Kā palaist QuickBooks iestatīšanas vedni

Pēc QuickBooks 2021 programmas instalēšanas instalēšanas programma var automātiski palaist QuickBooks un pēc tam palaist QuickBooks iestatīšanu. Varat arī sākt QuickBooks iestatīšanu, startējot programmu QuickBooks tāpat kā jebkuru programmu un pēc tam izvēloties Fails → Jauns uzņēmums.

Saņem lielu apsveikumu

Izveidosim jūsu uzņēmumu! QuickBooks iestatīšanas ekrāns (skatiet attēlu), tiek parādīts, kad izvēlaties Fails → Jauns uzņēmums. Ekrāns ļauj jums sākt sniegt vispārīgu informāciju par jauna uzņēmuma izveidi programmā QuickBooks. Jūs droši vien vēlaties izlasīt šī ekrāna informāciju. Kad esat gatavs sākt, noklikšķiniet uz pogas Ātrā sākšana vai pogas Detalizēts sākums.

QuickBooks iestatīšanas logs, kurā tiek rādīts sveiciena ziņojums

Express Start metode

QuickBooks nodrošina QuickBooks iestatīšanas procesa paātrinātu versiju, ko varat izmantot, ja nevēlaties pielāgot iestatīšanu. Ja noklikšķināsit uz pogas Express Start, QuickBooks savāc nedaudz informācijas par jūsu uzņēmumu un, pamatojoties uz šo informāciju, izveido uzņēmuma failu, kas būtu piemērots tādam uzņēmumam kā jūsējais.

Kad esat noklikšķinājis uz Express Start, lai izveidotu uzņēmuma failu, QuickBooks piedāvās aprakstīt cilvēkus (klientus, pārdevējus un darbiniekus), ar kuriem veicat darījumus, preces, ko pārdodat, un jūsu bankas kontu. Šos aprakstus sniedzat, izejot cauri vairākiem ekrāniem un aizpildot ekrāna lodziņus un darblapas.

Detalizēta sākuma metode

Noklikšķinot uz pogas Detalizēts sākums, tiek sākta EasyStep intervija, kurā tiek parādīti ekrāni, kas ir pilni ar informāciju, kas ļauj diezgan precīzi norādīt, kā vajadzētu izskatīties QuickBooks iestatītajam uzņēmuma failam.

Lai pārietu uz nākamo EasyStep intervijas ekrānu, noklikšķiniet uz pogas Tālāk. Lai pārietu uz iepriekšējo ekrānu, noklikšķiniet uz pogas Atpakaļ. Ja jūs zaudējat drosmi un vēlaties padoties, noklikšķiniet uz pogas Aiziet. Bet mēģiniet nezaudēt drosmi.

Sniedziet informāciju par uzņēmumu

Pirmajos EasyStep intervijas ekrānos tiek apkopota vairākas svarīgas vispārīgas informācijas daļas par jūsu uzņēmumu, tostarp jūsu uzņēmuma nosaukums un uzņēmuma juridiskais nosaukums, jūsu uzņēmuma adrese, nozare, kurā strādājat, jūsu federālais nodokļu ID numurs, pirmais mēnesis fiskālais gads (parasti janvāris), ienākuma nodokļa veidlapas veids, ko jūsu uzņēmums izmanto, lai ziņotu IRS, un nozare vai uzņēmuma veids, kurā strādājat (mazumtirdzniecība, pakalpojumi utt.). Tiek parādīts pirmais EasyStep intervijas ekrāns.

Pirmajā EasyStep intervijas ekrānā tiek apkopota vispārīga informācija par uzņēmumu.

QuickBooks nav īpaši gudrs attiecībā uz nodokļu uzskaites noteikumiem sabiedrībām ar ierobežotu atbildību (LLC). LLC var uzskatīt par individuālo uzņēmumu, ja tai ir viens īpašnieks, un kā personālsabiedrības, ja tai ir vairāk nekā viens īpašnieks. Bet LLC var arī izvēlēties uzskatīt par S korporācijām vai C korporācijām. Ja esat veicis šādas savas LLC vēlēšanas, noteikti norādiet, ka LLC ir S korporācija vai C korporācija.

Pēc šīs vispārīgās uzņēmuma informācijas apkopošanas QuickBooks izveido uzņēmuma datu failu, kurā tiek saglabāta jūsu uzņēmuma finanšu informācija. QuickBooks iesaka noklusējuma nosaukumu vai QuickBooks datu failu, pamatojoties uz uzņēmuma nosaukumu. Viss, kas jums jādara, ir jāpieņem ieteiktais nosaukums un ieteiktā mapes atrašanās vieta (ja vien nevēlaties saglabāt datu failu mapē Dokumenti, kas nav slikta ideja).

Dialoglodziņš Faila nosaukums jaunam uzņēmumam

QuickBooks pielāgošana

Kad QuickBooks ir apkopojis iepriekšējos punktos minēto vispārīgo uzņēmuma informāciju, EasyStep intervija uzdod jums dažus ļoti konkrētus jautājumus par to, kā jūs vadāt savu biznesu, lai tā varētu iestatīt QuickBooks preferences. Preferences faktiski ieslēdz vai izslēdz dažādas QuickBooks grāmatvedības funkcijas, tādējādi kontrolējot programmas darbību un izskatu. Tālāk ir norādīti jautājumi, ko EasyStep intervija uzdod, lai iestatītu QuickBooks preferences.

• Vai jūsu uzņēmums uztur krājumus?
• Vai vēlaties izsekot krājumiem, ko pērkat un pārdodat?
• Vai jūs iekasējat tirdzniecības nodokli no saviem klientiem?
• Vai vēlaties izmantot pārdošanas pasūtījumus, lai izsekotu klientu pasūtījumiem un atpakaļ pasūtījumiem?
• Vai vēlaties izmantot QuickBooks, lai palīdzētu ar darbinieku algām?
• Vai jums ir jāizseko vairākām valūtām programmā QuickBooks, jo strādājat ar klientiem un pārdevējiem citās valstīs, un vai šiem cilvēkiem regulāri ir uzdrīkstēšanās maksāt vai izrakstīt jums rēķinu valūtā, kas atšķiras no jūsu valsts izmantotās valūtas?
• Vai vēlaties izsekot laiku, ko jūs vai jūsu darbinieki pavada darbā vai projektiem klientiem?
• Kā vēlaties rīkoties ar rēķiniem un maksājumiem (ievadiet tieši čekus vai vispirms ievadiet rēķinus un vēlāk maksājumus)?

Kā iestatīt sākuma datumu

Iespējams, galvenais lēmums, ko pieņemat, izveidojot jebkuru grāmatvedības sistēmu, ir diena, kurā sākat lietot savu jauno sistēmu. Šo dienu sauc par konvertēšanas datumu. Parasti jūs vēlaties sākt lietot grāmatvedības sistēmu gada pirmajā dienā vai jauna mēneša pirmajā dienā. Attiecīgi vēl viens liels jautājums, kas jums tiek uzdots, ir par konvertēšanas datumu. Tiek piedāvāts noteikt sākuma datumu, izmantojot parādīto dialoglodziņu.

EasyStep intervijas dialoglodziņš, kas ļauj atlasīt sākuma datumu

Vienkāršākais laiks, kad sākt lietot jaunu grāmatvedības sistēmu, ir gada sākums. Iemesls? Jūs varat ievadīt vienkāršāku izmēģinājuma bilanci. Piemēram, gada sākumā jūs ievadāt tikai aktīvu, saistību un īpašnieka pašu kapitāla konta atlikumus.

Jebkurā citā laikā jūs arī ievadāt ienākumu un izdevumu kontu atlikumus no gada līdz datumam. Parasti šī gada ienākumu un izdevumu informācija ir pieejama tikai mēneša sākumā. Šī iemesla dēļ vienīgais iespējamais sākuma datums, ko varat izvēlēties, ir mēneša sākums.

Šajā gadījumā jūs saņemat ienākumu summas no gada līdz datumam līdz iepriekšējā mēneša beigām no savas iepriekšējās grāmatvedības sistēmas. Piemēram, ja esat izmantojis Sage 50 Accounting, saņemiet no Sage gada ienākumu un izdevumu summas.

Kad esat norādījis sākuma datumu, sniedzis uzņēmuma pamatinformāciju, noteicis lielāko daļu savu grāmatvedības preferenču un norādījis datumu, kurā vēlaties sākt lietot QuickBooks, jūs gandrīz esat pabeidzis.

Ja noklikšķināsit uz pogas Aiziet, QuickBooks atstāj jūs programmā QuickBooks, kas ir gatavs darbam. Tomēr EasyStep intervijas process nav zaudēts uz visiem laikiem. Lai atgrieztos intervijā, vienkārši atveriet failu, kuru iestatījāt. Kad tas tiek darīts, EasyStep Intervija tiek restartēta.

Pārskatiet ieteikto kontu plānu

EasyStep intervijas pašās beigās, pamatojoties uz informāciju, ko sniedzat par savu nozares veidu un nodokļu deklarācijas veidlapu, ko iesniedzat IRS, QuickBooks iesaka sākuma kontu kopu, ko grāmatveži sauc par kontu plānu . Šie konti ir kategorijas, kuras izmantojat, lai izsekotu saviem ienākumiem, izdevumiem, aktīviem, saistībām un īpašnieka pašu kapitālu. Šajā attēlā parādīts ekrāns, kas tiek parādīts EasyStep intervijā, lai parādītu šos kontus.

EasyStep intervijas ekrānā tiek parādīti ieteicamie ienākumu un izdevumu konti.

Konti, kurus QuickBooks atzīmē ar čeku, kā paskaidrots ekrānā, ir ieteicamie konti. Ja nedarāt neko citu, šie pārbaudītie konti ir tie, kurus izmantosit (vismaz sākumam) programmā QuickBooks. Varat noņemt ieteikto kontu, noklikšķinot uz atzīmes. QuickBooks noņem atzīmi, kas nozīmē, ka konts netiks iekļauts galīgajā kontu plānā. Varat arī noklikšķināt uz konta, lai pievienotu atzīmi un iekļautu kontu sākuma kontu plānā.

Varat noklikšķināt uz pogas Atjaunot ieteikumus saraksta apakšā, lai atgrieztos pie sākotnējā ieteicamā kontu plāna (ja veicāt izmaiņas, kuras vēlāk nolemjat, ka nevēlaties).

Kad ieteiktais kontu plāns jums šķiet atbilstošs, noklikšķiniet uz Tālāk. Ir labi pieņemt QuickBooks ieteikto, jo kontu plānu varat mainīt vēlāk.

Pievienojiet savu informāciju uzņēmuma failam

Neatkarīgi no tā, vai uzņēmuma faila izveidei izmantojat Express Start metodi vai detalizētas sākuma/EasyStep intervijas metodi, pēc tam, kad esat kopā ar QuickBooks iestatījis uzņēmuma failu, QuickBooks piedāvās uzņēmuma failā ievadīt savu informāciju.

QuickBooks iestatīšanas ekrāns, kurā tiek piedāvāts ievadīt savu informāciju uzņēmuma failā

Klienti, pārdevēji un darbinieki

Lai aprakstītu klientus, piegādātājus un darbiniekus, noklikšķiniet uz pirmās pogas Pievienot. QuickBooks jautā, vai ir iespējams iegūt šos datus no kaut kur citur, piemēram, e-pasta programmas vai e-pasta pakalpojuma (Outlook, Gmail un tā tālāk), vai arī vēlaties ievadīt informāciju darblapā manuāli. Iespējams, ka informāciju ievadīsit manuāli, tāpēc noklikšķiniet uz atbilstošās pogas un pēc tam noklikšķiniet uz Turpināt. Kad QuickBooks parāda darblapas logu (skatiet nākamo attēlu), ievadiet katru klientu, pārdevēju vai darbinieku savā rindā un noteikti iekļaujiet gan vārdu, gan adresi. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz Turpināt (nav parādīts). Pēc tam QuickBooks jautā (izmantojot ekrānu, kuru es šeit nerādu), vai vēlaties ievadīt sākuma atlikumus — summas, kuras esat parādā vai esat parādā — klientiem un pārdevējiem.

QuickBooks iestatīšanas ekrānā tiek apkopota informācija par cilvēkiem, ar kuriem veicat darījumus.

Jūsu pārdotie pakalpojumi un inventāra preces

Lai aprakstītu preces, ko pārdodat, noklikšķiniet uz otrās pogas Pievienot. QuickBooks jautā par jūsu pārdotajām precēm — vai jūs pārdodat pakalpojumus, vai pārdodat krājumu preces un vai vēlaties, piemēram, izsekot jebkādām šādām inventāra precēm, ko pārdodat. Atbildiet uz šiem jautājumiem, noklikšķinot uz opcijas pogas, kas atbilst jūsu situācijai, un pēc tam noklikšķiniet uz Turpināt.

Kad QuickBooks parāda darblapas logu (nav parādīts), aprakstiet katru pārdoto preci atsevišķā darblapas rindā. Noteikti aprakstiet arī visus krājuma vienumus, kas jums ir brīdī, kad pārveidojat par QuickBooks. Kad esat pabeidzis, noklikšķiniet uz Turpināt. Ja pārdodat vairāk nekā viena veida preces, šis process ir jāatkārto katram preces veidam.

Biznesa bankas konti

Lai aprakstītu sava uzņēmuma bankas kontu (vai bankas kontus), noklikšķiniet uz trešās pogas Pievienot. Kad QuickBooks tiek parādīts darblapas logs Pievienot bankas kontus (nav parādīts), norādiet katra bankas konta nosaukumu, konta numuru un atlikumu konvertēšanas datumā. Kad esat pabeidzis šīs informācijas ievadīšanu, noklikšķiniet uz Turpināt.