēlas strādāt ar vairākiem logiem, un jūs to varat izdarīt QBO. Tajā pašā QBO uzņēmumā varat dublēt pārlūkprogrammas cilni, izmantojot QuickBooks tiešsaistes grāmatveža (QBOA) rīkjoslas izvēlnes Grāmatveža rīki komandu Jauns logs (skatiet nākamo attēlu).

Izmantojiet komandu Jauns logs, strādājot QBO uzņēmumā, lai dublētu skatīto logu.

Ja izmantojat pārlūkprogrammu Chrome, varat arī dublēt pārlūkprogrammas cilni, ar peles labo pogu noklikšķinot uz cilnes un izvēloties Dublēt vai, ja izmantojat tastatūru, nospiediet Alt+D un pēc tam Alt+Enter (tas būtu tas pats, kas tur. nospiediet taustiņu Alt un nospiediet taustiņu D, pēc tam nospiediet taustiņu Enter). Programmā Firefox varat dublēt pārlūkprogrammas cilni, adreses joslā noklikšķinot un nospiežot Alt+Enter.

Noklikšķinot uz komandas Jauns logs, QBO atver jaunu pārlūkprogrammas cilni un parāda to pašu informāciju, kas tiek rādīta sākotnējā pārlūkprogrammas cilnē. Taču no šī brīža katrā pārlūkprogrammas cilnē varat parādīt atšķirīgu informāciju par vienu un to pašu uzņēmumu. Un, ja pārlūkā Chrome strādājat vairākos monitoros, varat sadalīt cilnes uz dažādiem monitoriem. Velciet cilni, kuru vēlaties novietot citā monitorā, lejupvērstā virzienā, un tā atdalās no pārlūkprogrammas. Varat nekavējoties vilkt to uz citu monitoru vai atlaist peles pogu, un tādā gadījumā tiek parādīts otrais Chrome gadījums. Pēc tam abus gadījumus varat vilkt uz citu monitoru.

Tāda pati tehnika darbojas pārlūkprogrammā Firefox; velciet Firefox cilni uz leju un atlaidiet peles pogu. Cilne sadalās un tiek parādīta otrajā Firefox instancē. Pēc tam abus gadījumus varat vilkt uz citu monitoru.

Ja esat “dalītā ekrāna” cienītājs, varat izmantot Windows saīsni, lai blakus parādītu divas cilnes. Veiciet šīs darbības pārlūkprogrammā Chrome vai Firefox:

Nav īsa, vienkārša veida, kā attēlot divus logus vertikāli vienu virs otra. Jums būs manuāli jāmaina logu izmērs un jānovieto tie, kur vēlaties.

Dublējiet pārlūkprogrammas cilni, izmantojot jebkuru jau aprakstīto paņēmienu.

Velciet pašreizējo cilni uz leju. Pārlūkprogramma savā pārlūkprogrammas logā parāda cilni, kuru vilkāt.

Nospiediet un turiet Windows taustiņu (to, kas parādās starp tastatūras kreiso taustiņu Ctrl un kreiso Alt) un nospiediet bulttaustiņu:

• Nospiediet kreiso bulttaustiņu, lai piespraustu aktīvo logu monitora kreisajā pusē.
• Nospiediet labo bulttaustiņu, lai piespraustu aktīvo logu monitora labajā pusē.

Noklikšķiniet uz cita pieejamā loga, lai padarītu to par aktīvo logu, un atkārtojiet 3. darbību.

Nākamajā attēlā mēs parādījām bilanci (kreisajā pusē) un pēc tam izveidojām otru pārlūkprogrammas logu, kurā mēs izpētījām, lai parādītu darījumus norēķinu kontā. Pēc tam mēs ekrānā piespraudām divus logus blakus.

Divi logi piesprausti blakus

Varat noklikšķināt uz izvēlnes pogas vienā vai abos logos, lai paslēptu navigācijas joslu (piešķirot datiem lielāku ekrāna nekustamo īpašumu, kā to darījām attēlā).

Kad esat pabeidzis darbu divos logos, vienkārši aizveriet vienu un palieliniet otru.

Strādāt divos uzņēmumos vienlaicīgi

Pieņemsim, ka esat pabeidzis darbu ar vienu klientu un vēlaties atvērt citu klientu. Varat noklikšķināt uz pogas Doties uz QuickBooks QBOA rīkjoslā un atlasīt jaunu klientu. Vai arī varat noklikšķināt uz pogas Grāmatvedis QBOA saskarnes augšējā kreisajā stūrī, lai atkārtoti parādītu lapu Klienti, un pēc tam noklikšķiniet uz QuickBooks ikonas pa kreisi no uzņēmuma nosaukuma, kuru tagad vēlaties atvērt. Jebkurā gadījumā QBOA parāda informāciju par tikko atlasīto klientu.

Tas rada jautājumu: "Kā es varu strādāt divos dažādos uzņēmumos vienlaikus?" Varat atvērt citu pārlūkprogrammu, pierakstīties QBOA un atvērt otru QBO klientu. Piemēram, ja strādājat pārlūkā Chrome, varat atvērt Windows Edge, Firefox, Safari vai citu pārlūkprogrammu, izmantojot to pašu QBOA pieteikšanās informāciju. Pēc tam varat atvērt divus dažādus uzņēmumus, kā mēs to darījām ar Chrome un Microsoft Edge šajā attēlā.

Lai strādātu divos uzņēmumos vienlaikus, varat izmantot divas pārlūkprogrammas.

Ja strādājat pārlūkā Chrome, varat arī izmantot Chrome lietotāju sniegtās priekšrocības un atvērt pārlūku Chrome kā cits lietotājs. Jums faktiski darbotos divi Chrome gadījumi vienlaikus.

Pieejamie darījumu veidi

Jūs varat redzēt pieejamos darījumus, atverot klienta QBO uzņēmumu un pēc tam noklikšķinot uz izvēlnes Jauns. Šajā attēlā parādīta atvērtā izvēlne Jauna.

Darījumi, kurus varat izveidot, strādājot QBO uzņēmumā

Pieejamie darījumi tiek sakārtoti izvēlnē pēc to cilvēku veida, uz kuriem tie attiecas. Un izvēlnē Izveidot ir kategorija “Cits” darījumiem, kas neattiecas uz noteikta veida cilvēkiem, piemēram, banku noguldījumiem.

Ja vēlaties skatīt tikai dažus biežāk izmantotos darījumus, izvēlnes Jauns apakšdaļā noklikšķiniet uz saites Rādīt mazāk. Saite mainās uz saiti Rādīt vairāk, lai jūs varētu atkārtoti parādīt visu veidu darījumus.

Kā meklēt darījumus

Biežāk jūs meklēsit darījumus klienta QBO uzņēmumā, nevis veidosit tos. Jūs varat meklēt darījumus, izmantojot meklēšanas lodziņu QBOA rīkjoslā klienta QBO uzņēmuma loga augšpusē (skatiet nākamo attēlu). Noklikšķinot uz meklēšanas lodziņa, QBO parāda pēdējo darījumu sarakstu un, iespējams, uzdevumu, kontaktpersonu, pārskatu un kontu sarakstu Pārlēkt uz.

Meklēšanas lodziņš ļauj meklēt QBO no augšas uz leju, kas nozīmē, ka meklēšanas vienums var ļaut jums izveidot darījumus, piekļūt kontaktpersonu ierakstiem, skatīt pārskatus un piekļūt kontiem.

Ierakstiet jebkuru frāzi, kuru vēlaties izmantot kā meklēšanas filtru, vai meklēšanas saraksta apakšdaļā noklikšķiniet uz Izvērstā meklēšana.

Ja redzat to, ko vēlaties, noklikšķiniet, lai atvērtu atbilstošo logu. Ja jums nav redzēt, ko jūs vēlaties, noklikšķiniet uz Izvērstā meklēšana apakšējā labajā stūrī izvēlnē un QBO parāda meklēšanas lapu.

Iestatiet kritērijus precīzāk definētai meklēšanai.

Varat ierobežot meklēšanu līdz noteiktam darījuma veidam, izvēlēties meklēt jebkuru no vairākiem datu veidiem un norādīt, vai meklēšanai ir jāietver meklēšanas kritēriji, vai tie nedrīkst būt vienādi ar vai nav vienādi ar meklēšanas kritērijiem.

Jebkurā transakciju logā varat skatīt pēdējās šāda veida transakcijas, noklikšķinot uz pogas, kas parādās darījuma virsrakstjoslā tieši pa kreisi no darījuma veida nosaukuma. Pogas attēls izskatās pēc pulksteņa.

Veiciet klienta piezīmes

Jūs un jūsu komandas locekļi varat izmantot QBOA funkciju Piezīmes, lai dokumentētu jebkāda veida informāciju par jebkuru jūsu klientu. Katrai piezīmei QBOA automātiski piešķir piezīmes izveides laiku un komandas locekli, kurš izveidoja piezīmi. Komandas dalībnieki, kuriem ir piekļuve klientam, var skatīt un rediģēt šī klienta piezīmes. Varat arī “piespraust” piezīmes, lai tās būtu viegli atrodamas. Varat domāt par QBOA piezīmju funkciju kā veidu, kā izveidot elektroniskas līmlapiņas.

Lai izveidotu piezīmi, parādiet savu QBOA sākumlapu (varat noklikšķināt uz QB Accountant simbola QBOA saskarnes augšējā kreisajā stūrī) un pēc tam navigācijas joslā noklikšķiniet uz Klienti. Klientu sarakstā noklikšķiniet uz tā klienta vārda, kuram vēlaties izveidot piezīmi (nevis QB simbola, bet gan klienta vārda). QBOA parāda šeit parādīto lapu.

Lapa, kurā izveidojat klienta piezīmi.

Ierakstiet savu piezīmi un noklikšķiniet uz Saglabāt. Pēc piezīmes saglabāšanas varat to piespraust; pārvietojiet peles rādītāju virs piezīmes (rādītājs parādās kā roka), un apakšējā labajā stūrī tiek parādītas piezīmes opcijas:

• Noklikšķiniet uz spiedpogas, lai piespraustu piezīmi.
• Noklikšķiniet uz zīmuļa pogas, lai rediģētu piezīmi.
• Noklikšķiniet uz atkritnes pogas, lai dzēstu piezīmi.

Sazinieties ar klientu

Komunikācija ir būtiska visās dzīves jomās, tostarp starp klientu un grāmatvedi. Varat izmantot QBO un QBOA rīkus, lai sazinātos ar klientiem, kuriem ir QBO abonementi.

Ja vēlaties, varat izlaist QBO un QBOA izmantošanu, lai sazinātos un vienkārši izmantotu e-pastu.

Piemēram, varat izmantot klientu pieprasījumus, lai, piemēram, pieprasītu klientam nosūtīt jums bankas izrakstu. Šādi ziņojumi, kurus sūtāt no QBOA, parādās klienta QBO uzņēmuma lapā Mans grāmatvedis. Veiciet tālāk norādītās darbības.

Programmas QBOA navigācijas rūtī noklikšķiniet uz Darbs.

Noklikšķiniet uz Izveidot klienta pieprasījumu. QBOA ekrāna labajā pusē parāda paneli Klienta pieprasījums.

Ierakstiet pieprasījuma nosaukumu. Uztveriet to kā e-pasta ziņojuma tēmas rindiņu.

Izvēlieties klientu. Sarakstā ir redzami tikai tie klienti, kuriem ir QBO abonementi.

Norādiet pieprasījuma izpildes datumu.

Pēc izvēles aizpildiet pārējos pieprasījuma veidlapas laukus, tostarp pievienojiet visus dokumentus, ko vēlaties nosūtīt savam klientam.

Pēc izvēles varat atzīmēt izvēles rūtiņu Paziņot klientam, lai klientam nosūtītu QBOA ģenerētu e-pastu, informējot viņu par pieprasījumu.

Noklikšķiniet uz Publicēt klienta QuickBooks.

Izmantojiet šo paneli, lai sazinātos ar QBO klientu vispārīgā veidā.

Ja 7. darbībā atlasījāt Paziņot klientu, QBOA parāda ziņojuma priekšskatījumu, ko nosūtīsit savam klientam. Kad esat to pārskatījis, noklikšķiniet uz Publicēt un nosūtīt e-pastu.

Klienta pieprasījuma ziņojuma priekšskatījums

Kad jūsu klients atver savu QBO uzņēmumu, viņš var noklikšķināt uz Mans grāmatvedis navigācijas rūtī, lai skatītu ziņojumu un atbildētu uz to.

Klienta pieprasījums klienta QBO uzņēmumā

Lai atbildētu uz ziņojumu, izmantojot QBO, klients noklikšķina uz ziņojuma lapā Mans grāmatvedis, lai parādītu parādīto paneli, kurā klients var uzrakstīt ziņojumu un pievienot visus nepieciešamos dokumentus.

Panelis, ko jūsu klients izmanto, lai atbildētu uz jūsu ģenerētu klienta pieprasījumu

Dokumenti nedrīkst būt lielāki par 30 MB.

Kad esat saņēmis dokumentu no klienta, varat to izgūt QBOA. Navigācijas rūtī noklikšķiniet uz Klienti un klientu sarakstā noklikšķiniet uz klienta nosaukuma. QBOA atver klienta detalizētās informācijas lapu, kurā noklikšķiniet uz parādītās cilnes Koplietotie dokumenti.

Lapa Koplietotie dokumenti klienta QBO uzņēmumā pēc tam, kad grāmatvedis ir saņēmis klienta dokumentus

No turienes varat lejupielādēt dokumentu vai noklikšķināt uz saites kolonnā Pieprasījums, lai skatītu/atjauninātu sākotnējo pieprasījumu. Visas veiktās izmaiņas tiek parādītas cilnē Darbs.