Kā pievienot lietotājus QuickBooks Enterprise Solutions

Ja QuickBooks izmantos vairāk nekā viena persona, vēlaties iestatīt papildu lietotājus. Lai pievienotu lietotājus QuickBooks Enterprise Solutions, veiciet šīs darbības:

Izvēlieties komandu Uzņēmums→Lietotāji→Iestatīt lietotājus un lomas.

QuickBooks parāda dialoglodziņu Lietotājs un lomas. Dialoglodziņā Lietotāji un lomas ir norādīti visi lietotāji, kuriem ir iestatīta QuickBooks piekļuve, un lomas, ko QuickBooks var aizpildīt, izmantojot QuickBooks. Lietotāju saraksts, kas tiek parādīts dialoglodziņa cilnē Lietotāju saraksts, arī norāda, kurš pašlaik ir pieteicies sistēmā.

Pastāstiet QuickBooks, ka vēlaties pievienot lietotāju, noklikšķinot uz pogas Jauns.

Noklikšķinot uz šīs pogas, programma QuickBooks parāda dialoglodziņu Jauns lietotājs.

Identificējiet lietotāju un ievadiet paroli.

Katram lietotājam, kuram iestatāt, ir jāpiešķir lietotājvārds. Lai to izdarītu, lodziņā Lietotājvārds ievadiet īsu vārdu — iespējams, lietotāja vārdu. Kad esat identificējis lietotāju, ievadiet lietotāja paroli gan tekstlodziņā Parole, gan tekstlodziņā Apstiprināt paroli.

Nosakiet lietotāja lomu(-as).

Izmantojiet sarakstlodziņu Pieejamās lomas, lai atlasītu lomas (vai pienākumus), kuras izpilda lietotājs. Pēc tam pievienojiet atlasīto lomu lietotāja piešķirto lomu sarakstam, noklikšķinot uz pogas Pievienot. Lai noņemtu lomu no lietotāja, atlasiet lomu sarakstā Piešķirtās lomas un pēc tam noklikšķiniet uz Noņemt.

Apraksta lodziņš dialoglodziņa Jauns lietotājs apakšā apraksta lomu sīkāk, tostarp QuickBooks lietotāja veidu, kuram parasti var piešķirt atlasīto lomu.

(Neobligāti) Ja nepieciešams, mainiet lomas.

Varat precīzi noregulēt piešķirtās lomas (ar QuickBooks palīdzību). Lai to izdarītu, dialoglodziņā Lietotāji un lomas atlasiet cilni Lomas, noklikšķiniet uz lomas, kuru vēlaties mainīt, un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Rediģēt.

Kad QuickBooks parāda dialoglodziņu Lomas rediģēšana, sarakstā Apgabals un aktivitātes atlasiet uzskaites darbību vai apgabalu un pēc tam izmantojiet pogas Apgabala piekļuves līmenis, lai norādītu, ko lietotājs ar atlasīto lomu var darīt. Varat norādīt, ka lietotājam nevajadzētu būt piekļuvei, atlasot radio pogu Nav.

Varat norādīt, ka lietotājam ir jābūt pilnai piekļuvei, atlasot radio pogu Pilna. Ja lietotājam vajadzētu būt daļējai piekļuvei, atlasiet pogu Daļēja un pēc tam atzīmējiet vai notīriet (atbilstoši) lodziņus Izveidot, Modificēt, Dzēst, Drukāt un Skatīt atlikumu. Noklikšķiniet uz Labi, lai saglabātu visas lomu izmaiņas un atgrieztos dialoglodziņā Lietotāji un lomas.

Varat redzēt, kāda piekļuve sākotnēji ir jebkurai lomai, atlasot kādu no ierakstiem sarakstā Apgabals un aktivitātes. QuickBooks izmanto apgabala piekļuves līmeņa pogas un lodziņus, lai parādītu pašreizējos lomas iestatījumus.

Parasti, runājot par grāmatvedības kontrolēm, jums ir jānodrošina minimāla piekļuve. Ja kādam nav nepieciešama piekļuve QuickBooks datu failam ikdienas pienākumu veikšanai, atlasiet pogu Nav.

Ja kādam ir nepieciešama neliela piekļuve — iespējams, lai sagatavotu darba tāmes vai rēķinus, jūs piešķirat tikai šo piekļuvi un neko vairāk.

Jo lielākas iespējas darbiniekiem, apakšuzņēmējiem vai grāmatvežiem jūs sniedzat nūdeles savā grāmatvedības sistēmā, jo lielāks ir risks, ka kāds var nejauši vai tīši ieviest kļūdas sistēmā. Turklāt, jo lielākas tiesības un piekļuves tiesības jūs piešķirat, jo vieglāk kādam jums būs iespēja nozagt.

(Neobligāti) Pārskatiet savas lietotāja atļaujas.

Pēc lietotāja iestatīšanas jums vajadzētu (tikai piesardzības labad) pārskatīt lietotājam piešķirtās atļaujas. Lai to izdarītu, dialoglodziņā Lietotāji un lomas noklikšķiniet uz cilnes Lietotāju saraksts, atlasiet lietotāju un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Skatīt atļaujas.

Kad QuickBooks parāda dialoglodziņu View Permissions, atlasiet lietotāju un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Parādīt, lai redzētu logu View Permissions, kurā tiek parādīts ļoti detalizēts saraksts ar to, ko lietotājs var un ko nevar darīt.

(Neobligāti) Pārskatiet savas lomu izmaiņas.

Ja veicat izmaiņas lomas atļaujās, iespējams, arī vēlaties pārskatīt šīs izmaiņas. Lai to izdarītu, dialoglodziņā Lietotāji un lomas noklikšķiniet uz cilnes Lomu saraksts, atlasiet lomu un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Skatīt atļaujas. Programmā QuickBooks tiek parādīta cita dialoglodziņa View Permissions versija, kurā ir uzskaitītas jūsu un QuickBooks iestatītās lomas.

Atlasiet lomu, kuru vēlaties pārskatīt, un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Skatīt atļaujas. Programmā QuickBooks tiek parādīta cita skata atļauju loga versija ar detalizētu sarakstu ar to, ko kāds ar lomu var un ko nevar darīt.

Kad esat pabeidzis lietotāju un lomu atļauju pārskatīšanu, noklikšķiniet uz Aizvērt, lai aizvērtu visus atvērtos logus, un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Atcelt vai Aizvērt, lai aizvērtu visus atvērtos dialoglodziņus.

No šī brīža jaunais lietotājs var izmantot QuickBooks; tomēr viņa vai viņas tiesības ir ierobežotas ar jūsu norādītajām tiesībām.

Grāmatveži bieži vēlas redzēt konkrētu lietotāju tiesības. Tas jo īpaši attiecas uz gadījumiem, kad jūsu CPA audits tiek veikts kā daļa no gada noslēguma. (Jūs varat pārbaudīt, piemēram, ja banka vēlas auditētus finanšu pārskatus.)

QuickBooks skatīšanas atļauju logs ir lielisks veids, kā skatīt šos datus tiešsaistē, un, ja vēlaties izdrukāt atļauju informācijas kopiju, viss, kas jums jādara, ir jānoklikšķina uz loga pogas Drukāt.