Kā koplietot QuickBooks 2020 failus

Labi, šeit ir lielisks piedāvājums: programmā QuickBooks varat iestatīt lietotāja atļaujas, kas ļauj norādīt, kam ir piekļuve jūsu QuickBooks failu apgabaliem. Faktiski jūs varat arī strādāt ar savu QuickBooks failu tīklā un vairāku lietotāju vidē, izmantojot jaudīgu funkciju, ko sauc par ierakstu bloķēšanu.

Ja strādājat tīklā un vēlaties izmantot QuickBooks tīkla funkcijas vai vienkārši vēlaties uzzināt par tām, izlasiet šo rakstu. Ja esat vienīgais, kurš izmanto QuickBooks, varat izlaist šo rakstu.

QuickBooks faila kopīgošana tīklā

QuickBooks daudzlietotāju tīkla iespējas nodrošina divas svarīgas funkcijas: lietotāja atļaujas un ierakstu bloķēšana. Lietotāja atļaujas funkcija sniedz vairāki lietotāji QuickBooks failu unikālas atļauju iestatījumus, lai piekļūtu dažādām jomām QuickBooks. Ierakstu bloķēšana, otrā funkcija, ļauj vairāk nekā vienai personai vienlaikus pieteikties un strādāt ar QuickBooks failu.

Lietotāju atļaujas

QuickBooks ļauj iestatīt lietotāja atļaujas, lai jūs varētu piešķirt dažādiem QuickBooks lietotājiem dažādas privilēģijas. Džeina īpašniece var darīt visu, ko vēlas, jo, metaforiski runājot, viņa ir Da Man. Tomēr Džo Klerks, iespējams, varēs ievadīt tikai rēķinus. Džo, zemisks ierēdnis ar, iespējams, apšaubāmu spriedumu un rīcības brīvību, iespējams, nav iespēju apskatīt uzņēmuma peļņas un zaudējumu pārskatu, izdrukāt čekus vai reģistrēt klientu maksājumus. Šai idejai ir jēga praktiskā līmenī, vai ne? Situācijā, kad daudzi cilvēki piekļūst QuickBooks failam, vēlaties pārliecināties, vai konfidenciālā informācija paliek konfidenciāla.

Jūs arī vēlaties pārliecināties, ka cilvēki nevar tīši vai netīši sabojāt jūsu finanšu ierakstus. Jūs nevēlaties, lai kāds ievadītu nepareizus datus (iespējams, tāpēc, ka viņš paklupa kādā QuickBooks programmas apgabalā, kur viņam nav biznesa). Un jūs nevēlaties, lai kāds krāpnieciski reģistrē darījumus, piemēram, viltotus čekus, lai viņa varētu saņemt skaidru naudu.

Es domāju, ka, pārdomājot šo lietotāja atļauju saturu, jūs sapratīsit, ka "Hei, jā, tas ir loģiski!" Tāpēc es par to nerunāšu vairāk. Nobeigumā ļaujiet man sniegt dažus vispārīgus novērojumus par to, kā jūs izlemjat, kuras lietotāja atļaujas ir piemērotas:

• Datu konfidencialitāte: šī problēma, iespējams, ir visvairāk saistīta ar jūsu pārvaldības filozofiju. Jo atvērtāks esat attiecībā uz lietām, jo ​​mazāk jums, iespējams, jāuztraucas par to, ka cilvēki lūko pēc lietām. Tomēr es vēlos norādīt, ka algu uzskaite vienmēr ir jūtīgs temats. Ja visi zina, ko citiem maksā, rodas dažas interesantas diskusijas, taču jūs to jau zinājāt.
• Datu sabojāšana: attiecībā uz datu bojājumiem jums jāzina, ka cilvēki parasti piemēro divus vispārīgus noteikumus.
  • Nedodiet cilvēkiem piekļuvi rīkiem, kurus viņi nezina, kā tos izmantot. Tas tikai prasa nepatikšanas.
  • Pārliecinieties, ka neviena persona nevar bez uzraudzības slaistīties kādā grāmatvedības sistēmas jomā — it īpaši, ja šī persona reģistrē vai apstrādā skaidru naudu.

Ja iespējams, izmantojiet draugu sistēmu, kurā cilvēki dara lietas kopā, lai cilvēki vienmēr vēlreiz pārbaudītu citu cilvēku darbu — pat ja tikai netieši. Varbūt Džo ieraksta rēķinu, bet Džeina vienmēr izgriež čeku, lai samaksātu rēķinu. Varbūt Rauls reģistrē klientu rēķinus, bet Čangs tos izsūta. Varbūt Sauls reģistrē kases čekus, bet Beta tos iemaksā. Jūs redzat modeli, vai ne? Ja divi cilvēki nodarbojas ar konkrētu ekonomisku notikumu — atkal, īpaši tādu, kas saistīts ar skaidru naudu —, Džo un Džeina, Rauls un Čangs, kā arī Sauls un Beta ir patiešām laba ideja paskatīties viens uz otra pleciem.

Ieraksta bloķēšana

Vienkāršākais veids, kā saprast ierakstu bloķēšanu, ir salīdzināt to ar citu bloķēšanas veidu: failu bloķēšanu. Lielākā daļa citu programmu izmanto failu bloķēšanu. Failu bloķēšananozīmē, ka, ja vienai personai tīklā ir atvērts, piemēram, tekstapstrādes dokuments, neviens cits tīklā nevar atvērt un pēc tam rediģēt šo dokumentu. Citi var atvērt dokumenta kopiju, ko viņi var saglabāt savos datoros, taču viņi nevar rediģēt oriģinālo dokumentu. Operētājsistēma bloķē oriģinālo dokumentu (failu), lai tikai viena persona vienlaikus varētu muļķoties ar failu. Šī bloķēšana nodrošina datu integritāti un izmaiņas, ko cilvēki veic datos. (Ja šis bizness par integritātes nodrošināšanu šķiet dīvains, padomājiet par grūtībām nodrošināt, lai abu personu veiktās izmaiņas nonāktu tekstapstrādes dokumentā, ko abi cilvēki vienlaikus rediģē.)

Ierakstu bloķēšana darbojas atšķirīgi. Izmantojot ierakstu bloķēšanu, vairākas personas tīklā var atvērt un rediģēt vienu un to pašu failu vienlaikus, taču tikai viena persona var strādāt ar konkrētu ierakstu.

Ieraksts ir daļa no faila. Piemēram, rēķinu failā, ko esat parādā pārdevējiem, fails ir visa rēķinu kolekcija. Atsevišķi rēķini ir ieraksti failā, un rēķinu failu var atvērt vairāk nekā viena persona. Tomēr atsevišķie rēķini — atsevišķi ieraksti, kas veido failu — tiek bloķēti, kad persona paņem ierakstu.

Šī informācija var izklausīties pārāk daudz neskaidrību, taču nošķirot failus un ieraksti laikā failā ir tas, kas padara koplietošanas failus iespējams. Piemēram, programmā QuickBooks, ja Džeina failā ievada vienu Alpha Company rēķinu, Džo var rediģēt Beta Corporation rēķinu, jo abi rēķini ir atšķirīgi ieraksti. Tomēr ierakstu bloķēšanas dēļ Džeina nevar muļķoties ar Beta Corporation rēķinu, ko Džo rediģē. Un Džo — atkal ierakstu bloķēšanas dēļ — nevar ķerties pie uzņēmuma Alpha rēķina, ko Džeina ievada.

Vispārīgi sakot, divi cilvēki nevar rediģēt vienu un to pašu ierakstu failā vienlaikus. Ierakstu bloķēšana ļauj darbiniekiem izmantot failu vairāku lietotāju vidē, jo tā ļauj ar failu strādāt vairāk nekā vienai personai.

QuickBooks instalēšana tīkla lietošanai

Lai instalētu QuickBooks lietošanai tīklā, vispirms ir jāinstalē QuickBooks visos tīkla datoros, kuriem nepieciešams piekļūt QuickBooks failam un strādāt ar to. Šis uzdevums nav grūts. Lai varētu koplietot QuickBooks failus, jums nav jāinstalē QuickBooks.

Jums ir jāiegādājas QuickBooks kopija katram datoram, kurā darbosies programma. Ja jums ir trīs datori, kuros vēlaties izmantot QuickBooks, jums jāiegādājas trīs QuickBooks kopijas. Vai arī varat iegādāties īpašu QuickBooks vairāku sēdvietu licences versiju. Ja mēģināt instalēt vienu QuickBooks kopiju (ar vienu atslēgas kodu) vairākos datoros, QuickBooks neļaus diviem datoriem, kas izmanto vienu un to pašu atslēgas kodu, koplietot failu vairāku lietotāju režīmā.

Kad veidojat failu, kuru vēlaties kopīgot, jums ir jāpārliecinās, ka fails tiek glabāts vietā, kur citi QuickBooks lietotāji var tam piekļūt. Tas ir, jums var būt nepieciešams saglabāt failu serverī. Varat arī saglabāt failu klienta datorā, ja vien norādāt koplietošanas atļaujas mapei vai diskam, kurā saglabājat QuickBooks failu.

Vēl viena svarīga lieta: tas, kurš izveido QuickBooks failu, automātiski kļūst par faila administratoru. Fails administratoram ir piekļuve visām jomām failu un izveido citu failu lietotājiem, lai jūs nevēlaties, tikai kāds iestatīšanu QuickBooks failu. Šim darbam ir piemērots vai nu uzņēmuma īpašnieks, vai grāmatvedības vadītājs. Jebkurā gadījumā personai, kas izveido failu, jābūt uzticamam biroja darbiniekam, kuram ir viegli sazināties, ja rodas jautājumi vai problēmas. Arī šai personai, iespējams, vajadzētu būt spēcīgām grāmatvedības priekšzināšanām. Plašāku informāciju skatiet nākamajā sadaļā.

Lietotāja atļauju iestatīšana

QuickBooks iestatīšanas laikā vai vēlāk varat norādīt QuickBooks, kurš vēl izmantos failu, un iestatīt atļaujas šīm citām personām.

Lietotāju atļaujas pakalpojumā Enterprise Solutions

Lai programmā Enterprise Solutions iestatītu atļaujas, veiciet šīs darbības:

1. Pastāstiet QuickBooks, ka vēlaties iestatīt lietotāja atļaujas.

Izvēlieties komandu Uzņēmums→Lietotāji→Iestatīt lietotājus un lomas. QuickBooks parāda dialoglodziņu Lietotāji un lomas (nav parādīts).

2. Norādiet, ka vēlaties iestatīt jaunu lietotāju.

Noklikšķiniet uz pogas Jauns, lai QuickBooks parādītu dialoglodziņu Jauns lietotājs (nav parādīts), kurā ir uzskaitītas dažādas grāmatvedības lomas, kuras QuickBooks lietotājs varētu aizpildīt. Šīs lomas sniedz lietotājam iespēju veikt atbilstošus grāmatvedības uzdevumus ar programmu QuickBooks. Dialoglodziņa apakšā esošajā lodziņā Apraksts ir apkopoti uzdevumi, kas kādam konkrētajā lomā varētu būt jāveic.

3. Atlasiet lomu, kas vislabāk atbilst lietotājam, kuru aprakstāt, un pēc tam noklikšķiniet uz Pievienot.

Starp citu, īpašniekiem ir jābūt pilnas piekļuves lomai, lai viņi varētu darīt visu, ko vēlas. Ņemiet vērā, ka varat piešķirt lietotājam vairākas lomas.

Ja vēlaties mainīt esoša lietotāja atļaujas, atlasiet lietotāju cilnē Lietotāju saraksts un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Rediģēt. Programmā QuickBooks tiek parādīts dialoglodziņš Rediģēt lietotāju (nav attēlā), kas atgādina dialoglodziņu Jauns lietotājs un ļauj mainīt lietotāja lomu vai lomas.

4. Noklikšķiniet uz Labi, lai atgrieztos dialoglodziņā Lietotāji un lomas.

Varat pārskatīt atļaujas (būtībā QuickBooks atļauto iespēju sarakstu) konkrētai personai vai iepriekš noteiktai lomai. Lai skatītu lietotājam piešķirtās atļaujas, dialoglodziņā Lietotāji un lomas atlasiet cilni Lietotāju saraksts, noklikšķiniet uz pogas Skatīt atļaujas, atlasiet lietotāju sarakstlodziņā un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Parādīt. QuickBooks parāda lielu dialoglodziņu, kurā ir īpaši norādīts, ko lietotājs var darīt. Lai skatītu konkrētas lomas atļaujas, dialoglodziņā Lietotāji un lomas atlasiet cilni Lomu saraksts, noklikšķiniet uz pogas Skatīt atļaujas, atlasiet lomu un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Parādīt.

Lietotāju atļaujas QuickBooks Pro un Premier

Lai iestatītu atļaujas programmā QuickBooks Pro vai QuickBooks Premier, veiciet šīs darbības:

1. Izvēlieties komandu Uzņēmums→Iestatīt lietotājus un paroles→Iestatīt lietotājus.

QuickBooks parāda dialoglodziņu Lietotāju saraksts (skatiet attēlu).

Lietotāju saraksta dialoglodziņš

2. Noklikšķiniet uz pogas Pievienot lietotāju.

Programmā QuickBooks tiek parādīts dialoglodziņš Set Up User Password and Access, ko izmantojat jaunu lietotāju pievienošanai un paroļu norādīšanai.

Iestatiet lietotāja paroli un piekļuves dialoglodziņu

3. Ievadiet tās papildu personas lietotājvārdu un paroli, kurai vēlaties izmantot QuickBooks failu; pēc tam vēlreiz ierakstiet paroli tekstlodziņā Apstiprināt paroli.

Paroles atkārtota ievadīšana apstiprina, ka pirmo reizi ievadījāt pareizi paroli.

No šī brīža, kad kāds atver QuickBooks failu, QuickBooks pieprasa lietotājvārdu un paroli. Tātad, lai cita persona varētu piekļūt QuickBooks failam, viņai jāievada jūsu iestatītais lietotājvārds un parole.

4. Norādiet lietotāja piekļuvi.

Programmā QuickBooks tiek parādīts dialoglodziņš, kurā tiek jautāts, vai vēlaties, lai persona varētu piekļūt visiem QuickBooks faila apgabaliem vai tikai dažiem apgabaliem.

Ja norādāt, ka vēlaties piešķirt piekļuvi tikai dažiem apgabaliem — iespējams, parastajā gadījumā —, QuickBooks parāda virkni dialoglodziņu, kas ļauj iestatīt atļaujas katram apgabalam. Jūs atlasāt opcijas pogu Bez piekļuves, lai noteiktu apgabalu (piemēram, banku lietas) izslēgtu no ierobežojumiem lietotājam, atlasiet opciju pogu Visi QuickBooks apgabali, lai dotu lietotājam atļauju šajā apgabalā izveidot un drukāt darījumus un atskaites, vai atlasīt opcijas pogu QuickBooks atlasītie apgabali, lai sniegtu lietotājam daļēju piekļuvi apgabalam. Ja izvēlaties opciju Atlasītie apgabali, jums ir jānorāda ierobežotā piekļuve, izejot cauri vedņa lapām un precīzi aprakstot piekļuvi, kuru vēlaties piešķirt lietotājam. Varat arī norādīt, vai citas lietojumprogrammas (piemēram, TurboTax) iegūst piekļuvi QuickBooks datiem.

Norādot, kuriem apgabaliem lietotājs var piekļūt

5. Pārskatiet lietotāja piekļuvi.

Kad esat pabeidzis darbību, izmantojot dialoglodziņus Set Up User Password un Access, QuickBooks parāda lietotāja atļauju kopsavilkumu. Noklikšķiniet uz pogas Atpakaļ, ja vēlaties atgriezties un mainīt apgabala atļaujas, vai noklikšķiniet uz Pabeigt, lai norādītu, ka esat pabeidzis norādīt, ko konkrētais lietotājs var darīt. QuickBooks atkal parāda dialoglodziņu Lietotāju saraksts, pievienojot jauno lietotāju. Noklikšķiniet uz Pievienot lietotāju, lai pievienotu citu jaunu lietotāju, noklikšķiniet uz Rediģēt lietotāju, lai rediģētu atlasīto lietotāju, vai noklikšķiniet uz Aizvērt, lai aizvērtu dialoglodziņu.

Lietotājs var pieteikties un atvērt QuickBooks failu no jebkura tīkla datora, ja vien datorā ir instalēta programma QuickBooks un tam ir tīkla piekļuve QuickBooks failam. Tomēr, ja persona mēģina atvērt ierobežotu zonu vai veikt neatļautu darbību, programma QuickBooks parāda ziņojuma lodziņu, kas norāda, ka personai nav darbības veikšanai nepieciešamo atļauju.

Norādīšana un darbs vairāku lietotāju režīmā

Lai ar QuickBooks failu vienlaikus strādātu vairāk nekā viena persona, lietotājiem ir jāstrādā ar QuickBooks failu vairāku lietotāju režīmā. Pirmajai personai, kas atver failu, ir jānorāda vairāku lietotāju režīms, lai citi varētu atvērt failu. Lai norādītu vairāku lietotāju režīmu, izvēlieties Fails–> Pārslēgties uz daudzlietotāju režīmu. Varat saprast, ka strādājat vairāku lietotāju režīmā, jo QuickBooks virsrakstjosla to norāda. Kad citi cilvēki atver QuickBooks failu, tas automātiski tiek atvērts vairāku lietotāju režīmā. Lai cits lietotājs varētu strādāt viena lietotāja režīmā, pārējiem lietotājiem ir jāaizver QuickBooks fails, un lietotājam, kurš vēlas strādāt viena lietotāja režīmā, ir jāizvēlas Fails–> Pārslēgties uz viena lietotāja režīmu.

QuickBooks faila kopīgošana tīklā ietver dažus trikus. Pirmkārt, jums ir jāpārliecinās, ka neviens, kas ir viena lietotāja režīmā, neizmanto failu, kuru vēlaties atvērt. Ja kāds izmanto failu un jūs mēģināt to atvērt, QuickBooks parāda ziņojumu, kas norāda, ka kāds izmanto uzņēmuma failu viena lietotāja režīmā. Pastāstiet personai pārslēgties uz vairāku lietotāju režīmu un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Mēģināt vēlreiz.

Tiklīdz sākat izveidot vai rediģēt darījumu, QuickBooks bloķē darījumu. Tādā veidā neviens cits nevar rediģēt darījumu, kamēr jūs strādājat ar to. Varat noteikt, vai darījums ir atvērts rediģēšanas režīmā, izmantojot programmu QuickBooks, kas tiek parādīta virsraksta joslā veidlapas augšdaļā: Darījuma rediģēšana. Citi lietotāji var atvērt darījumu, kamēr rediģējat to rediģēšanas režīmā, taču viņi nevar tajā veikt izmaiņas, kamēr neesat pabeidzis.

Piemēram, ja mēģināt rediģēt darījumu, ko jūsu kolēģe Harieta jau ir atvērusi rediģēšanas režīmā, QuickBooks parāda ziņojumu, kurā ir rakstīts (un šeit es pārfrāzēju) Atvainojiet, Bubba. Harieta strādā ar šo darījumu. Jums ir jāatgriežas vēlāk.