Kā līdzsvarot bankas kontu programmā QuickBooks 2021

Izmantojot QuickBooks, bankas konta līdzsvarošana ir ļoti vienkārša. Patiesībā es teikšu, ka, ja jums ir kādas problēmas, tās rodas no . . . labi, aplieta uzskaite, kas notika pirms QuickBooks lietošanas .

Pietiek ar šo pļāpāšanu. Es sāku, aprakstot, kā jūs saskaņojat kontu.

Sniedziet QuickBooks informāciju no bankas izraksta

Ar saskaņošanu, kā jūs droši vien zināt, jūs salīdzināt savus ierakstus uz bankas kontu ar bankas ieraksti tajā pašā kontā. Jums vajadzētu būt iespējai izskaidrot atšķirību starp abiem kontiem — parasti norādot uz jūsu uzrakstītām čekiem, kas vēl nav notīrīti. (Dažreiz noguldījumi ietilpst tajā pašā kategorijā; jūs ierakstāt depozītu un nosūtāt to pa pastu, bet banka vēl nav ieskaitījusi jūsu kontu.)

Pirmais solis ir bankas konta informācijas sniegšana QuickBooks. Jūs saņemat šo informāciju no sava ikmēneša izraksta. Norādiet QuickBooks nepieciešamos skaitļus, kā norādīts tālāk.

1. Izvēlieties Bankas → Saskaņot vai sākuma ekrānā noklikšķiniet uz Saskaņošanas ikonas.

QuickBooks parāda dialoglodziņu Begin Reconciliation, kā parādīts attēlā.

Ja jums ir vairāki bankas konti, iespējams, būs jāizvēlas konts, kuru vēlaties saskaņot.

Dialoglodziņš Begin Conciliation

2. Ja parādītais bankas konts nav tas, kuru vēlaties saskaņot, atveriet nolaižamo izvēlni Konts un izvēlieties pareizo kontu.

3. Tekstlodziņā Izraksta datums ievadiet bankas izraksta datumu.

Varat pielāgot datumu vienu dienu, izmantojot plus (+) un mīnus (–) taustiņus. Varat arī noklikšķināt uz pogas Kalendārs tekstlodziņa Paziņojuma datums labajā galā, lai atlasītu datumu kalendārā.

Skatiet tiešsaistes apkrāptu lapu, lai iegūtu sarakstu ar citiem slepeniem datuma rediģēšanas trikiem.

4. Pārbaudiet bankas izraksta sākuma atlikumu.

QuickBooks parāda summu ekrāna sadaļā Sākuma atlikums.

5. Tekstlodziņā Beigu atlikums ievadiet beigu atlikumu no bankas izraksta.

6. Ievadiet bankas pakalpojumu maksu.

Ja bankas izrakstā ir norādīta pakalpojuma maksa, bet jūs to vēl neesat ievadījis, pārvietojiet kursoru uz tekstlodziņu Pakalpojuma maksa un ierakstiet summu. (Ierakstiet 10, piemēram, par pakalpojuma maksu 10 ASV dolāru apmērā.)

7. Ievadiet pakalpojuma maksas darījuma transakcijas datumu.

QuickBooks pakalpojuma maksas datumam pievieno vienu mēnesi no pēdējās saskaņošanas reizes. Ja šis datums nav pareizs, ierakstiet pareizo.

8. Piešķiriet kontam bankas pakalpojumu maksu.

Ievadiet izdevumu kontu, kuram piešķirat bankas pakalpojumu maksu, pirmajā Konts tekstlodziņā — blakus teksta lodziņam Datums. Aktivizējiet nolaižamo izvēlni, noklikšķinot uz lejupvērstās bultiņas, iezīmējiet kategoriju, izmantojot bulttaustiņus, un pēc tam nospiediet taustiņu Enter. Es varu derēt uz visu, ka jūs ierakstāt šīs maksas bankas pakalpojumu maksas kontā, kuru QuickBooks iestata pēc noklusējuma.

Ja teicāt QuickBooks, ka vēlaties arī izsekot ienākumu un izdevumu summas, izmantojot klases, QuickBooks pievieno klases tekstlodziņus dialoglodziņā Begin Conciliation, lai jūs varētu apkopot šo informāciju.

9. Ievadiet konta procentu ienākumus.

Ja kontā tika gūti procenti par mēnesi un jūs vēl neesat ievadījis šo skaitli, ierakstiet summu tekstlodziņā Nopelnītie procenti.

10. Ievadiet darījuma datumu procentu ienākumu darījumam.

Jūs jau zināt, kā ievadīt datumus. Es jūs nenogurdināšu, paskaidrojot vēlreiz (bet, ja rodas problēmas, skatiet 3. darbību).

11. Piešķirt procentus kontam.

Otrajā tekstlodziņā Konts ievadiet kontu, kuram ir jāpiešķir šī konta procenti. Varu derēt, ka ierakstāt šo kontu Procentu ienākumu kontā, kas atrodas netālu no nolaižamās izvēlnes Konts apakšas. Lai izvēlētos kategoriju izvēlnē Konts, aktivizējiet izvēlni, noklikšķinot uz lejupvērstās bultiņas, iezīmējiet kategoriju un pēc tam nospiediet taustiņu Enter.

12. Noklikšķiniet uz pogas Turpināt.

QuickBooks parāda saskaņošanas logu, kā parādīts attēlā.

Saskaņošanas logs

Atzīmējiet nodzēstos čekus un noguldījumus

Saskaņošanas logā jūs norādāt QuickBooks, kuri noguldījumi un čeki ir notīrīti bankā. (Šo informāciju skatiet savā bankas izrakstā.) Veiciet šīs darbības:

1. Identificējiet pirmo iemaksāto depozītu.

Es esmu pārliecināts, ka jūs zināt, kā to izdarīt. Vienkārši pārlūkojiet bankas izrakstu, lai atrastu pirmo depozītu.

2. Atzīmējiet pirmo notīrīto depozītu kā notīrītu.

Ritiniet darījumus, kas uzskaitīti loga Saskaņošana sadaļā Noguldījumi un citi kredīti, atrodiet depozītu un pēc tam noklikšķiniet uz tā. Varat arī iezīmēt depozītu, izmantojot tabulēšanas vai bulttaustiņus un pēc tam nospiežot atstarpes taustiņu. QuickBooks ievieto atzīmi pirms depozīta, lai atzīmētu to kā notīrītu, un atjaunina notīrītā izraksta atlikumu.

Ja jums ir jādzēš liels skaits noguldījumu un varat tos ātri identificēt, noklikšķiniet uz pogas Atzīmēt visu un pēc tam vienkārši noņemiet atzīmi no darījumiem, kas nav norādīti bankas izrakstā. Lai noņemtu darījuma atzīmi, noklikšķiniet uz tā. Atzīme pazūd.

3. Reģistrējiet visus notīrītos, bet trūkstošos noguldījumus.

Ja saskaņošanas logā nevarat atrast depozītu, jūs to vēl neesat ievadījis reģistrā. Es varu tikai minēt, kāpēc jūs to neesat ievadījis. Varbūt jūs vienkārši aizmirsāt. Aizveriet vai deaktivizējiet saskaņošanas logu, noklikšķinot uz pogas Atstāt. Tagad atveriet reģistru un ierakstiet depozītu reģistrā parastajā veidā. Lai atgrieztos saskaņošanas logā, atkārtoti atveriet to vai aktivizējiet to. Vai, ja vēlaties, izvēlieties Bankas → Veikt depozītu un atveriet depozīta ekrānu tieši loga Saskaņošana augšpusē. Reģistrējiet depozītu un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Saglabāt un aizvērt. Atkārtoti atverot logu Saskaņot, depozīts parādās apgabalā Noguldījumi un citi kredīti.

4. Atkārtojiet 1.–3. darbību visiem bankas izrakstā norādītajiem noguldījumiem.

Pārliecinieties, vai datumi sakrīt un vai noguldījumu summas ir pareizas. Ja tā nav, atgriezieties pie darījumiem, lai tos labotu. Lai piekļūtu darījumam, noklikšķiniet uz pogas Doties uz. Tiek parādīts logs Ierakstīt čekus vai veikt noguldījumus, kur darījums sākotnēji tika reģistrēts. Veiciet tur labojumus un pēc tam noklikšķiniet uz Saglabāt un aizvērt. Jūs atgriezīsities logā Saskaņošana.

5. Identificējiet pirmo čeku, kas ir notīrīts.

Nav sviedru, vai ne? Vienkārši atrodiet pirmo čeku vai izņemšanu, kas norādīta bankas izrakstā.

QuickBooks ļauj kārtot saskaņošanas logā uzskaitītos darījumus, noklikšķinot uz kolonnu virsrakstiem sadaļā Čeki un maksājumi un sadaļā Noguldījumi un citi kredīti. Iespējams, vēlēsities nedaudz eksperimentēt ar šo parocīgo funkciju. Darījumu šķirošana un pāršķirošana — īpaši liela darījumu apjoma bankas kontos — bieži vien atvieglo bankas konta saskaņošanas darbu.

6. Atzīmējiet pirmo notīrīto čeku kā notīrītu.

Ritiniet loga Saskaņošana sadaļā Pārbaudes un maksājumi norādītos darījumus; atrast pirmo čeku; un pēc tam noklikšķiniet uz tā. Varat arī to izcelt, nospiežot tabulēšanas taustiņu un bulttaustiņu. Pēc tam nospiediet atstarpes taustiņu. QuickBooks ievieto atzīmi, lai atzīmētu šo darījumu kā notīrītu, un atjaunina notīrīto izraksta atlikumu.

7. Reģistrējiet visas trūkstošās, bet nodzēstās pārbaudes.

Ja vietnē QuickBooks nevarat atrast čeku vai izņemšanu, uzminiet, ko? Jūs to vēl neesat ierakstījis reģistrā. Aizveriet vai deaktivizējiet saskaņošanas logu, noklikšķinot uz tā pogas Atstāt vai aktivizējot citu logu. Pēc tam parādiet reģistru un ievadiet čeku vai izņemšanu. Lai atgrieztos saskaņošanas logā, atkārtoti atveriet vai aktivizējiet to. Vai arī varat izvēlēties Bankas → Rakstīt čekus, izveidot čeku tieši loga Saskaņošana augšpusē un pēc tam noklikšķināt uz Saglabāt un aizvērt, lai atgrieztos saskaņošanas ekrānā un turpinātu no vietas, kur beidzāt.

8. Atkārtojiet 5.–7. darbību visiem bankas izrakstā norādītajiem izņemšanas gadījumiem.

Šīs darbības neaizņem daudz laika. Mana konta saskaņošana katru mēnesi aizņem apmēram divas minūtes. Es nejokoju un nepārspīlēju. Ar divām minūtēm es tiešām domāju divas minūtes.

Ja starpība ir vienāda ar nulli

Kad esat atzīmējis visus dzēstos čekus un noguldījumus, starpībai starp konta nodzēsto atlikumu un bankas izraksta beigu atlikumu jābūt vienādam ar nulli. Ņemiet vērā, ka es teicu, ka nevajadzētu — negribu .Fona logs iepriekš redzamajā attēlā ir saskaņošanas logs, kurā viss ir neparasts. Vai redzat, ka iepriekšējā attēlā Saskaņošanas loga apakšējā labajā stūrī nav nekādas atšķirības? Tas nozīmē, ka jūsu bankas konts un QuickBooks fails ir sinhronizēti. Ja atšķirība ir neliela, meklējiet nelielas atšķirības starp čeku summām reģistrā un faktiski nodzēstajām čeku summām bankas izrakstā. Ja atrodat neatbilstību konkrētam čekam, noklikšķiniet uz pogas Doties uz, lai pārietu uz čeku un mainītu summu. Noklikšķiniet uz Saglabāt un aizvērt, lai atgrieztos saskaņošanas logā.

Dialoglodziņš Atlasīt saskaņošanas atskaiti

Ja starpība ir vienāda ar nulli, esat pabeidzis. Noklikšķiniet uz pogas Saskaņot tūlīt. QuickBooks parāda apsveikuma ziņojumu lodziņu (skatiet attēlu iepriekš), norādot, ka saskaņošana ir pabeigta. Kā atlīdzība par to, ka esat tik labs zēns vai meitene, ziņojuma lodziņā tiek jautāts, vai vēlaties izdrukāt bezmaksas, visus izdevumus apmaksātu kopsavilkuma vai detalizētas saskaņošanas atskaiti. Noklikšķiniet uz Summary vai Detail un pēc tam noklikšķiniet uz Labi, ja vēlaties izdrukāt atskaiti; pretējā gadījumā vienkārši noklikšķiniet uz Aizvērt.

Nevarat izlemt, vai izdrukāt saskaņošanas atskaiti? Ja vien neesat uzņēmuma grāmatvedis vai grāmatvedis, kurš saskaņo bankas kontu kādam citam — piemēram, jūsu darba devējam vai klientam —, jums nav jādrukā saskaņošanas ziņojums. Drukāšana tikai pierāda, ka esat veicis konta saskaņošanu. (Būtībā šis pierādījums ir iemesls, kāpēc jums vajadzētu izdrukāt atskaiti, ja esat grāmatvedis vai grāmatvedis. Persona, kurai jūs veicat konta saskaņošanu, zinās, ka esat paveicis savu darbu, un viņam būs papīrs, uz kuru atsaukties. uz vēlāku laiku ar jebkādiem jautājumiem.) Turklāt, ja nepieciešams, vienmēr varat atgriezties un izdrukāt atskaiti vēlāk. Lai piekļūtu QuickBooks saglabātajiem saskaņošanas pārskatiem, izvēlieties Pārskati → Bankas → Iepriekšējā saskaņošana.

Tagad katra iemaksa, izņemšana un čeks, ko esat notīrījis, jūsu reģistrā ir atzīmēts ar atzīmi. Ja netici, atver reģistru un uzzini.

Ja starpība nav vienāda ar nulli

Ja starpība nav vienāda ar nulli, jums ir problēma. Ja noklikšķināsit uz pogas Saskaņot tūlīt, QuickBooks parādīs dialoglodziņu Saskaņot pielāgošanu, kas parādīts tālāk. Šis dialoglodziņš parāda, cik nesabalansēts ir jūsu konts, un vaicā, vai vēlaties pielāgot savu nepareizi pielāgoto kontu.

Dialoglodziņš Saskaņot korekciju

Noklikšķiniet uz pogas Atgriezties uz saskaņošanu, ja vēlaties atgriezties logā Saskaņot un sākt meklēt trūkstošo vai nepareizi ievadīto darījumu.

Ja vēlaties piespiest abas summas vienoties, noklikšķiniet uz Labi. Piespiest abas summas vienoties nav pārāk laba ideja. Lai to izdarītu, QuickBooks pievieno notīrītu darījumu, kas vienāds ar starpību.

Saskaņošanas atlikšana (noklikšķinot uz pogas Atstāt saskaņošanu) un neizvēlēties koriģēt bankas konta atlikumu parasti ir vislabākā pieeja, jo problēmu var atrast un novērst vēlāk, kad jums ir jaunas acis. Pēc tam jūs varat atsākt saskaņošanu un pabeigt darbu. (Jūs restartējat saskaņošanu tāpat kā to uzsākāt.)