Kā rediģēt un pārkārtot pārskatus programmā QuickBooks 2016

Iespējams, esat ievērojuši, ka, QuickBooks parādot atskaites dokumenta logu, tiek parādīta arī pogu rinda: Pielāgot atskaiti, Komentēt atskaiti, Kopīgot veidni, Iegaumēt, Drukāt, E-pasts, Excel utt. Zem šīs rīkjoslas ir daži nolaižamie saraksti, kas saistīti ar datumiem, nolaižamais saraksts ar nosaukumu Kolonnas un nolaižamais saraksts ar nosaukumu Kārtot pēc. (Ne visi šie saraksti ir pieejami katrā pārskata dokumenta logā.)

Jums nav jāuztraucas par šīm pogām un sarakstiem. Izlasiet turpmāko diskusiju tikai tad, ja jūtaties ērti, atslābinājies un patiesi maigs, labi?

Modificēšana

Noklikšķinot uz pogas Pielāgot pārskatu, QuickBooks parāda dialoglodziņu Pārskata maiņa. Šajā dialoglodziņā varat mainīt pārskatā parādīto informāciju un informācijas kārtošanas veidu (cilne Displejs); atskaites ģenerēšanai izmantotie dati (cilne Filtri); galvenes un kājenes informācija (paredzams, cilne Header/Footer); un atskaitei izmantotā drukas burtveidols un izmērs (cilne Fonti un cipari).

Dialoglodziņš Modificēt atskaiti.

Ziņojuma komentēšana

Varat komentēt ziņojumu ar komentāriem (jauna funkcija programmā QuickBooks 2015). Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz pogas Komentēt ziņojumu. Kad QuickBooks pārskata loga apakšā parāda komentāru paneli, noklikšķiniet uz pogas blakus norādītajai vērtībai, kuru vēlaties komentēt, un pēc tam noklikšķiniet uz komentāru panelī, lai ierakstītu savas piezīmes.

Lai saglabātu savus komentārus, komentāru panelī noklikšķiniet uz pogas Saglabāt. Lai saglabātu pārskatu un visus pievienotos komentārus, noklikšķiniet uz pogas Saglabāt pārskata loga augšējā kreisajā stūrī. Lai piekļūtu šiem saglabātajiem pārskatiem vēlāk, izvēlieties Pārskati → Komentētie pārskati. Ņemiet vērā, ka varat arī izdrukāt un pa e-pastu izdrukāt anotētu pārskatu ar komentāriem, izmantojot pogas Drukāt un E-pasts, kas parādās pārskata loga augšējā kreisajā stūrī.

Pārskata logs ar komentāru paneli.

Veidņu koplietošana

Ja strādājat vairāku lietotāju QuickBooks vidē un veidojat pielāgotu pārskatu, varat kopīgot šo pārskatu ar citiem lietotājiem. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz pogas Kopīgot veidni. Kad QuickBooks parāda dialoglodziņu Share Template, nosauciet un aprakstiet koplietoto pārskatu, izmantojot teksta lodziņus Pārskata nosaukums un Apraksts. Pēc tam noklikšķiniet uz pogas Kopīgot.

Iegaumēšana

Ja spēlējaties ar atlikušajām pogām, varat saglabāt visas izveidotās pielāgotās atskaites specifikācijas. Vienkārši noklikšķiniet uz pogas Iegaumēt. Programmā QuickBooks tiek parādīts dialoglodziņš Iegaumēt atskaiti, kurā tikai tiek prasīts norādīt pielāgotā pārskata nosaukumu un piešķirt iegaumēto pārskatu atskaišu grupai.

Pēc pielāgotā pārskata nosaukšanas un piešķiršanas QuickBooks to parāda ikreiz, kad izvēlaties Pārskati → Iegaumēti pārskati un pēc tam noklikšķiniet uz pārskatu grupas. Varat arī piekļūt iegaumētajiem pārskatiem no Pārskatu centra ekrāna augšdaļas. Ikreiz, kad vēlaties izmantot savu īpašo pārskatu, viss, kas jums jādara, ir jāizvēlas tas no saraksta un jānoklikšķina uz pogas Ziņot.

QuickBooks iegaumē drukas orientāciju kopā ar atskaiti, tādēļ, ja drukas orientācija nav tā, kā vēlaties atskaitei, vispirms tā jāmaina, izvēloties Fails → Printera iestatīšana. Atlasiet orientāciju, kuru vēlaties iegaumēt, noklikšķiniet uz Labi un pēc tam iegaumējiet atskaiti.

E-pasta sūtīšana

Ja noklikšķināsit uz pogas E-pasts, QuickBooks parāda nolaižamo komandu sarakstu, kas ļauj kādam citam nosūtīt Excel darbgrāmatu vai pārskata PDF versiju. Kad izvēlaties kādu no komandām, kas saka, ka vēlaties nosūtīt ziņojumu pa e-pastu, tas, ko dara QuickBooks, ir atkarīgs no tā, vai QuickBooks redz, ka jums jau ir iestatīta un instalēta e-pasta programma.

Ja QuickBooks neredz šādu programmu, QuickBooks parāda dialoglodziņu Rediģēt e-pasta informāciju. Ja QuickBooks redz šādu programmu, QuickBooks palaiž e-pasta programmu un pievieno ziņojumu kā pielikumu jaunam ziņojumam.

Eksportē

Ja noklikšķināsit uz Excel pogas un nolaižamajā izvēlnē atlasiet Izveidot jaunu darblapu, QuickBooks parāda dialoglodziņu Sūtīt atskaiti uz Excel. Varat izmantot šo dialoglodziņu, lai izveidotu Excel atskaiti, kurā ir tāda pati informācija, kas parādīta pārskatā. Atlasiet radio pogu Izveidot jaunu darblapu, lai izveidotu jaunu Excel darbgrāmatu ar atskaites informāciju, un radio pogu Atjaunināt esošu darblapu, lai pievienotu atskaiti esošai Excel darbgrāmatai.

Dialoglodziņš Nosūtīt atskaiti uz Excel.

Varat arī iegūt komatu, eksportējot ar komatu atdalītu vērtību (CSV) failu (šos failus var atvērt ar citām elektroniskām izklājlapu programmām un datu bāzes programmām) uz noteiktu Excel darbgrāmatas failu un noklikšķinot uz pogas Papildu, lai parādītu citu dialoglodziņu. kas ļauj kontrolēt eksportētās informācijas formatējumu.

Varbūt kāds draudzīgs ieteikums? Jūtieties brīvi eksperimentēt ar visām īpašajām eksportēšanas iespējām. Vienkārši atcerieties, ka pēc QuickBooks atskaites eksportēšanas uz jaunu, tukšu Excel darbgrāmatu varat arī veikt jebkuru no šīm brīnišķīgajām lietām — īpašu formatējumu un tā tālāk.

Pārējās pogas un kastes

Ja vēlaties redzēt, kā darbojas sadaļas Paslēpt galveni, Sakļaut un Datumi, vienkārši nūdeles. Tu neko nevari sāpināt.

Ja maināt pārskata datumus, noklikšķiniet uz pogas Atsvaidzināt, lai atjauninātu pārskatu. Lai iestatītu pārskatu atsvaidzināšanas opcijas, izvēlieties Rediģēt → Preferences. Pēc tam kreisajā pusē esošajā sarakstā noklikšķiniet uz ikonas Pārskati un diagrammas un, ja nepieciešams, noklikšķiniet uz cilnes Manas preferences. Noklikšķiniet uz vienas no opcijām Pārskati un diagrammas un pēc tam noklikšķiniet uz Labi.