Kā izveidot QuickBooks datu faila grāmatvežu kopiju

Jūsu klients izveido QuickBooks datu faila grāmatveža kopiju, izmantojot savu QuickBooks versiju un reālo datu failu, un pēc tam izveido failu, ko viņš vai viņa nosūta jums (piemēram, pa pastu vai e-pastu), vai arī Intuit. , QuickBooks veidotājs, nosūta jums. Par laimi, process ir ļoti vienkāršs jebkurā gadījumā.

Manuāla apstrāde ar grāmatveža kopiju

Lūk, kas jūsu klientam ir jādara, ja klients parūpēsies par faila nosūtīšanu jums:

Izvēlieties komandu Fails → Izveidot kopiju.

QuickBooks parāda dialoglodziņu Saglabāt kopiju vai dublējumu, jautājot klientam, vai viņš to vēlas

• Faila rezerves kopija, kas ir jūsu izveidotā QuickBooks faila otrā kopija (parasti), lai jums būtu faila kopija gadījumam, ja ar sākotnējo QuickBooks datu failu notiek kaut kas slikts.

• Pārnēsājama faila kopija, kas ir īsta, reāllaika QuickBooks datu faila kopija, kas ir nedaudz sagrauzta, lai to būtu vieglāk pārvietot (piemēram, nosūtot failu pa e-pastu kā pielikumu).

• Grāmatveža faila kopija.

  

  Pirmais dialoglodziņš Saglabāt kopiju vai dublējumu.

Atlasiet Grāmatveža kopija un pēc tam noklikšķiniet uz Tālāk, lai turpinātu.

Apstipriniet, ka patiešām vēlaties grāmatveža kopiju.

QuickBooks pēc tam parāda citu dialoglodziņu, kas uzstāj, ka jūsu nabaga saspringtais klients apstiprina, ka viņš patiešām vēlas grāmatveža kopiju, nevis vienkārši pārnēsājamu faila kopiju.

Otrais dialoglodziņš Saglabāt kopiju vai dublējumu.

Norādiet sadalīšanas datumu.

Kad klients noklikšķina uz pogas Tālāk, lai turpinātu grāmatveža kopijas izveidi, QuickBooks jautā viņam sadalīšanas datumu. Darījumus, kas veikti pirms šī datuma, var rediģēt tikai grāmatveža kopijā. Darījumus, kas pēc šī datuma, var rediģēt iekšpusē gan grāmatveža kopiju un klienta kopiju.

Noklikšķiniet uz Tālāk, lai turpinātu.

Parādās vēl viens ziņojums, informējot klientu, ka QuickBooks ir jāaizver visi logi, lai izveidotu grāmatveža kopiju.

Noklikšķiniet uz Labi.

QuickBooks parāda atjauninātu dialoglodziņu Saglabāt grāmatveža kopiju, kas parādīts šeit.

Atjaunināts dialoglodziņš Saglabāt grāmatveža kopiju.

Nosauciet grāmatveža kopiju.

Izmantojiet dialoglodziņa Saglabāt grāmatveža kopiju lodziņu Faila nosaukums, lai nosauktu QuickBooks datu faila grāmatveža kopiju. Ja nepieciešams, klients var izmantot arī nolaižamo sarakstu Saglabāt, lai norādītu, kur jāsaglabā grāmatveža QuickBooks datu faila kopija.

Klientam ir jāatceras, kur tiek saglabāta grāmatveža faila kopija. Šis fails tiek nodots grāmatvedim — pa e-pastu vai gliemežu pastu, vai diskā —, lai viņš to varētu izmantot.

Izveidojiet failu.

Pēc tam, kad klients nosauc grāmatveža datu faila kopiju un, ja nepieciešams, norāda, kur grāmatveža kopija jāsaglabā, klients noklikšķina uz Saglabāt. QuickBooks saglabā QuickBooks datu faila grāmatveža kopiju.

Pēc tam šo datu failu klients nosūta grāmatvedim . Citiem vārdiem sakot, klientam fails ir jānosūta pa pastu vai e-pastā.

Jūsu e-pasta pakalpojumu sniedzējs var ierobežot pielikumu (tostarp QuickBooks failu) lielumu, ko varat nosūtīt pa e-pastu. Ja lieluma problēma jūs traucē, varat augšupielādēt QuickBooks failu Intuit vietnē, izvēloties Fails → Sūtīt uzņēmuma failu → Grāmatveža kopija → Klienta aktivitātes → Nosūtīt grāmatvedim. Intuits nosūta grāmatvedei ziņojumu ar noklikšķināmu saiti, kuru viņa var izmantot, lai satvertu failu.

Grāmatvežu kopijām tiek izmantoti trīs failu tipi. Grāmatveža pārsūtīšanas fails (ar faila paplašinājumu .qbx) ir tas, ko klients izveido un sniedz grāmatvedim. Faktiskā grāmatveža kopija (ar faila paplašinājumu .qba) ir tā, ar ko grāmatvedis strādā pēc tam, kad ir atvēris grāmatveža pārsūtīšanas failu. Visbeidzot, ir grāmatveža eksporta fails (ar faila paplašinājumu .qby), kurā tiek saglabātas klientam nosūtītās izmaiņas.

Acīmredzot šīs darbības var nebūt jūsu klients; jums var nākties darīt netīro darbu. Tomēr jebkurā gadījumā process darbojas šādi. Tomēr ņemiet vērā, ka reālā laika ietaupījums grāmatvedim un izmaksu ietaupījums klientam rodas, ja varat likt klientam izvēlēties komandu un strādāt ar dialoglodziņu. Pēc tam varat iekasēt apmaksājamo laiku par faktisku darbu ar QuickBooks datiem, nevis par čalošanos ar failu.

Elektroniski nosūtot grāmatveža kopiju

Jūsu klients var arī nosūtīt QuickBooks grāmatveža kopijas elektroniski, izmantojot Intuit failu pārsūtīšanas pakalpojumu. Lai to izdarītu, klients izvēlas Fails → Nosūtīt uzņēmuma failu → Grāmatveža kopija → Klienta darbības → Nosūtīt grāmatvedim. QuickBooks nodrošina ekrānā redzamos norādījumus par grāmatveža kopijas nosūtīšanu vai augšupielādi uz Intuit serveri, tostarp paroles pievienošanas darbības, lai aizsargātu augšupielādēto failu.

Pēc grāmatveža kopijas augšupielādes Intuit serveris nosūta grāmatvedim e-pasta ziņojumu ar saiti, ko grāmatvedis var izmantot, lai lejupielādētu grāmatveža kopijas failu. Kā minēts, klients nodrošina paroli, lai ierobežotu piekļuvi lejupielādētajam failam, tāpēc grāmatvedim pirms lejupielādes šī klienta parole ir nepieciešama. Grāmatvedim ir nepieciešama arī jebkura QuickBooks parole, lai atvērtu lejupielādēto failu.

Ja iespējams, vēlaties izmantot komandu Sūtīt uzņēmuma failu vai likt klientiem izmantot komandu Sūtīt uzņēmuma failu. Komanda Nosūtīt uzņēmuma failu ietaupa jums daudzas vaimanas un zobu trīcēšanu. Tas nodrošina arī ļoti drošu veidu, kā koplietot grāmatveža kopijas. Saite e-pasta ziņojumā, ko saņemat no Intuit, beigsies pēc dažām dienām. Attiecīgi, ja jūsu klients nosūtīs jums failu jūsu divu nedēļu atvaļinājuma pirmajā dienā, saite nedarbosies, kad atgriezīsities birojā. Saitei būs beidzies derīguma termiņš.