Kā sastādīt rēķinu klientam programmā QuickBooks 2019

Lai klientam izrakstītu rēķinu no QuickBooks 2019, izmantojiet logu Izveidot rēķinus, lai identificētu klientu un norādītu summu, ko klients ir parādā. Lai parādītu logu Izveidot rēķinus, izvēlieties komandu Klienti → Izveidot rēķinus. Kad jūs to darāt, QuickBooks parāda logu Izveidot rēķinus, kā parādīts attēlā. Varat izmantot vairāk nekā viena veida QuickBooks rēķina veidnes.

Tomēr ņemiet vērā, ka parādītais logs Rēķinu izveide var neizskatīties tieši tāpat kā parādīts. Varat arī izvēlēties pielāgot rēķina veidlapu, lai tā pilnībā atbilstu jūsu biznesa prasībām. Ja strādājat ar citu QuickBooks rēķina veidlapas veidni, konkrētās jūsu veiktās darbības var nedaudz atšķirties.

1Lai parādītu logu Izveidot rēķinus, izvēlieties komandu Klienti→Izveidot rēķinus.

Kad jūs to darāt, QuickBooks parāda logu Izveidot rēķinus. Tomēr ņemiet vērā, ka parādītais logs Rēķinu izveide var neizskatīties tieši tāpat kā parādīts. Varat izmantot vairāk nekā viena veida rēķina veidlapas. Varat arī izvēlēties pielāgot rēķina veidlapu, lai tā pilnībā atbilstu jūsu biznesa prasībām.

2Identificējiet klientu un, ja nepieciešams, darbu.

Lai to izdarītu, nolaižamajā sarakstā Klients:Darbs atlasiet klientu vai klienta un darba kombināciju. Neuztraucieties par šo "darba" biznesu, ja neesat ar to pazīstams.

Jums ir jāidentificē konkrētais klients, kuram izrakstāt rēķinu, atlasot šo klientu sarakstā Klients:Darbs. Ja klients ir jauns klients, kuram vēl neesat izrakstījis rēķinu vai aprakstījis klientu sarakstā, sarakstā Klients:Darbs ievadiet īsu klienta vārdu, piemēram, klienta uzņēmuma nosaukuma saīsinājumu.

Pēc tam QuickBooks norāda, ka klients klientu sarakstā vēl nepastāv, un jautā, vai vēlaties pievienot klientu; norādiet, ka to darāt. Kad tiek prasīts, sniedziet klienta informāciju, ko pieprasa QuickBooks.

Varat arī klasificēt rēķinu kā atbilstošu noteiktai kategorijai, izmantojot nolaižamo sarakstu Klase. Šobrīd neuztraucieties par klases izsekošanas izmantošanu.

3 Apstipriniet vai norādiet jaunu rēķina galvenes informāciju.

Kad esat identificējis klientu, QuickBooks aizpilda laukus Datums, Rēķins, Rēķina saņēmējs un, iespējams, Nosūtīšanas uz. Iespējams, ka šī informācija nav jāmaina. Pārskatiet šajos lodziņos redzamo informāciju, lai pārliecinātos, ka tā ir pareiza.

Piemēram, jūs parasti neizsūtāt kādam rēķinu, ja vien neesat jau nosūtījis produktu vai sniedzis pakalpojumu. Tāpēc, iespējams, jums vajadzētu apstiprināt, ka rēķina datums seko produkta nosūtīšanas datumam vai pakalpojuma sniegšanas datumam. Varat arī apstiprināt, piemēram, vai piegādes adrese ir pareiza.

4 Norādiet vai apstipriniet rēķina lauka informāciju.

Rēķinos ir iekļauta lauka informācija, kurā tiek reģistrēti tādi priekšmeti kā pirkuma pasūtījuma numuri, maksājuma noteikumi, piegādes datums un piegādes veids. Jums jāpārliecinās, vai viss, kas QuickBooks tiek rādīts šajos tekstlodziņos, ir pareizs.

Piemēram, ja klients ir norādījis jums pirkuma pasūtījuma numuru, ievadiet šo pirkuma pasūtījuma numuru lodziņā PO numurs. Apstipriniet, ka lodziņā Noteikumi norādītie maksājuma noteikumi ir pareizi. Apstipriniet, ka laukā Piegāde norādītais datums ir pareizs.

Ne visi šie lauki ir jāaizpilda katram rēķinam, bet jūs vēlaties sniegt jebkādu informāciju, kas klientam atvieglo rēķina apmaksu, rēķina piesaisti viņa vai viņas pirkuma uzskaitei un izdomā, kā un kad prece tiek veikta. tiek nosūtīts.

5Aprakstiet pārdotās preces.

Tas, kā izskatās jūsu rēķina sleju apgabals, ir atkarīgs no tā, vai pārdodat produktus vai pakalpojumus. Attēlā parādīts produktu kolonnu laukums. Pakalpojuma kolonnu apgabals izskatās vienkāršāks, jo, aprakstot pakalpojuma vienumus, jūs nesniedzat daudz informācijas.

Sleju apgabalā vēlaties aprakstīt katru vienumu — katru produktu vai pakalpojumu — par kuru tiek izrakstīts rēķins. Lai to izdarītu, katram vienumam izmantojiet vienu rindu. Pēc tam pirmais vienums, par kuru vēlaties izrakstīt rēķinu, atrodas kolonnu apgabala 1. rindā.

Katrai precei ievadiet pasūtīto daudzumu, preces kodu un cenu vai likmi. QuickBooks izgūst vienuma aprakstu no jūsu vienumu saraksta un ievieto šos datus slejā Apraksts. QuickBooks arī aprēķina summu, par kuru jāmaksā par preci, reizinot daudzumu ar cenu vai likmi.

Tomēr varat rediģēt gan laukus Apraksts, gan Summa. Ja rediģējat lauku Summa, QuickBooks pārrēķina lauku Cena Katrs, dalot summu ar daudzumu.

Lai rēķinā ievadītu papildu preces, ievadiet papildu rindas. Katra prece, par kuru vēlaties iekasēt rēķinu — katra prece, kurai rēķinā jāparādās kā atsevišķa maksa, kolonnu apgabalā tiek parādīta kā rinda. Ja vēlaties izrakstīt klientam rēķinu par kādu produktu, viena rindiņa rēķina kolonnu apgabalā tiek izmantota šim produktam.

Ja vēlaties iekasēt no klienta maksu par kravu, vienā rēķina apgabala rindā ir aprakstīta šī kravas maksa. Ja vēlaties klientam iekasēt tirdzniecības nodokli, atkal vienā kolonnu apgabala rindā vai rindā tiek parādīta šī tirdzniecības nodokļa maksa.

Atlaides ir sarežģītas rindas vienības, kas iekļaujamas rēķinā. Pieņemsim, ka vēlaties kādam klientam piešķirt 10 procentu atlaidi. Lai to izdarītu, savā rēķinā iekļaujiet atlaides rindas vienību. Bet, lai gan QuickBooks savā vienumu sarakstā iekļauj atlaižu vienumu, atlaides procentus var piemērot tikai iepriekšējai rēķina rindai. Šī iemesla dēļ QuickBooks nodrošina arī starpsummas rindas vienību. Jūs izmantojat starpsummas rindas vienību, lai summētu visas iepriekšējās rēķinā norādītās preces. Summējot visas rēķinā norādītās preču pozīcijas, piemēram, uzņēmums var piešķirt klientam 10 procentu atlaidi šīm precēm.

Jums ir jāiekļauj procentuālais simbols, lai norādītu QuickBooks, lai aprēķinātu atlaidi, kas vienāda ar procentuālo daļu no starpsummas. Ja izlaižat procentuālo simbolu, QuickBooks pieņem, ka vēlaties dolāra atlaidi, nevis procentuālo atlaidi. Piemēram, attēlā, izlaižot procentuālo simbolu, 10 procentu atlaide pārvērstos par 10 ASV dolāru atlaidi.

6Izmantojiet lodziņu Klienta ziņojums loga Izveidot rēķinus apakšā, lai nodrošinātu klienta ziņojumu, kas parādās rēķina apakšā.

Ja esat izveidojis pielāgotu rēķina veidlapas veidni, kas ietver citu kājenes informāciju, šie kājenes lodziņi tiek parādīti arī loga Rēķinu izveide apakšā. Varat tos izmantot, lai apkopotu un pārsūtītu papildu kājenes informāciju.

7 (Neobligāti) Pārbaudiet pareizrakstību.

Ja noklikšķināt uz pogas Pareizrakstība, kas parādās loga Rēķinu izveides cilnes Formatēšana augšējā malā, QuickBooks pārbauda rēķinā izmantoto vārdu pareizrakstību. Ja QuickBooks neatrod pareizrakstības kļūdas, tiek parādīts ziņojums, ka pareizrakstības pārbaude ir pabeigta. Ja QuickBooks atrod pareizrakstības kļūdu — produkta koda saīsinājumi programmā QuickBooks bieži rada pareizrakstības kļūdas — tiek parādīts dialoglodziņš Pārbaudīt pareizrakstību veidlapā.

Varat izmantot lodziņu Mainīt uz, lai labotu pareizrakstības kļūdu, ja tā patiešām ir pareizrakstības kļūda. Varat atlasīt vienu no ieteiktajiem aizvietotājiem saraksta lodziņā Ieteikumi, noklikšķinot uz ieteikuma un pēc tam noklikšķinot uz pogas Aizstāt. Jūs varat aizstāt visus pareizrakstības kļūdu gadījumus, noklikšķinot uz pogas Aizstāt visu. Ja vārds, ko QuickBooks saka, ka ir uzrakstīts nepareizi, tiešām ir pareizi uzrakstīts, varat noklikšķināt uz pogas Ignorēt, lai liktu QuickBooks ignorēt šo vārdu, vai pogas Ignorēt visu, lai liktu QuickBooks ignorēt visus šī vārda gadījumus rēķina veidlapā.

Ja izmantojat terminus, kas vienmēr tiek parādīti kā nepareizi uzrakstīti vārdi, vismaz programmā QuickBooks, varat noklikšķināt uz pogas Pievienot, kas tiek parādīta dialoglodziņā Pārbaudīt pareizrakstību veidlapā. Noklikšķinot uz pogas Pievienot, programmai QuickBooks jāpievieno vārds pareizrakstības vārdnīcai. Kad esat pievienojis vārdu QuickBooks pareizrakstības vārdnīcai, programma QuickBooks neuzskata, ka vārds ir uzrakstīts nepareizi.

Ņemiet vērā arī to, ka varat noklikšķināt uz pogas Opcijas, lai parādītu dialoglodziņu Pareizrakstības opcijas. Dialoglodziņā Pareizrakstības opcijas ir izvēles rūtiņas, kuras varat izmantot, lai ieslēgtu vai izslēgtu noteikta veida pareizrakstības pārbaudes loģiku. Varat atzīmēt izvēles rūtiņu, lai norādītu QuickBooks vienmēr pārbaudīt veidlapu pareizrakstību, piemēram, pirms veidlapas drukāšanas, saglabāšanas vai nosūtīšanas. Dialoglodziņā ir arī izvēles rūtiņas, kas liek QuickBooks ignorēt noteikta veida vārdus, piemēram, tos, kuros tiek izmantoti cipari, tos, kuros ir lielie burti, un tos, kuros ir jaukti reģistri.

8Lai saglabātu rēķinu, noklikšķiniet uz pogas Saglabāt un aizvērt vai uz Saglabāt un jaunu.

Noklikšķiniet uz pogas Saglabāt un aizvērt, ja vēlaties saglabāt rēķinu un aizvērt logu Izveidot rēķinus. Noklikšķiniet uz pogas Saglabāt un jaunu, ja vēlaties saglabāt rēķinu, un pēc tam loga Izveidot rēķinus tukšajā versijā ievadiet citu rēķinu.

Noklikšķiniet uz cilnes Sūtīt/sūtīt un pēc tam uz pogas FedEx vai UPS, lai atvērtu QuickBooks Shipping Manager logu, kas ļauj automatizēt dažas darbības paku nosūtīšanai, izmantojot Federal Express vai United Parcel Service (UPS). Pirmo reizi startējot Piegādes pārvaldnieku, jums būs jāveic neliels iestatīšanas darbs.

Lai pārlūkotu jau izveidotos rēķinus, noklikšķiniet uz pogas Iepriekšējais un Nākamais. Vai arī noklikšķiniet uz pogas Atrast un izmantojiet dialoglodziņu Atrast rēķinus, lai aprakstītu rēķinu, kuru vēlaties atrast.