Kā saīsināt QuickBooks 2013 datu failu

Komanda QuickBooks 2013 Condense izveido QuickBooks datu faila pastāvīgu kopiju, ko sauc par arhīva kopiju . Uzņēmuma faila arhīva kopija ir uzņēmuma faila momentuzņēmums, kāds tas pastāv konkrētā brīdī.

Ja kādam vēlāk rodas jautājums — iespējams, jūsu grāmatvedim vai federālajam vai štata revidentam, varat izmantot datu faila arhīva kopiju, lai parādītu, kā uzņēmuma fails izskatījās konkrētā brīdī.

Kad esat sapratis, kas ir arhivēšana, tas ir diezgan vienkārši. Lai saīsinātu QuickBooks uzņēmuma failu, rīkojieties šādi:

Izvēlieties komandu Fails → Utilities → Condense Data.

QuickBooks parāda pirmo Condense Data dialoglodziņu, kā parādīts attēlā zemāk.

Atlasiet radio pogu Darījumi pirms noteikta datuma.

Šī opcija norāda QuickBooks, ka vēlaties veikt divas darbības: izveidot QuickBooks datu faila arhīva kopiju un samazināt strādājošā uzņēmuma faila lielumu, lai tas nebūtu tik liels. QuickBooks samazina uzņēmuma datu faila darba versijas lielumu, noņemot vecos, slēgtos darījumus, ja 3. darbībā izvēlaties noņemt darījumus.

Norādiet Noņemt darījumus pirms datumu.

Lai norādītu datumu, pirms kura ir jānoņem slēgtie darījumi, ievadiet datumu norādītajā datuma lodziņā. Ja vēlaties, piemēram, saīsināt failu, noņemot transakcijas, kas veiktas, piemēram, 2010. gada 31. decembrī vai pirms šī datuma, datuma lodziņā ievadiet 1/1/2011 .

Tomēr ņemiet vērā, ka jums nav jājūtas piespiedu kārtā, noņemot vairākus slēgtus darījumus. Jūs noņemat slēgtos darījumus tikai tad, ja jūsu QuickBooks uzņēmuma fails kļūst pārāk liels. Varat viegli strādāt ar QuickBooks uzņēmuma failu, kas ir 25 MB, 50 MB vai pat 100 MB (megabaiti).

Noklikšķiniet uz Tālāk, kad esat pabeidzis norādīt, kuri darījumi QuickBooks ir jānoņem. QuickBooks parāda otro Condense Data dialoglodziņu, kā parādīts nākamajā attēlā.

Norādiet, kā jāsaīsina krājumu transakcijas.

Ja jūsu QuickBooks failā ir iekļauti krājumu darījumi, QuickBooks iesaka noņemt vecās krājumu transakcijas. Kad QuickBooks parāda otro dialoglodziņu Condense Data, varat likt QuickBooks darīt tieši to, atlasot opcijas Noņemt krājumu darījumus. (Ja nevēlaties noņemt vecās transakcijas, atlasiet pogu Saglabāt visas krājumu transakcijas.) Noklikšķiniet uz Tālāk, lai pārietu uz trešo dialoglodziņu Saīsināt datus (nav parādīts), kurā tiek jautāts, kuras transakcijas jāuzskata par slēgtām.

Norādiet, kuri darījumi jāuzskata par slēgtiem.

Noklikšķinot uz Tālāk, QuickBooks pieprasa mazliet vairāk informācijas par to, kas tieši ir slēgts vai vecs darījums, kas ir jānoņem. Jūs atzīmējat izvēles rūtiņas, lai norādītu, vai transakcijas pirms noņemšanas datuma ir jānoņem pat tad, ja tās nav notīrītas, ir atzīmētas kā Jādrukā, atzīmētas kā Nosūtāmas un tā tālāk. Un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk, lai pārietu uz ceturto dialoglodziņu Condense Data.

Norādiet jebkuru saraksta tīrīšanu, kas jāveic.

Izmantojiet ceturto dialoglodziņu Condense Data, lai paziņotu QuickBooks, ka tam vajadzētu arī iztīrīt dažus sarakstus. Varat atzīmēt izvēles rūtiņas, piemēram, dialoglodziņā Condense Data.

Tīrot sarakstu, noņemot neizmantotos saraksta vienumus, jūs ne tikai samazinat uzņēmuma faila lielumu, bet arī atvieglojat darbu ar sarakstu.

Noklikšķiniet uz Tālāk.

Programmā QuickBooks tiek parādīta dialoglodziņa Condense Data piektā lapa, kā parādīts nākamajā attēlā.

Apstipriniet kondensācijas un arhivēšanas darbību.

Kad esat aprakstījis, kā vēlaties, lai QuickBooks arhivētu un kondensētu uzņēmuma failu, QuickBooks parāda piekto dialoglodziņu Condense Data. Šajā dialoglodziņā tiek lūgts apstiprināt savu lēmumu arhivēt un kondensēt datu failu. Izmantojiet šo dialoglodziņu, lai apstiprinātu faktu, ka vēlaties arhivēt un kondensēt datus.

Noklikšķiniet uz Sākt kondensāciju.

QuickBooks sāk datu faila kondensācijas procesu.

Dublējiet datu failu, kad tas tiek prasīts.

Pašā kondensācijas procesa sākumā QuickBooks piedāvā dublēt QuickBooks uzņēmuma failu. QuickBooks uzņēmuma faila dublēšana kondensācijas darbības ietvaros darbojas tāpat kā QuickBooks uzņēmuma faila dublēšana jebkurā citā laikā.

Pēc QuickBooks uzņēmuma faila dublēšanas QuickBooks saglabā uzņēmuma faila arhīva kopiju un pēc tam notīra uzņēmuma faila darba versiju, izmantojot jūsu norādījumus. Atkal, kā minēts iepriekšējās darbībās, tīrīšanas process var ilgt tikai dažas minūtes vai var ilgt vairākas stundas, ja fails ir ļoti liels.