Kā sagatavot rēķinus programmā QuickBooks 2021

Kad esat pabeidzis visus priekšdarbus, rēķina sagatavošana, izmantojot QuickBooks, ir vienkārša. Ja noklikšķinot uz pogām un aizpildot teksta lodziņus, jūs jau senatzīstieties, izlaidiet tālāk sniegtos komentārus un vienkārši atveriet logu Izveidot rēķinus, izvēloties Klienti → Izveidot rēķinus vai noklikšķinot uz ikonas Rēķini sākumlapā. Pēc tam aizpildiet šo logu un noklikšķiniet uz pogas Drukāt. Ja vēlaties vairāk palīdzības, nekā sniedz viens teikums, turpiniet lasīt, lai iegūtu detalizētus norādījumus.

Turpmākajās darbībās es aprakstu, kā izveidot vissarežģītāko un sarežģītāko rēķinu: produkta rēķinu. Daži lauki produkta rēķinā netiek rādīti pakalpojuma vai profesionālajā rēķinā, taču neuztraucieties par to, vai jūsu uzņēmums ir pakalpojumu vai profesionālais uzņēmums. Pakalpojuma vai profesionāla rēķina sastādīšana principā darbojas tāpat kā preces rēķina izveide; vienkārši aizpildiet mazāk lauku. Un paturiet prātā, ka sāciet ar 1. un 2. darbību neatkarīgi no tā, kāda veida rēķinu veidojat. Bez turpmākas piepūles rīkojieties šādi, kā izveidot rēķinu:

1. Atveriet logu Izveidot rēķinus, izvēloties Klienti → Izveidot rēķinus.

Parādās logs Izveidot rēķinus, kā parādīts attēlā.

2. Nolaižamajā izvēlnē Veidne izvēlieties veidni vai rēķina veidlapu, kuru vēlaties izmantot.

QuickBooks ir aprīkots ar iepriekš definētiem rēķinu veidlapu veidiem, tostarp Product, Professional, Service un (atkarībā no tā, kā iestatāt QuickBooks un kuru QuickBooks versiju izmantojat) dažas citas specializētas rēķinu veidnes. Kurš no tiem tiek rādīts pēc noklusējuma, ir atkarīgs no tā, ko QuickBooks iestatīšanas laikā teicāt QuickBooks par savu uzņēmumu. Varat arī izveidot savu pielāgoto rēķina veidni (vai modificēt esošu).

3. Identificējiet klientu un, ja nepieciešams, darbu, izmantojot nolaižamo izvēlni Pasūtītājs: Darbs .

Ritiniet nolaižamo izvēlni Klients: Darbs, līdz redzat vajadzīgo klienta vai darba nosaukumu; pēc tam noklikšķiniet uz tā.

4. (Pēc izvēles) Piešķiriet rēķinam klasi.

Ja izmantojat klases, lai izsekotu izdevumiem un ienākumiem, aktivizējiet nolaižamo izvēlni Klase un izvēlieties rēķinam atbilstošu klasi. Lai ieslēgtu vai izslēgtu šo ērto darījumu kategorizēšanas veidu (kas dažiem uzņēmumiem ir pārmērīgi), izvēlieties Rediģēt → Preferences, noklikšķiniet uz Grāmatvedība kreisajā pusē, noklikšķiniet uz cilnes Uzņēmuma preferences un pēc tam atzīmējiet vai notīriet izvēles rūtiņu Izmantot klases izsekošanu. (Attēlā nav redzama klases izvēlne.)

Logs Rēķinu izveide

5. Norādiet rēķina datumu.

Vairākas reizes nospiediet tabulēšanas taustiņu, lai pārvietotu kursoru uz Datuma tekstlodziņu. Pēc tam ievadiet pareizo datumu MM/DD/GGGG formātā. Varat arī izmantot šādus slepenos kodus, lai mainītu datumu:

• • Nospiediet + (plusa simbols), lai pārceltu datumu par vienu dienu uz priekšu.
  • Nospiediet – (mīnusa simbolu), lai pārvietotu datumu par vienu dienu atpakaļ.
  • Nospiediet T, lai mainītu datumu uz šodienas datumu (kā norādīts sistēmas laikā, ko nodrošina datora iekšējais pulkstenis).
  • Nospiediet M, lai mainītu datumu uz mēneša pirmo dienu (jo M ir vārda mēnesis pirmais burts ).
  • Nospiediet H, lai mainītu datumu uz mēneša pēdējo dienu (jo H ir pēdējais burts vārda mēnesī ).
  • Nospiediet Y, lai mainītu datumu uz gada pirmo dienu (jo, kā jūs, bez šaubām, varat uzminēt, Y ir vārda gads pirmais burts ).
  • Nospiediet R, lai mainītu datumu uz gada pēdējo dienu (jo R ir pēdējais burts vārdam gads ).

Varat arī noklikšķināt uz pogas Datuma lauka labajā galā, lai parādītu nelielu kalendāru. Lai kalendārā atlasītu datumu, vienkārši noklikšķiniet uz vajadzīgā datuma. Noklikšķiniet uz bultiņām kalendāra augšējā kreisajā un augšējā labajā stūrī, lai parādītu iepriekšējo vai nākamo mēnesi.

6. (Neobligāti) Tekstlodziņā Rēķina numurs ievadiet rēķina numuru.

QuickBooks iesaka rēķina numuru, pievienojot 1 pēdējam izmantotajam rēķina numuram. Varat akceptēt šo papildinājumu vai, ja tas ir nepieciešams, pāriet uz teksta lodziņu Rēķins # un mainīt numuru uz jebkuru vēlamo.

7. Ja nepieciešams, labojiet rēķina adresi.

QuickBooks satver norēķinu adresi no klientu saraksta. Varat mainīt rēķina adresi, aizstājot kādu parastās norēķinu adreses daļu. Varat, piemēram, ievietot citu rindiņu, kurā ir rakstīts Uzmanību: Viljams Bobinss , ja tas ir tās personas vārds, kurai jānosūta rēķins.

8. Ja nepieciešams, labojiet piegādes adresi.

Es jūtos kā salauzts ieraksts, bet šis ir darījums: QuickBooks arī paņem piegādes adresi no klientu saraksta. Tātad, ja piegādes adresē ir kaut kas neparasts tikai šim vienam rēķinam, varat mainīt adresi, aizstājot vai pievienojot informāciju adreses blokā Piegāde. Ņemiet vērā, ka QuickBooks sekos līdzi katrai klientam izmantotajai piegādes adresei, tādēļ, ja iepriekš izmantojāt piegādes adresi, iespējams, varēsiet to izvēlēties nolaižamajā izvēlnē Nosūtīt uz.

9. (Neobligāti . . . veida) Tekstlodziņā PO numurs norādiet pirkuma pasūtījuma numuru.

Ja klients izdod pirkšanas pasūtījumus (PO), ievadiet pirkuma pasūtījuma numuru, kas autorizē šo pirkumu. (Tikai ierakstam, PO tiek izrunāts pee-oh, nevis poh vai poo. )

10. Norādiet maksājuma noteikumus, izvēloties opciju nolaižamajā izvēlnē Noteikumi.

11. (Neobligāti) Nosauciet tirdzniecības pārstāvi.

Rep nestāv par reputāciju, tāpēc nelieciet šeit trīs burtu redakcijas komentārus (lai gan es labprāt redzētu, ko jūs varat darīt ar trim burtiem). Ja vēlaties izsekot pārdošanu pēc tirdzniecības pārstāvja, izmantojiet nolaižamo izvēlni Rep. Vienkārši aktivizējiet izvēlni, noklikšķinot uz tās bultiņas un pēc tam izvēlieties nosaukumu. Tirdzniecības pārstāvji var ietvert darbiniekus, taču tie var ietvert arī citas personas, kuras esat ievadījis citos savos sarakstos. Lai ātri pievienotu tirdzniecības pārstāvi, izvēlieties Pievienot jaunu un pēc tam izmantojiet parocīgos dialoglodziņus, ko parāda QuickBooks. Lai strādātu ar pārdošanas pārstāvju sarakstu, izvēlieties Saraksti → Klientu un piegādātāju profilu saraksti → Pārdošanas pārstāvju saraksts.

12. Norādiet piegādes datumu, ja tas nav rēķina datums.

Lai norādītu datumu, vienkārši pārvietojiet kursoru uz teksta lodziņu Piegāde un pēc tam ierakstiet datumu MM/DD/GGGG formātā. Kursoru var pārvietot, nospiežot tabulēšanas taustiņu vai noklikšķinot uz tekstlodziņa.

Vēl viens ātrs punkts: atcerieties visus slepenos kodus, par kuriem runāju 5. darbībā, lai mainītu rēķina datumu? Tie darbojas arī, lai mainītu piegādes datumu.

13. Norādiet piegādes veidu.

Droši vien nojaušat, kā norādāt nosūtīšanas metodi, taču paralēlā struktūra un kompulsīva personība liek man turpināt. Tātad, lai norādītu piegādes veidu, pārvietojiet kursoru uz nolaižamo izvēlni Via un pēc tam izvēlieties nosūtīšanas metodi.

Starp citu, izvēlnē varat pievienot jaunas piegādes metodes, izvēloties Pievienot jaunu un pēc tam aizpildot jauko mazo dialoglodziņu, ko parāda QuickBooks. Jaunu piegādes metožu iestatīšana ir patiešām vienkārša.

14. Norādiet FOB punktu, izmantojot FOB tekstlodziņu.

FOB apzīmē bez maksas uz kuģa. FOB punkts ir svarīgāks, nekā šķiet pirmajā brīdī — vismaz biznesa ziņā —, jo FOB punkts nosaka, kad notiek īpašumtiesību nodošana, kurš maksā kravu un kurš uzņemas risku, ka preces tiks bojātas nosūtīšanas laikā.

Ja sūtījums nosūtīšanas punktā atrodas uz kuģa bez maksas, īpašumtiesības uz pārdotajām precēm pāriet pircējam, tiklīdz preces izved no pārdevēja nosūtīšanas doka. (Atcerieties, ka jūs esat pārdevējs.) Šādā gadījumā pircējs maksā kravu un uzņemas pārvadāšanas bojājumu risku. Varat norādīt FOB piegādes punktu kā FOB piegādes punktu vai kā pilsētas nosaukumu. Piemēram, ja piegādes vieta ir Sietla, FOB Sietla ir tas pats, kas FOB piegādes punkts. Starp citu, lielākā daļa preču tiek nosūtītas kā FOB piegādes punkts.

Ja sūtījums galapunktā atrodas uz kuģa bez maksas , īpašumtiesības uz pārdotajām precēm pāriet pircējam, tiklīdz preces nonāk pircēja nosūtīšanas dokā. Pārdevējs apmaksā kravu un uzņemas pārvadāšanas bojājumu risku. Varat norādīt FOB galamērķa punktu kā FOB galamērķa punktu vai kā pilsētas nosaukumu. Piemēram, ja galamērķa punkts ir Omaha, FOB Omaha ir tas pats, kas FOB galamērķa punkts.

15. Ievadiet katru pārdoto preci.

Pārvietojiet kursoru uz sarakstlodziņa Daudzums/Preces kods/Apraksts/Katra cena/Summa/Nodoklis pirmo rindu. (Labi, es zinu, ka tas nav pārāk labs nosaukums, bet jūs zināt, ko es domāju, vai ne?) Jums jāsāk aizpildīt rindas pozīcijas, kas tiek iekļautas rēķinā. Kad esat pārvietojis kursoru uz rindu sarakstlodziņā, QuickBooks pārvērš lauku Vienuma kods par nolaižamo izvēlni. Aktivizējiet saraksta lodziņa pirmās tukšās rindas nolaižamo izvēlni Preces kods un pēc tam izvēlieties vienumu.

Atlasot preci, QuickBooks aizpilda apraksta un cenas tekstlodziņus ar jebkādu pārdošanas aprakstu un pārdošanas cenu, ko esat ievadījis preču sarakstā. (Ja nepieciešams, varat rediģēt informāciju par šo konkrēto rēķinu.) Tekstlodziņā Daudzums ievadiet pārdoto preču skaitu. (Pēc šī skaitļa ievadīšanas programma QuickBooks aprēķina summu, reizinot daudzumu ar katras cenas vērtību.) Ja rēķinā ir vajadzīgas citas preces, izmantojiet atlikušās tukšās saraksta lodziņa rindas, lai ievadītu katru no tām. Ja, pievienojot vienumu preču sarakstam, atzīmējāt izvēles rūtiņu Ar nodokli apliekams, slejā Nodoklis tiek parādīts vārds Nodoklis, kas norāda, ka prece tiks aplikta ar nodokli. Ja prece nav apliekama ar nodokli (vai jūs jūtaties kā nodokļu nemaksātājs bez pamatota iemesla), noklikšķiniet uz slejas Nodoklis un izvēlieties Non.

Rēķinā varat ievietot tik daudz preču, cik vēlaties. Ja jums nav pietiekami daudz vietas vienā lapā, QuickBooks pievieno rēķinam tik daudz lapu, cik nepieciešams. Informācija par rēķina kopsummu, protams, ir tikai pēdējā lapā.

Veidlapas augšdaļā esošajā lentē noklikšķiniet uz pogas Pievienot laiku/izmaksas, lai parādītu dialoglodziņu Izvēlēties apmaksājamo laiku un izmaksas. Izmantojiet šo dialoglodziņu, lai atlasītu izmaksas, kuras esat piešķīris klientam vai darbam. Izmantojiet cilni Preces, lai atlasītu preces, kas iegādātas darbam. Izmantojiet cilni Izdevumi, lai atlasītu atmaksājamos izdevumus un ievadītu uzcenojuma informāciju. Izmantojiet cilni Laiks, lai atlasītu apmaksājamo laiku, ko ieraksta taimera programma, nedēļas laika kontrolsaraksts vai logs Time/Enter Single Activity.

16. Ievadiet visas īpašās preces, kas jāiekļauj rēķinā.

Ja neesat daudz strādājis ar QuickBooks vienuma failu, jums nav ne jausmas, par ko es runāju.

Lai aprakstītu kādu no īpašajiem vienumiem, aktivizējiet nākamās tukšās rindas nolaižamo izvēlni Preces kods un pēc tam izvēlieties īpašo vienumu. Kad QuickBooks ir aizpildījis teksta lodziņus Apraksts un Cena Katrs, rediģējiet šo informāciju (ja nepieciešams). Aprakstiet katru no pārējām īpašajām vienībām — starpsummas, atlaides, kravas un tā tālāk —, ko norādāt rēķinā, saraksta lodziņā aizpildot tukšās rindas.

Ja vēlaties iekļaut vienumu Atlaide un piemērot to vairākām vienībām, rēķinā pēc krājumiem vai citām precēm, kurām vēlaties atlaist, ir jāielīmē starpsumma. Pēc tam pielīmējiet vienumu Atlaide tieši aiz vienuma starpsumma. QuickBooks aprēķina atlaidi procentos no starpsummas.

17. (Pēc izvēles) Pievienojiet klienta ziņojumu.

Noklikšķiniet uz lodziņa Klienta ziņojums, aktivizējiet tā nolaižamo izvēlni un izvēlieties gudru klienta ziņojumu. Lai pievienotu klientu ziņojumus izvēlnei Klienta ziņojums, izvēlieties opciju Pievienot jaunu un pēc tam aizpildiet dialoglodziņu, ko parāda QuickBooks. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz Labi.

18. Norādiet tirdzniecības nodokli.

Ja klientu sarakstā norādījāt nodokļa likmi, QuickBooks to izmanto kā noklusējuma likmi. Ja tas nav pareizi, pārvietojiet kursoru uz sarakstlodziņu Nodoklis, aktivizējiet nolaižamo izvēlni un izvēlieties pareizo tirdzniecības nodokli.

19. (Patiesi neobligāti) Pievienojiet piezīmi.

Ja vēlaties, rēķinam varat pievienot piezīmes aprakstu. Šī piezīme netiek drukāta rēķinos — tikai Klienta paziņojumā. Piezīmju apraksti sniedz iespēju kopā ar šo rēķinu saglabāt informāciju, kas saistīta ar rēķinu. Attēlā parādīts aizpildīts logs Izveidot rēķinus.

Aizpildīts rēķinu izveides logs

20. Ja vēlaties atlikt šī rēķina drukāšanu, atzīmējiet izvēles rūtiņu Drukāt vēlāk, kas parādās pogu un lodziņu lentē virs loga Izveidot rēķinus galvenās daļas.

21. Saglabājiet rēķinu, loga apakšā noklikšķinot uz pogas Saglabāt un jauns vai pogas Saglabāt un aizvērt.

QuickBooks saglabā ekrānā redzamo rēķinu. Ja noklikšķināsit uz Saglabāt un jauns, QuickBooks parāda tukšu logu Izveidot rēķinus, lai jūs varētu izveidot citu rēķinu.

Varat pārlūkot iepriekš izveidotos rēķinus, noklikšķinot uz pogas Nākamais un Iepriekšējais (kas izskatās kā kreisās un labās bultiņas).

Vēstures panelī, kas tiek parādīts loga Rēķinu izveide labajā malā, ir divas cilnes, kas ir noderīgas, veidojot rēķinus. Cilne Klients (redzama iepriekšējā attēlā) sniedz augsta līmeņa kopsavilkuma informāciju par klientu. Cilnē Darījums (nav parādīts) ir sniegta detalizētāka informācija par klienta darbībām un pogas, uz kurām varat noklikšķināt, lai izpētītu detalizētu informāciju.

Kad esat pabeidzis rēķinu izveidi, varat noklikšķināt uz rēķina veidlapas pogas Saglabāt un aizvērt vai nospiest taustiņu Esc.