Kā norēķināties par laiku programmā QuickBooks 2021

Lielāko daļu laika rindas vienības, kas tiek rādītas QuickBooks rēķinos, ir preces, kuras aprakstāt vienumu sarakstā un pēc tam kvantitatīvi nosakāt tieši rēķinā. Tomēr dažos pakalpojumu uzņēmumos jūs faktiski varat pārdot vairākas vienas un tās pašas preces vienības. Advokāts var pārdot vairākas stundas vai daļējas juridiskās konsultācijas, un šis laiks var būt viss, ko viņa pārdod. CPA var pārdot stundas konsultāciju, grāmatvedības vai nodokļu sagatavošanas darbu.

Šādos apstākļos jūs nevēlaties, lai klientam tiktu nosūtīts rēķins ar vienu rindiņu, kurā ir, piemēram, “Juridiskie pakalpojumi, 100 stundas, 20 000 ASV dolāru”, ja vien nevēlaties turpināt darbu. Tā vietā jūs vēlaties saņemt rēķinu, kurā sīki aprakstīts katrs no jurista veiktajiem uzdevumiem: īpašuma plānošana 1,5 stundas, līguma izskatīšana 4 stundas, jauna nekustamā īpašuma nomas līguma sagatavošana 2 stundas utt. Lai nodrošinātu tik detalizētu informāciju — detalizētu informāciju, kas patiešām ir zem vienuma —, jūs izmantojat QuickBooks laika uzskaites funkciju.

QuickBooks piedāvā divas metodes, kā izsekot patērētajam laikam, kas tiks iekasēts rēķinā kā vienība. Varat izmantot iknedēļas laika uzskaites lapu, kā arī noteikt laiku vai ierakstīt atsevišķas aktivitātes. Es īsi aprakstu, kā darbojas abas laika uzskaites metodes; nav arī grūti. Profesionāliem pakalpojumu sniedzējiem (grāmatvežiem, advokātiem, konsultantiem, arhitektiem utt.), kuri izraksta rēķinus, pamatojoties uz pavadīto laiku, ir jāapsver iespēja izmantot kādu no šīm funkcijām, lai nodrošinātu precīzu klienta vai klienta darbā pavadītā laika uzskaiti.

Kā izmantot nedēļas darba laika uzskaiti

Lai izmantotu iknedēļas darba laika uzskaites metodi, izvēlieties Klienti → Ievadīt laiku → Izmantot nedēļas darba laika uzskaiti. QuickBooks parāda logu Weekly Timesheet, kas parādīts. Lai izmantotu logu Iknedēļas laika kontrolsaraksts, vispirms izmantojiet lodziņu Vārds, lai identificētu darbinieku, pārdevēju vai citu personu, kas veic pakalpojumu.

Jums vajadzētu būt iespējai atlasīt šīs personas vārdu nolaižamajā sarakstā Vārds. Ja nevarat izvēlēties personas vārdu nolaižamajā sarakstā Vārds, ievadiet to lodziņā; pēc tam, kad tiek prasīts, pasakiet QuickBooks, kuram sarakstam (darbinieka, pārdevēja vai citiem vārdiem) šis vārds jāpievieno. Kad esat pievienojis tās personas vārdu, kura veica darbu, izmantojiet loga Iknedēļas darba laika uzskaites kolonnas, lai aprakstītu klientu vai darbu, kuram tika veikts darbs, pakalpojuma kodu, īsu aprakstu vai piezīmi, algas vienību ( ja algu aprēķināšanai izmantojat QuickBooks), klasi (ja izsekojat nodarbībām) un pēc tam dienā pavadītās stundas.

Nedēļas laika kontrolsaraksta logā varat ievadīt tik daudz rindu, cik vēlaties. Katra rinda tiek parādīta rēķinā atsevišķi. Piezīmju informācija tiek parādīta rēķina apraksta apgabalā. Šī iemesla dēļ jūs vēlaties izmantot atbilstošas ​​un aprakstošas ​​piezīmes.

Iknedēļas laika kontrolsaraksta logs

Atsevišķu darbību laiks

Ja vēlaties reģistrēt pakalpojumu darbības, kad tās notiek, izvēlieties Klienti → Ievadīt laiku → Laiks/Ievadiet vienu darbību. QuickBooks parāda dialoglodziņu Time/Enter Single Activity, kā parādīts attēlā.

Dialoglodziņš Time/Enter Single Activity

Lai noteiktu vai ierakstītu vienu darbību, ierakstiet darbības datumu lodziņā Datums. Izmantojiet lodziņu Vārds, lai identificētu personu, kas veica pakalpojumu. Lodziņā Klients:Darbs identificējiet klientu vai darbu, kuram tika sniegts pakalpojums. Izvēlieties atbilstošo pakalpojuma vienību nolaižamajā sarakstā Pakalpojuma vienība un (ja izsekojat darbinieku) atbilstošo algas vienību nolaižamajā sarakstā Algas vienība. Ja izsekojat nodarbības, varat arī izmantot nolaižamo sarakstu Klase, lai klasificētu darbību. Izmantojiet lodziņu Piezīmes, lai ierakstītu īsu, atbilstošu pakalpojuma aprakstu. Šis apraksts ir redzams rēķinā, tāpēc esiet pārdomāts par to, ko rakstāt.

Pēc šīs vispārīgās informācijas par pakalpojumu aprakstīšanas vai sniegšanas jums ir divi veidi, kā reģistrēt pakalpojumam pavadīto laiku:

• Ierakstiet laiku manuāli. Varat manuāli ierakstīt darbībai pavadīto laiku, izmantojot lodziņu Ilgums, lai ievadītu laiku. Ja pavadījāt, piemēram, 10 minūtes, lodziņā Ilgums ievadiet 0:10 . Ja pavadījāt 3 stundas un 40 minūtes, lodziņā Ilgums ievadiet 3:40 .
• Lieciet programmai QuickBooks reģistrēt laiku. Varat arī likt QuickBooks reģistrēt laiku, ko pavadījāt darbībai. Vienkārši noklikšķiniet uz pogas Sākt lodziņā Ilgums, kad sākat darbību, un noklikšķiniet uz pogas Apturēt, kad pārtraucat darbību. Ja vēlaties apturēt taimeri (piemēram, kamēr veicat tālruņa zvanu), noklikšķiniet uz pogas Pauze.

Kad esat izmantojis dialoglodziņu Laiks/vienas darbības ievadīšana, lai aprakstītu darbību, ko veicat, noklikšķiniet uz pogas Saglabāt un jaunu vai Saglabāt un aizvērt, lai saglabātu darbības informāciju.

Pārbaudiet, vai ir atzīmēta izvēles rūtiņa Norēķinam (dialoglodziņa augšējā labajā stūrī). Atlasot lodziņu Apmaksājams, jūs norādāt QuickBooks, ka tai ir jāsaglabā šis apmaksājamās darbības ieraksts, lai vēlāk to iekļautu rēķinā.

Varat izmantot pogas Iepriekšējais un Nākamais, kas parādās dialoglodziņa augšdaļā, lai pārlūkotu darbības laika ierakstus uz priekšu un atpakaļ. Ņemiet vērā arī to, ka ir pieejama pareizrakstības poga. Noklikšķiniet uz šīs pogas, lai pārbaudītu ievadīto piezīmju apraksta pareizrakstību — tā ir laba ideja, jo šī informācija vēlāk tiks parādīta rēķinā.

Kā rēķinā iekļaut apmaksājamo laiku

Lai rēķinam pievienotu apmaksājamo laiku un izmaksas, izveidojiet rēķinu parastajā veidā, kā es aprakstīju iepriekš. Kad esat identificējis klientu (ja esat ievadījis klienta laiku) un izsekojis klienta izmaksas, QuickBooks parāda ziņojuma lodziņu, kurā tiek jautāts, vai vēlaties izrakstīt rēķinu par laiku vai izmaksām. Ja atbildat apstiprinoši, QuickBooks parāda šeit parādīto dialoglodziņu Izvēlēties apmaksājamo laiku un izmaksas.

Dialoglodziņš Apmaksājamā laika un izmaksu izvēle

Šī dialoglodziņa cilnē Laiks tiek rādīts katrs klientam reģistrētais laiks. Lai pievienotu šos laikus rēķinam, noklikšķiniet uz laika slejas Izmantot. (Sleja Izmantot ir vistālāk kreisā kolonna, kurā ir atzīme.) Vai arī, ja vēlaties atlasīt visas reizes, noklikšķiniet uz pogas Atlasīt visu. Pēc tam noklikšķiniet uz Labi. QuickBooks katru no šiem apmaksājamajiem laikiem pievieno rēķinam kā atsevišķas rindas. Šajā attēlā parādīts, kā rēķinu izveides logā tiek parādīta informācija par apmaksājamo laiku.

Rēķinu izveides logs, norēķināšanās par apmaksājamo laiku

Ja atstājat izvēles rūtiņu ar nosaukumu Drukāt atlasīto laiku un izmaksas kā vienu rēķina vienumu neatzīmētu, QuickBooks katru reizi, kad pierakstāties, ievietos atsevišķā rēķina rindā, kā parādīts attēlā. Tomēr, ja atzīmējat izvēles rūtiņu, QuickBooks ļauj apvienot atsevišķus laika ierakstus vienā rēķina rindas vienībā. (Ja jūs interesē, varat nedaudz eksperimentēt ar šo funkciju.)

Varat noklikšķināt uz cilnes Preces, Izdevumi vai Nobraukums, lai skatītu preču sarakstus, uz kabatas izdevumus vai biznesa jūdzes, kas veiktas klienta vārdā. Jūs pievienojat rēķinam izmaksas par šāda veida lietām tādā pašā veidā, kā pievienojat maksu par laiku. Jūs pat varat piemērot uzcenojumu saviem kabatas izdevumiem. Starp citu, ja vēlaties atgriezties dialoglodziņā Rēķina laika un izmaksu izvēle un skatāt logu Izveidot rēķinus, noklikšķiniet uz pogas Pievienot laiku/izmaksas, kas tiek parādīta loga Izveidot rēķinus augšdaļā.