Kā samaksāt darbiniekiem QuickBooks 2019 pamata algu sarakstā

Pašnodarbinātajiem vai mazo uzņēmumu īpašniekiem QuickBooks 2019 piedāvā divas “dari pats” iespējas, lai maksātu darbiniekiem: pamata algas aprēķins (kas parasti nozīmē, ka jūsu grāmatvedis palīdz jums aizpildīt algas nodokļa veidlapas) un uzlabotais algas saraksts (tas nozīmē, ka QuickBooks palīdz. jūs ar algas nodokļa veidlapām). Izmantojot Basic Payroll opciju, jūs veicat lielāko daļu darba pats, taču jūs nemaksājat pārāk daudz par algas apstrādi.

Trešā algas iespēja būtu QuickBooks Assisted Payroll. Izmantojot šo opciju, jūs maksājat saviem darbiniekiem QuickBooks, un pēc tam Intuit apstrādā nodokļu maksājumus un aizpilda nepieciešamās algas nodokļa veidlapas.

Iestatiet QuickBooks 2019 pamata algas sarakstu

Lai iestatītu algu sarakstu “dari pats”, veiciet tīmekļa interviju. Lai sāktu šo interviju, QuickBooks izvēlieties Darbinieki → Algu saraksts → Ieslēgt algu sarakstu. QuickBooks parāda parādīto lapu.

Pirmā algas iestatīšanas tīmekļa lapa.

Iespējams, jums būs jānoklikšķina uz pogas, lai izvērstu logu Ieslēgt algu sarakstā QuickBooks, lai jūs redzētu gan pamata, gan uzlabotās opcijas. Būtībā, ja izvēlaties opciju Basic Payroll, jums vai jūsu grāmatvedim būs jāpārskaita algas nodokļi un pēc tam jāsagatavo un jāiesniedz algas nodokļa deklarācijas. Ja izvēlaties opciju Enhanced Payroll, QuickBooks palīdzēs jums pārskaitīt algas nodokļa depozītus un pēc tam sagatavot (vai galvenokārt sagatavot) algas nodokļa deklarācijas jūsu vietā.

Jūs izvēlaties vēlamo algas opciju, noklikšķinot uz tās pogas Izmēģiniet to bez maksas. QuickBooks parāda citu informācijas lapu, kas apraksta jūsu maksājumu iespējas un visas īpašās atlaides. (Dažreiz jūs saņemat labākas cenas un īpašu atlaidi, piemēram, reģistrējoties uz gadu.)

Intuit algu uzskaites pakalpojumu cenas mainās, taču tajā laikā, kad es rakstu (2018. gada vasarā), pamata algas pakalpojums maksā aptuveni 250 ASV dolāru gadā, bet uzlabotais algas pakalpojums maksā aptuveni 400 ASV dolāru gadā. Katras izmaksas palielinās atkarībā no jūsu darbinieku skaita un izsniegto čeku skaita.

Lai izvēlētos opciju Basic Payroll, noklikšķiniet uz pogas Turpināt, kad QuickBooks parāda nākamo papildu informāciju par šīs opcijas cenām un funkcijām. Pēc tam QuickBooks apkopo jūsu kredītkartes informāciju (lai varētu jums rēķinu par pakalpojumu).

Reģistrējieties algas pakalpojumam

Lai reģistrētos algas pakalpojumam pēc tam, kad esat izvēlējies konkrētu opciju, aizpildiet vairākas tīmekļa lapas veidlapas. Pa ceļam ievadiet sava uzņēmuma nosaukumu un adresi, kā arī norādiet sava uzņēmuma darba devēja identifikācijas numuru (EIN). Lai pārvietotos pa tīmekļa lapu formām, noklikšķiniet uz pogas Turpināt un Atpakaļ. QuickBooks ļoti efektīvi palīdz reģistrēšanās procesam. Vienkārši izpildiet ekrānā redzamos norādījumus, lai aprakstītu, kā jūsu uzņēmums apstrādā algas.

Bet ļaujiet man izteikt brīdinājumu: kad jūs iestatāt sava uzņēmuma informāciju algu sarakstam, QuickBooks pieprasa daudz informācijas. Jums pilnībā jāapraksta, kā maksājat saviem darbiniekiem, kam veicat atskaitījumus un citas līdzīgas lietas. Uzmanīgi izlasiet QuickBooks sniegtos norādījumus, kas aizņem kādu laiku. Ja jums rodas problēmas, iespējams, vēlēsities saņemt ārēja grāmatveža palīdzību, lai iestatītu uzlabotās algas aprēķināšanas pakalpojumu, vai apsvērt iespēju izmantot algu palīdzību.

Iestatiet darbiniekus

Kad esat iestatījis uzņēmuma informāciju algu sarakstam, esat gatavs iestatīt darbiniekus algu sarakstam. Kā daļu no pamata algas iestatīšanas procesa QuickBooks parāda tīmekļa lapu, kurā varat pievienot savus darbiniekus. Varat arī pievienot darbiniekus, parādot darbinieku centru. (Izvēlieties Darbinieki → Darbinieku centrs un noklikšķiniet uz pogas Jauns darbinieks.) Noklikšķinot uz pogas Jauns darbinieks, programma QuickBooks parāda loga Jauns darbinieks cilni Personal, kā parādīts attēlā.

Cilne Personiskais logā Jauns darbinieks.

Lai aprakstītu darbinieku, aizpildiet cilnē Personiskie norādītos laukus. Visas šīs lietas ir pašsaprotamas. Lodziņos Juridiskais vārds ir jāievada personas vārds. Darbinieka vārds tiek ievadīts lodziņā First, vidējais iniciālis tiek ievadīts lodziņā MI un tā tālāk.

Jūs noklikšķiniet uz cilnes Adrese un kontaktpersona (nav parādīts), lai apkopotu un saglabātu darbinieka pasta adresi un citu kontaktinformāciju, piemēram, viņa tālruņa numuru.

Ja vēlaties apkopot un saglabāt papildu informāciju par darbinieku (piemēram, viņa bankas konta numuru tiešajam iemaksai), noklikšķiniet uz cilnes Papildinformācija (arī netiek rādīta). Šajā cilnē ir pieejama poga Definēt lauku, ko varat izmantot, lai apkopotu pielāgotus informācijas bitus par darbinieku. Lai izmantotu opciju Pielāgots lauks, noklikšķiniet uz pogas Definēt lauku un pēc tam izmantojiet dialoglodziņu Definēt lauku, lai definētu laukus, kurus vēlaties pievienot.

Sniedziet informāciju par algu un nodokļiem

Izmantojiet cilni Algu informācija, lai aprakstītu, kā tiek aprēķināta darbinieka alga, kā parādīts nākamajā attēlā. Izmantojiet nolaižamo sarakstu Algu grafiks, lai iestatītu regulāru algu grafiku (piemēram, reizi nedēļā vai reizi mēnesī) un piešķirtu darbinieku algu grafikam. Izmantojiet nolaižamo sarakstu Maksājumu biežums, lai noteiktu samaksas periodu. Ja esat ieslēdzis QuickBooks klases izsekošanas funkciju, izmantojiet nolaižamo sarakstu Klase, lai klasificētu maksājumus šim darbiniekam. Jūs ievadāt algas vienību sadaļā Ieņēmumi. Piemēram, ja darbinieks nopelna gada algu 30 000 ASV dolāru apmērā, kolonnā Preces nosaukums ievadiet algas algas vienību. Pēc tam kolonnā Stundu/gada likme ievadiet gada algu USD 30 000 apmērā.

Cilne Algas informācija logā Jauns darbinieks.

Lai aprakstītu, kādus nodokļus maksā darbinieks, noklikšķiniet uz pogas Nodokļi. QuickBooks parāda dialoglodziņu Nodokļi. Izmantojiet cilni Federālā, lai noteiktu darbinieka pieteikuma statusu, pieprasīto pabalstu skaitu un visus norādītos papildu ieturējumus. Turklāt izmantojiet izvēles rūtiņas Subject To, lai norādītu, vai šim darbiniekam ir jāmaksā Medicare, sociālās apdrošināšanas vai federālais bezdarba nodoklis, vai arī darbiniekam ir tiesības uz nopelnīto ienākumu kredītu. Ņemiet vērā, ka ne visiem darbiniekiem ir jāmaksā Medicare un sociālās apdrošināšanas nodokļi. Lai iegūtu papildinformāciju, sazinieties ar savu nodokļu konsultantu.

Federālā cilne logā Nodokļi.

Acīmredzot cilnē Valsts ir iekļauti lodziņi, kurus varat izmantot, lai aprakstītu valsts nodokļus. Cilnē Cits varat aprakstīt un saglabāt visu vietējo nodokļu informāciju, piemēram, pilsētas ienākuma nodokli. Atkal, tas, ko redzat cilnē Cits, ir atkarīgs no jūsu atrašanās vietas.

Ja dialoglodziņa Jauns darbinieks cilnē Algas informācija noklikšķiniet uz pogas Slims/atvaļinājums, tiek parādīts dialoglodziņš Slims un atvaļinājums. Šis dialoglodziņš ļauj norādīt, kā slimības vai atvaļinājuma nauda un personīgā atvaļinājuma laiks tiek uzkrāts algas periodam pa algas periodiem. Varat norādīt slimības vai atvaļinājuma atvaļinājuma stundu skaitu tekstlodziņā Pieejamās stundas laikā, kad iestatāt algas. Varat izmantot nolaižamo sarakstu Uzkrāšanas periods, lai norādītu, cik bieži jāuzkrāj slimības vai atvaļinājuma nauda. Ja tiek uzkrāta slimības vai atvaļinājuma nauda, ​​izmantojiet lodziņu Uzkrātās stundas, lai noteiktu, cik slimības vai atvaļinājuma stundu darbinieks nopelna katru algu vai stundu, vai gada sākumā. Ja esat iestatījis maksimālo slimības stundu vai atvaļinājuma stundu skaitu, ko darbinieks var uzkrāt, ievadiet šo vērtību lodziņā Maksimālais stundu skaits. Ja vēlaties atiestatīt slimības stundas un atvaļinājuma stundas uz nulli katra gada sākumā, atlasiet Atiestatīt stundas katru jauno gadu? izvēles rūtiņa.

Dialoglodziņš Slims un atvaļinājums.

Dialoglodziņa Slims un atvaļinājums apgabals Atvaļinājums darbojas tāpat kā slimības apgabals. Lodziņā Pieejamās stundas ievadiet pieejamo atvaļinājuma stundu skaitu. Izmantojiet nolaižamo sarakstu Uzkrāšanas periods, lai norādītu, cik bieži darbinieki nopelna atvaļinājuma laiku. Izmantojiet izvēles rūtiņas Uzkrātās stundas un Maksimālais stundu skaits, lai kontrolētu, kā darbojas atvaļinājuma laika uzkrāšanas aprēķini. Visbeidzot, atlasiet Atiestatīt stundas katru Jauno gadu? atzīmējiet izvēles rūtiņu, lai katra jaunā gada sākumā izslēgtu atvaļinājuma laiku.

Ja esat izvēlējies izmantot tiešā depozīta iespēju, dialoglodziņa Jauns darbinieks cilnē Algas informācija noklikšķiniet uz pogas Tiešais depozīts. QuickBooks piedāvā jums sniegt informāciju, kas nepieciešama, lai tieši iemaksātu čekus darbiniekiem.

Sniedziet citu ar nodarbinātību saistītu informāciju

Ja dialoglodziņā Jauns darbinieks atlasāt cilni Nodarbinātības informācija, QuickBooks parāda cilni, kuru izmantojat, lai saglabātu darbā pieņemšanas datumu, atlaišanas datumu un līdzīgus nodarbinātības datu bitus.

Iestatiet summas no gada līdz datumam

Ja pamatalgas pakalpojumu veidojat pašā uzņēmuma darbības sākumā vai gada sākumā, jums nav jāiestata summas no gada līdz datumam (jo visas no gada līdz datumam summas vienādas ar nulli). Ja pārslēdzaties uz Pamata algu pakalpojumu dažkārt gada vidū, tomēr, jums tie jāiestata gadu-to-dienas summas. Šī iemesla dēļ QuickBooks Basic Payroll Setup Wizard sniedz jums norādījumus, kā reģistrēt gada summas.

Ja ārējais pakalpojumu birojs, piemēram, ADP vai Paychex, ir veicis jūsu algas apstrādi, šī ārējā pakalpojumu biroja galīgajā algu atskaitē, iespējams, ir sniegta visa informācija, kas jums nepieciešama, lai iestatītu pamata algas pakalpojumu. Ja esat sadarbojies ar grāmatvedi vai grāmatvedi, lai veiktu algas, jums vajadzētu būt iespējai saņemt šīs personas palīdzību, lai aprakstītu algu summas no gada līdz dienai.

Pārbaudiet savus algas iestatīšanas datus

Pamata algas iestatīšanas procesa ietvaros QuickBooks (vai jūs) var identificēt algas datus, kas nešķiet pareizi. Iespējams, darbinieks, kuram jūs zināt, ka esat samaksājis, neuzrāda algu no gada līdz šim brīdim. Šādā gadījumā izlabojiet nepareizos datus, izpildot ekrānā redzamos norādījumus. Tomēr ņemiet vērā, ka QuickBooks Basic Payroll iestatīšanas process var identificēt arī aizdomīgus algas datus, kas patiesībā ir pareizi. Piemēram, Vašingtonas štatā virsnieki nav pakļauti valsts bezdarba apdrošināšanai, ja viņi to vēlas. Tomēr QuickBooks to nezina, tāpēc kā iespējamās kļūdas atzīmē darbiniekus, kuri nav atzīmēti kā pakļauti valsts bezdarba apdrošināšanai.

Atkal, ja nejūtaties ērti, atbildot uz dažiem no šiem algas iestatīšanas jautājumiem, saņemiet grāmatveža palīdzību. Atklāti sakot, ja jums ir ārējais pakalpojumu birojs, kas sagatavo jūsu algas čekus, jūs patiešām maksājat par šī uzņēmuma zināšanām un zināšanām par visu šo algu apstrādes darbu. Jūs īsti nemaksājat par datorā pavadīto laiku un papīru, uz kura ir uzrakstīti čeki.

Ieplānojiet QuickBooks 2019 algu sarakstus

Pamata algas iestatīšanas process arī palīdz jums veikt algu sarakstu plānošanu. Citiem vārdiem sakot, ja jūs veicat savu algu sarakstu katru nedēļu, divas reizes mēnesī vai jebkurā laikā, iestatīšanas procesā tiek prasīts aprakstīt grafiku. Atkal, tāpat kā ar citiem uzdevumiem, kurus jums palīdz pamata algas iestatīšanas process, viss, kas jums jādara, ir jāiesniedz daži informācijas fragmenti.

Maksājiet darbiniekiem QuickBooks 2019

Kad esat veicis darbības, kas nepieciešamas, lai iestatītu QuickBooks algu apstrādes iespējas, darbinieku samaksa, paldies Dievam, ir diezgan vienkārša. Lai maksātu darbiniekiem, rīkojieties šādi:

Izvēlieties Darbinieki → Algas darbiniekiem → Plānotais algu saraksts.
QuickBooks parāda darbinieku centra logu.

Sāciet ieplānoto algu sarakstu, kuru vēlaties vadīt.
Lai sāktu plānoto algu sarakstu, kuru vēlaties palaist, atlasiet to saraksta lodziņā darbinieku centra loga augšdaļā.

Noklikšķiniet uz pogas Sākt ieplānoto algu.

Norādiet algas pārbaudes datumu un izmantojiet lodziņu Pārbaudes datums, lai norādītu datumu, kuru vēlaties rādīt algas čekos.

Lodziņā Apmaksas periods beidzas norādiet datumu, kurā beidzas algas periods.

Izmantojiet nolaižamo sarakstu Bankas konts, lai identificētu bankas kontu, kurā vēlaties rakstīt čekus.

Pārbaudiet darbiniekus, kuriem vēlaties maksāt.
QuickBooks uzskaita aktīvos darbiniekus, kas iekļauti plānotajā algu sarakstā. Jūs vēlaties pārliecināties, vai atlasīto darbinieku saraksts ir pareizs. Varat noklikšķināt uz uzskaitītajiem darbiniekiem, lai tos atlasītu un noņemtu atlasi.

Noklikšķiniet uz Turpināt.
QuickBooks aprēķina algas čekus un algas atskaitījumu summas katram atlasītajam darbiniekam.

Lai pieņemtu priekšskatītu algas čeku, kas aprakstīts vai parādīts dialoglodziņā, noklikšķiniet uz tās pogas Izveidot algas čeku.
Programmā QuickBooks tiek parādīts dialoglodziņš, kas ļauj izdrukāt algas čekus vai maksājumu veidlapas tiešai iemaksai.

Noklikšķiniet uz pogas Drukāt algas čekus vai Print Pay Stubs un izpildiet ekrānā redzamos norādījumus.
Noklikšķinot uz jebkuras pogas, QuickBooks parāda dialoglodziņu Select Paychecks/Pay Stubs to Print. Jums jāapstiprina bankas konts, kurā vēlaties rakstīt čekus. Ja drukājat čekus, izmantojiet arī lodziņu Pirmais čeka numurs, lai norādītu iepriekš izdrukāto veidlapas numuru, kas norādīts pirmajā algas čekā, ko drukāsiet. Jums vajadzētu arī apstiprināt, ka dialoglodziņā norādītās darbinieku algas ir tās, kuras vēlaties drukāt.

Kad esat apstiprinājis, ka algas čeka drukāšanas informācija ir pareiza, noklikšķiniet uz Labi.
Programmā QuickBooks tiek parādīts dialoglodziņš Drukāt čekus (to pašu, ko izmantojat čeku drukāšanai).

Drukājiet čekus parastajā veidā.

Ja vēlaties noņemt algas čeka atlasi drukāšanai, noklikšķiniet uz čeka kolonnas, lai noņemtu atzīmi, un tādējādi noņemiet atzīmi no algas čeka.

Izdaliet algas čekus vai algas čekus.
Acīmredzot pēc čeku izdrukāšanas jūs tos parakstāt un pēc tam izplatāt. Es atstāšu jūs jūsu ziņā. Esmu pārliecināts, ka jūs zināt, kā atrast darbiniekus, kuriem jums ir jāmaksā, un turklāt, kā viņiem izsniegt algas. Velns, viņi, iespējams, šobrīd stāv pie jūsu galda un gaida, kad jūs tik un tā pabeigsit algas pārbaudes.

Darbinieku centrs: Algu centra logs.

Kā rediģēt un anulēt algas čekus programmā QuickBooks 2019

Esiet piesardzīgs, ja vēlaties mainīt algas čeka informāciju. Algas pārbaudes ir nedaudz sarežģītākas nekā parastās pārbaudes, jo informācija no algas pārbaudēm ietekmē vairākus algu skaitītājus. Piemēram, algas čeki palielina kāda gada bruto algu, kā arī ietekmē atskaitījumu summas. Šī iemesla dēļ, ja vēlaties veikt izmaiņas vai anulēt iepriekš izveidoto algas čeku, izvēlieties komandu Darbinieki → Rediģēt/anulēt algas čekus. Kad jūs to darāt, QuickBooks parāda logu Rediģēt/anulēt algas čekus (nav parādīts). Šajā logā ir uzskaitīti iepriekš izveidotie un izdrukātie algas čeki. Lai mainītu kādu no uzskaitītajām algas čekiem, veiciet dubultklikšķi uz algas čeka. Kad QuickBooks parāda logu Paychecks, noklikšķiniet uz pogas Paycheck Details. Kad QuickBooks parāda logu Paychecks pārskatīšana, izmantojiet to, lai veiktu atbilstošas ​​izmaiņas algas čekā. Ņemiet vērā, ka varat mainīt citu informāciju, piemēram, vārdu vai adresi, izmantojot logu Paycheck.

Lai anulētu algas čeku, kas redzams Paycheck logā, izvēlieties komandu Rediģēt → Anulēt algu.

Pēc čeka rediģēšanas vai anulēšanas noklikšķiniet uz pogas Saglabāt un aizvērt vai Saglabāt un jaunu, lai saglabātu izmaiņas algas čekā.

Algas saistības programmā QuickBooks 2019

Summas, kuras jūs ieturat no darbinieku algas, kļūst par saistībām, kas jums vēlāk būs jāmaksā. Ja ieturat federālā ienākuma nodokļa atskaitījumus, jums ir jāpārskaita šie maksājumi Iekšējo ieņēmumu dienestam.

Lai samaksātu algas nodokļa saistības, izvēlieties Darbinieki → Algas nodokļi un saistības → Maksāt plānotās saistības. QuickBooks parāda darbinieku centra logu, kurā varat atlasīt algas saistības, kuras vēlaties maksāt. Noklikšķiniet uz saistības, kuru vēlaties maksāt, un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Skatīt/Maksāt. QuickBooks izraksta čeku, lai samaksātu izvēlēto saistību. Jūs izdrukājat šo čeku parastajā veidā.

Tas, cik ātri jums ir jāpārskaita algas nodokļi, ko izraisa algas saraksts, ir atkarīgs no dažādiem faktoriem, tostarp no depozīta lieluma. Taču laba prakse ir nekavējoties pārskaitīt visas parādā esošās summas. Parasti attiecīgā valsts aģentūra ļauj ērti un elektroniski veikt nodokļu iemaksas, izmantojot vietni. Piemēram, ASV Valsts kases vietne ļauj ērti veikt federālo nodokļu noguldījumus šādā veidā. Patiesībā jums ir jāizmanto šī sistēma, ja maksājat vairāk nekā USD 2500 algas nodokļos ceturksnī.