Kā pārvaldīt savu praksi QuickBooks tiešsaistes grāmatvedī

Pirms sākat izmantot QuickBooks tiešsaistes grāmatveža (QBOA) rīkus, kas pieejami, strādājot klienta QBO uzņēmumā, navigācijas rūtī apskatiet lapu Darbs, kas darbojas kā prakses pārvaldības rīks. Izmantojot šādu rīku QBOA, varat centralizēt prakses pārvaldību, jo visiem jūsu uzņēmuma komandas locekļiem ir piekļuve QBOA lapai Darbs.

Ir svarīgi saprast, ka jūsu klienti neredz lapu Darbs — tā ir pieejama tikai QBOA, tāpēc tikai jūs un jūsu komandas locekļi redzat lapu Darbs. Turklāt informācija, ko katrs komandas dalībnieks redz lapā Darbs, attiecas tikai uz viņa klientiem — tiem, kuriem ir piekļuve jūsu komandas dalībniekam.

Lapa Darbs ļauj izsekot, kas ir jānotiek gan jūsu klientiem, gan jūsu uzņēmumam. Un, lai gan lapā Darbs lietotā terminoloģija attiecas uz projektiem, ņemiet vērā, ka šie projekti pilnībā atšķiras no projektiem, ko jūsu klienti var izveidot QBO.

Režģa skats QBOA

Noklikšķinot uz Darbs navigācijas joslā, QBOA parāda lapas noklusējuma režģa skatu. Režģa skatā tiek rādītas uzdevumu kartītes, kas sakārtotas datumu diapazonos (jāizpilda šodien, šonedēļ, nākamajā nedēļā un nākamajās 30 dienās).

QBOA lapas Darbs režģa skats.

Katrā konkrētā projekta uzdevuma kartītē ir norādīts klients, kuram darbs jāveic (vai jūsu uzņēmums, ja projekts nav paredzēts klientam), kā arī projekta nosaukums. Unikāli katrā uzdevuma kartītē atradīsit uzdevuma nosaukumu.

Varat kontrolēt daļu no tā, ko redzat lapas Darbs režģa skatā. Piemēram, varat filtrēt lapu, lai parādītu informāciju par visiem klientiem, jūsu uzņēmumu, konkrētiem klientiem vai konkrētiem komandas locekļiem. Funkcija Work izmanto arī klientu QBO uzņēmumu datus, lai automātiski parādītu termiņus, kas jums jāievēro, un lietas, kas jums jādara, piemēram, algu termiņus un saistīto bankas darījumu saskaņošanu. Ja nevēlaties redzēt šo automātiski izveidoto informāciju, varat noklikšķināt uz slīdņa No QuickBooks.

Pašlaik darba funkcija automātiski iesaka veikt darbības, kas saistītas tikai ar QBO; funkcija Work nav savienojama ar citiem produktiem, piemēram, ProConnect Tax Online.

Tā kā režģa skatā uzdevumi tiek sakārtoti pēc izpildes datuma, jūs neredzēsit nekāda veida vizuālo savienojumu starp uzdevumiem; tas ir, neparādās līnijas, kas savieno uzdevumus savā starpā, jo režģa skats nav plūsmas diagramma.

Režģa skats nav vienīgais skats, kas pieejams lapā Darbs; Varat lasīt par saraksta skatu un kalendāra skatu vēlāk šajā nodaļā, pēc tam, kad es apspriedīšu projektu un uzdevumu izveidi.

Kā izveidot projektus un uzdevumus

Lai izveidotu klientu pieprasījumus, varat izmantot lapu Darbs. Attiecībā uz prakses pārvaldību jūs izmantojat lapu Darbs, lai izveidotu projektus, kas atspoguļo darāmās lietas. Jūs sadalāt katru projektu uzdevumos, kas ir projekta apakškopas, kas sniedz sīkāku informāciju par to, kas jādara, lai pabeigtu projektu. Jūs veidojat uzdevumus kā daļu no projekta, taču varat piešķirt dažādus komandas dalībniekus dažādiem viena projekta uzdevumiem. Projekti parasti ir vispārīgas lietas, kas jums jāpaveic līdz noteiktam termiņam, un uzdevumi apraksta konkrētās lietas, kas jums jādara, lai pabeigtu projektu.

Veidojot projektu, jūs piešķirat projektam termiņu un piešķirat izpildes datumus katram projekta uzdevumam. Jūs identificējat klientu, ar kuru projekts ir saistīts, un komandas locekli, kurš ir atbildīgs par projektu. Vai arī varat norādīt, ka projekts ir iekšējs projekts, kas ietekmē jūsu uzņēmumu, bet ne kādu no jūsu klientiem.

QBOA satur projektu veidnes, kas palīdz ātri izveidot bieži nepieciešamos projektus, piemēram, ikmēneša grāmatvedību vai klientu iekļaušanu. Kad izmantojat kādu no šīm veidnēm, QBOA izveido ne tikai projektu, bet arī visus ar projektu saistītos uzdevumus. Pēc tam varat rediģēt projektu pēc vajadzības.

Projekta izveide

Lai šī informācija būtu pēc iespējas vienkāršāka, mēs veidosim projektus atsevišķi no uzdevumu izveides, lai gan jūs varat un, iespējams, arī darīsit uzdevumus, veidojot projektus. Lai izveidotu projektu, rīkojieties šādi:

1 . Navigācijas rūtī noklikšķiniet uz Darbs.

QBOA parāda jūsu uzņēmuma darba lapu.

2 . Lapas augšējā labajā stūrī noklikšķiniet uz Izveidot projektu.

QBOA lapas labajā pusē atver paneli, kuru izmantojat projekta izveidei.

Projekta izveide, izmantojot veidni.

3 . Ja jūsu projekts ietilpst kādā no iepriekš definētajām veidņu kategorijām: Divu nedēļu algas, Klientu reģistrs, Ikmēneša grāmatvedība vai Gada nodokļi, atlasiet veidni sarakstlodziņā Projekta veidne.

QBOA pievieno projektam uzdevumus, kas saistīti ar projekta veidni, katram uzdevumam piešķirot izpildes datumu “rīt”.

4 . Ievadiet projekta nosaukumu.

Ja atlasījāt projekta veidni, QBOA aizpilda projekta nosaukumu, izmantojot projekta veidnes nosaukumu.

5 . Saraksta lodziņā Firma vai klients atlasiet QBO klientu, ar kuru projekts ir saistīts.

Ja projekts attiecas tikai uz jūsu uzņēmumu, nevis uz klientu, atlasiet Mans uzņēmums.

6 . Iestatiet projekta izpildes datumu.

Projektam iestatītais izpildes datums ir ierobežojums; ja pievienosit projektam uzdevumus, nevarēsit iestatīt izpildes datumus uzdevumiem, kas rodas pēc projekta beigām.

7 . Izmantojot saraksta lodziņu Piešķirts, piešķiriet projektu kādam no savas komandas dalībniekiem.

Ja vēlaties, varat pievienot informāciju par projektu.

Daži projekti, piemēram, bankas izraksta saskaņošana, ir regulāri jāatkārto; šiem projektiem noklikšķiniet uz slīdņa Atkārtot, lai iestatītu laika periodu, kas QBOA jāizmanto projekta atkārtošanai.

Darbs ar uzdevumiem

Tagad, kad esat izveidojis projektu, varat strādāt ar projekta uzdevumiem. Jūs varat

• pievienot un dzēst uzdevumus,
• Mainiet izpildes datumus, ko QBOA piešķir uzdevumiem, un
• Pārkārtot uzdevumu secību projektā.

1 . Pievienojiet projektam uzdevumu, uzdevumu saraksta apakšā noklikšķinot uz pogas Pievienot uzdevumu.

QBOA parāda uzdevumu informācijas veidlapu (skatiet nākamo attēlu).

Norādiet uzdevuma nosaukumu un izpildes datumu un piešķiriet to kādam uzņēmuma komandas loceklim.

2 . Norādiet uzdevuma nosaukumu, izpildes datumu, komandas locekli, kuram vēlaties piešķirt uzdevumu, un jebkuru attiecīgo informāciju par uzdevumu, piemēram, uzdevuma izpildei izmantotās QBO komandas.

Izveidojamo uzdevumu skaits nav ierobežots.

3 . Lai strādātu ar citu uzdevumu, sakļaujiet to, ar kuru pašlaik strādājat, uzdevuma kartītes apakšējā labajā stūrī noklikšķinot uz Sakļaut.

Jūs nesaglabājat atsevišķus uzdevumus; tā vietā jūs saglabājat projektu, kas saglabā uzdevuma informāciju.

4 . Lai dzēstu uzdevumu vai mainītu tā informāciju, noklikšķiniet uz uzdevuma.

QBOA parāda detalizētu informāciju par uzdevumu.

Noklikšķiniet uz uzdevuma, lai to rediģētu vai dzēstu, vai velciet to, lai to pārkārtotu.

• Lai mainītu uzdevumu, vienkārši ievadiet jauno informāciju.
• Lai dzēstu uzdevumu, noklikšķiniet uz saites Noņemt.

5 . Lai mainītu uzdevuma pozīciju projektā, sakļaujiet to un pēc tam velciet kvadrātveida simbolu uzdevuma labajā malā uz augšu vai uz leju.

Varat redzēt simbolu, kuru velciet, lai pārkārtotu uzdevumu.

6 . Noklikšķiniet uz Saglabāt, lai saglabātu projektu un tā uzdevumus.

QBOA atkārtoti parāda darba lapu, un tajā tiek parādīti jūsu jaunie projekti un uzdevumi.

Kā atjaunināt uzdevuma statusu QBOA

Veicot uzdevumu, varat atjaunināt tā statusu tieši lapas Darbs režģa skatījumā. Noklikšķiniet uz lejupvērstās bultiņas uzdevuma kartītē, lai mainītu tās statusu.

Izmantojiet uzdevuma vai projekta kartītes lejupvērsto bultiņu, lai parādītu pieejamo statusu sarakstu.

Uzdevumiem var būt statuss Izdarāms, Notiek, Bloķēts vai Gatavs. Jūs izmantojat statusu Bloķēts, ja kaut kas neļauj jums izpildīt uzdevumu.

Kā rediģēt un dzēst projekta informāciju

Varat rediģēt jebkuru projektu vai uzdevumu, izņemot tos, kas automātiski izveidoti no QBO uzņēmuma — šos automātiski izveidotos uzdevumus varat paslēpt vai parādīt tikai, izmantojot slīdni No QuickBooks.

Neatkarīgi no skata, ko rādāt lapā Darbs, lai rediģētu jebkuru izveidoto projektu vai uzdevumu, noklikšķiniet uz jebkura uzdevuma projektā. Pēc tam QBOA ekrāna labajā pusē atver paneli Rediģēt projektu un parāda informāciju par uzdevumu, uz kura noklikšķinājāt.

Projekta informāciju var mainīt, rediģējot paneļa Rediģēt projektu augšējo daļu. Varat dzēst jebkuru projektu no paneļa Rediģēt projektu, noklikšķinot uz miskastes ikonas paneļa apakšējā kreisajā stūrī (skatiet nākamo attēlu).

Dzēsiet vai dublējiet projektu vai izveidojiet no tā veidni.

Daudzi jūsu izveidotie projekti ir līdzīgi viens otram, tāpēc ietaupiet kādu darbu un dublējiet esošu projektu, lai izveidotu jaunu. Varat arī izmantot esošu projektu, lai izveidotu veidni turpmākiem līdzīgiem projektiem. Panelī Rediģēt projektu dublējiet projektu, noklikšķinot uz pogas Dublēt. Lai izveidotu veidni no projekta, noklikšķiniet uz Izveidot veidni.

Lai gan jūs varat rediģēt projekta un uzdevuma informāciju, jūs nevarat pārveidot projektu par uzdevumu vai uzdevumu par projektu.

Lai aizvērtu paneli Rediģēt projektu, noklikšķiniet uz X paneļa augšējā labajā stūrī.

Kā strādāt saraksta skatā

Lapas Darbs režģa skata attēlojums ir ierobežots, jo kartes aizņem diezgan lielu ekrāna daļu. Varat skatīt savus projektus un uzdevumus saraksta skatā, kā parādīts šeit, lapas Darbs augšējā labajā stūrī noklikšķinot uz pogas Saraksta skats (tieši zem pogas Izveidot projektu).

Lapa Darbs saraksta skatā.

Šajā skatā jums ir pieejami papildu filtri. Papildus filtrēšanai pēc klienta, komandas locekļa un darba veida (projekts, uzdevums vai klienta pieprasījums), varat arī filtrēt pēc statusa un iestatīt jūs interesējošo datumu diapazonu. Un jūs joprojām varat rediģēt jebkuru projektu vai uzdevumu; vienkārši noklikšķiniet jebkurā vietā projekta vai uzdevuma rindā, lai parādītu iepriekš parādīto paneli Rediģēt projektu.

Kā strādāt kalendāra skatā

Kalendāra skatā tiek parādīti uzdevumi, kas jāveic jebkurā atlasītajā datumā. Kalendārā būs redzams katrā datumā veicamo uzdevumu skaits. Noklikšķinot uz datuma, QBOA izmanto kalendāra skata labo pusi, lai parādītu šajā datumā veicamos uzdevumus.

Kalendāra skats parāda projekta uzdevumus pēc izpildes datuma.

Sazinieties ar komandas locekļiem par darbu

Riskējot pateikt acīmredzamo, komunikācija ir vissvarīgākā, strādājot komandas vidē. QBOA ļauj sniegt paziņojumus pa e-pastu par dažādām darbībām, kas saistītas ar projektiem un uzdevumiem, kas tiek parādīti lapā Darbs. Lai norādītu paziņojumus, kas QBOA jānosūta jūsu komandai, lapas Darbs augšdaļā noklikšķiniet uz saites Paziņojumi, lai atvērtu dialoglodziņa Uzņēmuma iestatījumi cilni Paziņojumi.

Iestatiet e-pasta paziņojumus komandas locekļiem par darbu.

Noklikšķiniet uz zīmuļa sadaļas E-pasts augšējā labajā stūrī, lai ieslēgtu un izslēgtu e-pasta paziņojumus par dažādām darbībām, kas notiek lapā Darbs. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz Saglabāt un pēc tam uz Gatavs, lai atgrieztos QBOA.

Katrs komandas dalībnieks kontrolē saņemtos paziņojumus. Pēc noklusējuma katrs komandas dalībnieks pēc noklusējuma saņem paziņojumus par jauniem uzdevumiem un izpildes termiņiem, taču, lai iestatītu pārējos šos paziņojumus, katram komandas dalībniekam ir jāpiesakās savā personīgajā QBOA kontā un jāmaina šie iestatījumi.

Ja jūsu organizācija izmanto Slack — sadarbības rīku, kas palīdz jūsu komandai sazināties, varat integrēt Slack ar QBOA. Pievienojiet lietotni QBOA, darba lapā noklikšķinot uz Connect Now. Ja iepriekš slēpāt Slack reklāmu, dialoglodziņa Uzņēmuma iestatījumi cilnē Paziņojumi noklikšķiniet uz pogas Savienot darbu ar Slack.

Slack piedāvā bezmaksas versiju, kas piemērota mazām komandām, kuras vēlas izmēģināt Slack; bezmaksas versijai ir daži ierobežojumi. Slack piedāvā arī divas “maksas” versijas: Standard un Plus; šo versiju izmaksas ir atkarīgas no aktīvo Slack lietotāju skaita mēnesī.