Kā sagatavot kredītrēķinu programmā QuickBooks 2021

Kredītrēķini var būt ērts veids, kā labot datu ievades kļūdas, kuras iepriekš neatradāt vai neizlabojāt. Kredītrēķini ir arī ērts veids, kā rīkoties, piemēram, klientu atgriešana un naudas atgriešana. Ja savā laikā esat sagatavojis rēķinu vai divus, jūs atklāsiet, ka QuickBooks kredītrēķina sagatavošana ir daudz vienkāršāka nekā vecmodīgu metožu izmantošana.

Tālāk norādītās darbības apraksta, kā izveidot vissarežģītāko un sarežģītāko kredītrēķinu: produkta kredītrēķinu. Tomēr pakalpojuma vai profesionāla kredītrēķina izveide pamatā darbojas tāpat. Jums vienkārši jāaizpilda mazāk lauku.

Lai izveidotu produkta kredītrēķinu, veiciet šīs darbības:

1. Izvēlieties Klienti → Izveidot kredītrēķinus/atmaksas vai noklikšķiniet uz Atmaksas un kredīti ikonas sākumlapas sadaļā Klients, lai parādītu logu Izveidot kredītrēķinus/atmaksas (kā parādīts attēlā).

Kredītrēķinu/atmaksas izveides logs

2. Identificējiet klientu un, ja nepieciešams, darbu Klients: Darbs nolaižamajā izvēlnē.

Jūs varat izvēlēties klientu vai darbu sarakstā, noklikšķinot uz tā.

3. (Neobligāti) Norādiet kredītrēķina klasi.

Ja izmantojat klases, lai klasificētu darījumus, aktivizējiet nolaižamo izvēlni Klase un izvēlieties kredītrēķinam atbilstošo klasi.

4. Datējiet kredītrēķinu (lai gan vienmērīga darbība nav obligāta).

Nospiediet Tab, lai pārvietotu kursoru uz Datuma tekstlodziņu. Pēc tam ievadiet pareizo datumu MM/DD/GGGG formātā.

5. (Neobligāti) Ievadiet kredītrēķina numuru.

QuickBooks iesaka kredītrēķina numuru, pievienojot 1 pēdējam izmantotajam kredītrēķina numuram. Varat pieņemt numuru vai cilni tekstlodziņā Kredīta nr., lai mainītu numuru uz jebkuru vēlamo.

6. Ja nepieciešams, labojiet Klienta adresi.

QuickBooks satver norēķinu adresi no klientu saraksta. Kredītrēķina adresi varat mainīt, aizstājot kādu parastās norēķinu adreses daļu. Parasti kredītrēķinam jāizmanto tā pati adrese, ko izmantojat oriģinālajam rēķinam vai rēķiniem.

7. (Pēc izvēles . . . veida) Norādiet pasūtījuma numuru.

Ja kredītrēķins pielāgo kopējo atlikušo atlikumu klienta PP, iespējams, tekstlodziņā PO Nr. jāievada PP numurs.

Lūk, mana šī ieteikuma loģika tiem lasītājiem, kuriem tas ir svarīgi: ja jūs savam klientam izrakstījāt rēķinu 1000 ASV dolāru apmērā par pasūtījuma Nr. 1984, kas atļauj pirkumu 1000 ASV dolāru apmērā, jūs iztērējāt visu PO — vismaz saskaņā ar klienta norēķinu ierēdni, kurš apstrādā. jūsu rēķinus. Ja pārliecināsities, ka kredītrēķins 1000 ASV dolāru apmērā ir identificēts kā saistīts ar PO nr. 1984, tomēr jūs būtībā atbrīvosit pirkuma atlikumu 1000 ASV dolāru apmērā, kas var nozīmēt, ka varat atkārtoti izmantot PP vai rēķināties ar to.

8. Ja klients atgriež preces, aprakstiet katru preci.

Pārvietojiet kursoru uz teksta lodziņa Prece/Apraksts/Daudzums/Likme/Summa/Nodoklis pirmo rindu. Lodziņa pirmajā tukšajā rindā aktivizējiet nolaižamo izvēlni Vienums un pēc tam izvēlieties vienumu. QuickBooks aizpilda teksta lodziņos Apraksts un Novērtējums ar jebkuru pārdošanas aprakstu un pārdošanas cenu, ko ievadījāt preču sarakstā. (Ja vēlaties, varat rediģēt šo informāciju, taču tas nav nepieciešams.) Tekstlodziņā Daudzums ievadiet preču skaitu, kuras klients atgriež (vai par kurām nemaksā). (Pēc šī skaitļa ievadīšanas QuickBooks aprēķina summu, reizinot daudzumu ar likmi.) Ievadiet katru preci, ko klients atgriež, aizpildot saraksta lodziņa tukšās rindas.

Inventāra vienību gadījumā QuickBooks pieņem, ka preces, kuras tiek rādītas kredītrēķinā, tiek atgrieztas krājumos. Ja tiek atgrieztas nepārdotas preces, vēlaties pielāgot savu krājumu fizisko skaitu.

Tāpat kā ar rēķiniem, kredītrēķinā varat ievietot tik daudz vienumu, cik vēlaties. Ja jums nav pietiekami daudz vietas vienā lapā, QuickBooks turpina pievienot lapas kredītrēķinam, līdz esat pabeidzis. Kopējā informācija, protams, atrodas pēdējā lapā.

9. Aprakstiet visus īpašos vienumus, kas jāiekļauj kredītrēķinā.

Ja vēlaties izsniegt kredītrēķinu par citām precēm, kas norādītas oriģinālajā rēķinā, — kravas, atlaides, citas maksas un tā tālāk, pievienojiet katras preces aprakstu preču sarakstam.

Lai pievienotu šo vienumu aprakstus, aktivizējiet nākamās tukšās rindas nolaižamo izvēlni Vienums un pēc tam izvēlieties īpašo vienumu. (Saraksta aktivizēšana notiek, noklikšķinot uz lauka, lai to pārvērstu par nolaižamo izvēlni, un pēc tam noklikšķinot uz lauka lejupvērstās bultiņas, lai piekļūtu izvēlnei.) Kad QuickBooks ir aizpildījis tekstlodziņus Apraksts un Vērtējums, rediģējiet šo informāciju (ja nepieciešams). Ievadiet katru īpašo vienumu — starpsummu, atlaidi, kravu un tā tālāk —, ko aprakstāt kredītrēķinā.

Ja vēlaties iekļaut vienumu ar atlaidi, kredītrēķinā pēc krājumiem vai citām precēm, kurām esat atlaidis, ir jāievieto starpsumma. Pēc tam pielīmējiet vienumu Atlaide tieši aiz vienuma starpsumma. Kad jūs to darāt, QuickBooks aprēķina atlaidi procentos no starpsummas.

10. (Pēc izvēles) Pievienojiet klienta ziņojumu.

Aktivizējiet nolaižamo izvēlni Klienta ziņojums un izvēlieties gudru klienta ziņojumu.

11. Norādiet tirdzniecības nodokli.

Pārvietojiet kursoru uz saraksta lodziņu Nodoklis, aktivizējiet nolaižamo izvēlni un pēc tam izvēlieties pareizo tirdzniecības nodokli.

12. (Neobligāti, bet patiešām laba ideja) Pievienojiet piezīmi.

Varat izmantot tekstlodziņu Piezīme, lai kredītrēķinam pievienotu piezīmes aprakstu. Varat izmantot šo aprakstu, lai izskaidrotu kredītrēķina izdošanas iemeslus un, piemēram, sniegtu atsauces uz oriģinālo rēķinu vai rēķiniem. Ņemiet vērā, ka Klienta paziņojumā tiek drukāts lauks Piezīme.

13. Ja vēlaties atlikt šī kredītrēķina drukāšanu, atzīmējiet izvēles rūtiņu Drukāt vēlāk.

Es vēlos atlikt sarunu par to, ko dara, atzīmējot izvēles rūtiņu Drukāt vēlāk, līdz pabeigšu diskusiju par kredītrēķinu izveidi. Rēķinu un kredītrēķinu drukāšanas segums tiks apskatīts vēlākā sadaļā.

14. Saglabājiet kredītrēķinu.

Lai saglabātu aizpildītu kredītrēķinu, noklikšķiniet uz pogas Saglabāt un jauns vai Saglabāt un aizvērt. Programmā QuickBooks tiek parādīts dialoglodziņš, kurā tiek jautāts, ko vēlaties darīt ar kredītrēķinu: paturēt kredītu, atmaksāt naudu vai piemērot kredītu rēķinam. Izdariet savu izvēli, noklikšķinot uz pogas, kas atbilst tam, ko vēlaties darīt. Ja izvēlaties Lietot rēķinam, QuickBooks pieprasa papildu informāciju. QuickBooks saglabā ekrānā redzamo kredītrēķinu un, ja noklikšķinājāt uz Saglabāt un jauns, tiek parādīts tukšs Kredītrēķinu/atmaksas izveides logs, lai jūs varētu izveidot citu kredītrēķinu. (Ņemiet vērā, ka varat pārlūkot kredītrēķinus, kurus izveidojāt iepriekš, noklikšķinot uz pogas Nākamais un Iepriekšējais.) Kad esat pabeidzis kredītrēķinu izveidi, varat noklikšķināt uz kredītrēķinu veidlapas pogas Aizvērt.

Ja norādāt, ka vēlaties izdrukāt atmaksas čeku, programma QuickBooks parāda logu Write Checks un automātiski aizpilda čeku, saistot to ar piezīmi.